Import / Export de données
L'import permet d'intégrer des données provenant d'autres formats (CSV, TXT, JSON, base de données) dans Excel, tandis que l'export convertit le classeur vers un autre format (PDF, CSV, XML). Ces opérations sont accessibles via l'onglet Données ou le menu Fichier > Enregistrer sous.
À quoi sert un import / export de données dans Excel ?
L'import et l'export sont les deux opérations qui connectent Excel au reste de ton écosystème de travail. L'import récupère des données depuis un fichier CSV, un fichier texte, une base de données ou un service web et les charge dans une feuille Excel. L'export fait l'inverse : il transforme ton classeur en PDF, en CSV ou en XML pour le partager avec des systèmes qui ne lisent pas le format Excel.
Tu vas importer des données chaque fois que tu reçois un export d'un logiciel métier (ERP, CRM, outil de comptabilité) et que tu veux les analyser dans Excel. Tu vas exporter quand tu dois envoyer un fichier dans un format universel (PDF pour un client, CSV pour un import dans un autre logiciel). Ces deux opérations font partie du quotidien de quiconque travaille avec des données provenant de plusieurs sources.
Import / Export de données : exemples concrets
Exemple 1 : Responsable RH : importer les pointages depuis le logiciel de gestion des temps
Tu es responsable RH dans une entreprise de logistique. Chaque fin de mois, tu exportes les pointages des 150 employés depuis le logiciel de gestion des temps au format CSV. Tu dois les intégrer dans ton fichier Excel de paie pour calculer les heures supplémentaires et les primes.
Tu vas dans Données > Obtenir des données > À partir d'un fichier > À partir d'un fichier texte/CSV. Tu sélectionnes le fichier, Power Query s'ouvre et te montre un aperçu. Tu vérifies que le séparateur est correct (point-virgule pour les CSV français), que les dates sont bien reconnues et que les nombres ne sont pas importés en texte.
Après le chargement, tu as les 150 lignes de pointages dans ta feuille. Tes formules de calcul d'heures supplémentaires s'appliquent automatiquement. Le mois suivant, tu remplaces le fichier source et tu actualises la connexion : tout se recalcule sans re-paramétrer l'import.
Exemple 2 : Commercial : exporter un devis en PDF pour le client
Tu es commercial dans une entreprise de services informatiques. Tu as construit un devis dans Excel avec toutes les formules de calcul, les remises et les conditions de paiement. Le client attend un document propre en PDF, pas un fichier Excel avec les formules visibles et les onglets de travail.
Tu vas dans Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS. Tu choisis de n'exporter que la feuille "Devis final" (pas les onglets de calcul internes). Tu vérifies la mise en page : marges, orientation paysage, ajustement à une page. Le PDF généré est un document professionnel prêt à envoyer.
Pour les exports récurrents vers d'autres systèmes, tu utilises Fichier > Enregistrer sous > CSV. Attention : le format CSV ne conserve ni les formules, ni la mise en forme, ni les onglets multiples. Il exporte uniquement les valeurs de la feuille active. C'est le format idéal pour alimenter un CRM ou un outil d'emailing qui attend un fichier plat.
- #1 Lors d'un import CSV, vérifie toujours le séparateur (virgule, point-virgule, tabulation) et l'encodage (UTF-8 ou ANSI). Un mauvais séparateur met toutes les données dans une seule colonne.
- #2 Power Query (Données > Obtenir des données) est la méthode moderne d'import. Il gère mieux les types de données et permet de sauvegarder les paramètres pour actualiser l'import plus tard.
- #3 Pour exporter en PDF uniquement les feuilles sélectionnées, maintiens Ctrl et clique sur les onglets voulus avant de lancer l'export.
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