Comment faire un publipostage avec Excel et Word ?
Le publipostage est une fonction de Word qui produit en série des documents personnalisés, comme des lettres, des étiquettes ou des e-mails, à partir d'une liste préparée dans Excel. Chaque ligne du tableau devient un document, et chaque en-tête de colonne un champ que Word insère dans le texte.
Qu'est-ce qu'un publipostage et quel rôle joue Excel
Le publipostage est un envoi en série qui décline un seul modèle en autant d'exemplaires personnalisés qu'il y a de destinataires. Le travail se répartit entre deux logiciels, et c'est ce qui déroute au départ. Word compose le document et pilote toute la fusion, tandis qu'Excel se contente de fournir les données, une simple liste de destinataires.
Dans cette liste, chaque ligne correspond à un destinataire et chaque colonne à une information à insérer, le nom, l'adresse ou un montant. Word lit le tableau, remplace ses champs de fusion par les valeurs de la ligne en cours, et sort un document par ligne. Cent lignes donnent cent lettres, sans le moindre copier-coller.
L'intérêt tient là : un modèle préparé une seule fois et une liste propre suffisent à générer tout le lot d'un bloc. Tu gagnes les heures qu'un copier-coller manuel te coûterait, et tu échappes aux erreurs de saisie qu'il finit toujours par accumuler.
Comment faire un publipostage avec Excel et Word
Le publipostage se pilote depuis Word, en connectant ton classeur Excel comme source de destinataires. Voici la marche à suivre côté Word.
- 1Prépare ta liste dans Excel, avec les en-têtes en première ligne et une ligne par destinataire.
- 2Dans Word, va dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisis ton type de document.
- 3Clique sur Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante et sélectionne ton fichier Excel.
- 4Insère les champs de fusion dans le corps du document via Insérer un champ de fusion.
- 5Clique sur Aperçu des résultats pour vérifier, puis sur Terminer et fusionner.
Comment préparer le tableau Excel qui sert de source
Un tableau source propre tient en une seule règle : une ligne d'en-têtes en haut, puis une ligne par destinataire, et rien qui vienne casser ce rectangle. Word lit justement cette première ligne comme la liste des champs disponibles, donc des en-têtes clairs comme Nom, Prénom ou Ville te facilitent toute la suite.
Trois détails font trébucher la fusion, et ils se règlent tous en amont. Une cellule fusionnée brouille la lecture des colonnes, une ligne vide glisse un destinataire fantôme au milieu de la série, et un titre posé au-dessus des en-têtes décale toutes les colonnes d'un cran. Garde la feuille réduite à sa grille de données, en-têtes en première ligne, sans habillage autour.
Pourquoi les dates et les nombres se transforment dans un publipostage
Word ne lit pas le format que tu vois dans Excel, il lit la valeur brute stockée en dessous. Une date affichée 15/03/2026 vaut en réalité le nombre 46096 pour Excel, et c'est ce nombre nu que Word insère si tu ne fais rien. Les montants perdent leur séparateur de milliers et leur symbole, et un code postal comme 01090 arrive amputé de son zéro de tête.
La parade la plus propre passe par la connexion DDE. Dans Word, ouvre Fichier > Options > Options avancées, puis coche « Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture ». Au moment de choisir ta source, prends alors « Feuilles de calcul MS Excel via DDE », et Word reprend le format affiché dans Excel sans autre réglage à ajouter.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes sur le publipostage
Dans Word, jamais dans Excel. L'onglet Publipostage se trouve dans le ruban de Word, entre Références et Révision, et c'est de là que tu pilotes toute la fusion. Excel n'a pas d'onglet équivalent, il se contente d'héberger la liste de destinataires. Si tu cherches Publipostage dans Excel sans le trouver, c'est simplement que tu n'es pas dans le bon logiciel.
Oui, à condition d'avoir Outlook installé et configuré sur ton poste. Dans Word, choisis « Messages électroniques » comme type de document, prépare ton modèle avec les champs de fusion, puis va dans Terminer et fusionner puis Envoyer des messages électroniques. Word confie chaque message à Outlook, qui l'envoie à l'adresse lue dans la colonne e-mail de ton tableau Excel.
Mets la colonne des codes postaux au format Texte dans Excel avant de lancer la fusion. Un code comme 01090 est vu par Excel comme le nombre 1090, qui perd son zéro de tête, alors qu'en Texte la valeur reste exactement telle que tu l'as tapée. Word insère alors le code complet, zéro compris. Le même réflexe protège les numéros de téléphone et les références produit.
Oui, les étiquettes sont l'un des types de document du publipostage. Dans Word, choisis « Étiquettes » au démarrage de la fusion, sélectionne le format de planche qui correspond à tes feuilles, puis insère les champs de fusion dans la première étiquette. Word recopie la disposition sur toute la planche et tire une adresse par étiquette dans ta liste Excel.
Du mot à la pratique
Tu sais maintenant ce que le mot veut dire. Reste à s’en servir : la formule, le fichier, et le cours qui remet tout dans l’ordre.
Tout le lexiqueDes modèles Excel prêts à télécharger
Toutes les formules Excel, expliquées
Tout le cours Excel en PDF
