Excel pour les RH

DATEDIF calcule la différence entre deux dates en années, mois ou jours. En RH, tu l'utilises en permanence : ancienneté du salarié, durée restante de la période d'essai, âge du collaborateur, nombre de mois de CDD écoulés.

Imagine qu'un salarié te demande combien d'années d'ancienneté il a pour calculer sa prime. Sans DATEDIF, tu comptes sur tes doigts ou tu utilises une calculatrice en ligne. Avec =DATEDIF(date_embauche;AUJOURDHUI();"Y"), tu obtiens le nombre d'années entières instantanément. C'est une formule "cachée" d'Excel (elle n'apparaît pas dans l'assistant de fonctions) mais elle est extrêmement utile.

AUJOURDHUI renvoie la date du jour et se met à jour automatiquement à chaque ouverture du fichier. En RH, c'est la formule compagnon de DATEDIF : elle permet de calculer des anciennetés dynamiques, de vérifier si une période d'essai est terminée, ou d'alerter sur les contrats CDD qui arrivent à échéance dans les 30 prochains jours.

Pour cela, tu crées une colonne "Jours restants avant fin CDD" avec =date_fin-AUJOURDHUI(). Chaque matin, quand tu ouvres le fichier, les compteurs sont à jour sans aucune action de ta part. Si le résultat passe sous 30 jours, la MFC colore la ligne en orange. Plus jamais de surprise sur une fin de contrat oubliée.

SI.CONDITIONS remplace les SI imbriqués par une syntaxe claire et lisible. En RH, tu l'utilises pour classifier les salariés par tranche d'ancienneté, déterminer le nombre de jours de congé selon le statut, ou attribuer une prime selon le niveau de performance.

Prends le cas où la convention collective prévoit une prime d'ancienneté de 3% après 3 ans, 6% après 6 ans, 9% après 9 ans. Avec SI.CONDITIONS, tu écris une seule formule au lieu d'imbriquer 3 niveaux de SI. Quand le barème change, tu modifies une ligne au lieu de déchiffrer une formule illisible. C'est plus facile à maintenir et à transmettre à ton collègue.

RECHERCHEV permet de retrouver toutes les informations d'un collaborateur à partir de son matricule. Service, contrat, date d'embauche, manager : tu tapes le matricule et RECHERCHEV va chercher la valeur dans ton registre du personnel.

Au moment de préparer les convocations aux entretiens annuels, tu as une liste de 50 matricules et tu dois retrouver le nom, le service et le manager de chacun. Sans RECHERCHEV, tu ouvres le registre, tu cherches chaque matricule, tu copies les infos. Avec RECHERCHEV, tu colles ta liste de matricules et les 50 lignes se remplissent instantanément.

NB.SI.ENS est la version multi-critères de NB.SI. Combien de CDI dans le service Commercial ? Combien de femmes cadres sur le site de Paris ? NB.SI.ENS croise les critères pour te donner des indicateurs sociaux précis, indispensables pour le bilan social et l'index égalité professionnelle.

Quand tu dois renseigner le nombre de femmes en CDI de catégorie cadre pour l'index Egapro, tu croises genre + contrat + catégorie en une seule formule. Sans elle, tu filtrais manuellement trois colonnes, tu notais le chiffre, et tu recommençais pour chaque combinaison.

SOMME.SI totalise les valeurs qui respectent un critère. En RH, c'est la formule pour calculer la masse salariale par service, le coût total des heures supplémentaires par mois, ou le budget formation par département. Le DRH te demande la masse salariale du service Commercial pour préparer le budget.

Sans SOMME.SI, tu filtres la colonne service, tu sélectionnes la colonne salaire, tu lis le total dans la barre d'état. Avec =SOMME.SI(service;"Commercial";salaire_brut), le résultat est instantané et se met à jour automatiquement quand un salarié change de service ou qu'un nouveau est embauché. Indispensable pour les NAO et les revues de rémunération.

MOYENNE.SI calcule la moyenne des valeurs filtrées. En RH, c'est l'outil pour analyser les écarts de rémunération : salaire moyen par genre, par service, par niveau hiérarchique. C'est une formule clé pour l'égalité salariale et les négociations annuelles obligatoires (NAO).

Quand tu calcules l'index Egapro, tu dois comparer le salaire moyen des hommes et celui des femmes par catégorie. Deux formules MOYENNE.SI suffisent : une filtrée sur "F", l'autre sur "M". L'écart en pourcentage te donne directement un des indicateurs de l'index. Sans MOYENNE.SI, tu aurais besoin de trier, filtrer et calculer manuellement pour chaque sous-groupe.

CONCATENER assemble plusieurs textes en un seul. En RH, tu l'utilises pour générer des adresses email à partir du prénom et du nom, créer des identifiants uniques ou construire des phrases de publipostage pour les courriers RH.

Quand tu intègres 15 nouveaux collaborateurs, tu dois créer leurs adresses email au format prenom.nom@entreprise.fr. Avec =MINUSCULE(A2&".")&MINUSCULE(B2)&"@entreprise.fr", les 15 adresses sont générées en une seconde. Sans cette formule, tu les taperais une par une avec un risque de faute de frappe.

NBVAL compte les cellules non vides dans une plage. C'est la méthode la plus rapide pour connaître l'effectif réel : combien de lignes sont renseignées dans ton registre du personnel ? Combien d'entretiens annuels ont été saisis ? Combien de fiches de poste existent ? Pour savoir combien de collaborateurs ont effectivement passé leur entretien annuel, tu t'appuies sur une colonne Date entretien qui n'est remplie que quand l'entretien a eu lieu.

=NBVAL(colonne_date_entretien) te donne le nombre d'entretiens réalisés. Divise par l'effectif total et tu as ton taux de complétion.