C'est quoi la validation de données Excel ?

La validation des données pose un garde-fou sur une cellule ou une plage, pour qu'Excel n'y accepte que les valeurs que tu as prévues. Tu définis la règle une fois, et toute saisie qui sort du cadre est refusée ou signalée, sans que tu aies à surveiller le fichier.

Son intérêt, c'est de protéger la qualité des données à la source, là où elles entrent. Une colonne laissée en saisie libre finit toujours par mélanger « Informatique », « informatique » et « IT » pour une même idée. Ce désordre casse ensuite tes tris, tes filtres et tes tableaux croisés dynamiques.

Tu t'en sers dès que d'autres personnes remplissent ton classeur. Une liste de choix dans un bon de commande, une fourchette de dates dans un planning, une longueur imposée sur un code produit reposent toutes sur elle. Chaque règle ferme la porte aux valeurs incohérentes avant qu'elles n'entrent, au lieu de te forcer à nettoyer après coup.

Le menu Autoriser, dans l'onglet Options de la boîte de dialogue, décide de la nature du contrôle, et il propose sept réglages qui couvrent presque tous les besoins.

1. 1Nombre entier n'accepte que des entiers, dans une fourchette que tu bornes.
2. 2Décimal fonctionne pareil mais tolère les décimales, pour un taux ou un montant.
3. 3Liste transforme la cellule en menu déroulant et n'autorise que les valeurs d'une liste déroulante que tu fournis.
4. 4Date limite la saisie à une période, par exemple une date de l'exercice en cours.
5. 5Heure fait de même pour une plage horaire, par exemple entre 8h et 18h.
6. 6Longueur du texte plafonne ou impose un nombre de caractères, utile pour un code à cinq chiffres.
7. 7Personnalisé ouvre le champ à ta propre formule quand aucun réglage tout fait ne suffit.

Le réglage Liste est de loin le plus utilisé, parce que c'est lui qui crée les listes déroulantes. Dans le champ Source, tu tapes tes valeurs séparées par des points-virgules, comme Oui;Non;En attente, ou tu pointes une plage de cellules qui suit les ajouts toute seule.

Quand aucun réglage tout fait ne colle, l'option Personnalisé te laisse écrire la règle sous forme de formule. Le principe tient en une idée : ta formule doit renvoyer VRAI pour une saisie acceptée et FAUX pour une saisie refusée.

Elle s'écrit du point de vue de la première cellule sélectionnée, et Excel la décale ensuite sur chacune comme lors d'une recopie. Pour interdire les doublons dans la colonne A, pose =NB.SI(A:A;A1)=1 : tant que la valeur n'apparaît qu'une fois, la condition est vraie et la saisie passe. Pour n'accepter qu'un texte commençant par FAC, écris =GAUCHE(A1;3)="FAC".

C'est aussi par là que passe la validation conditionnelle, celle qui dépend d'une autre cellule. Une formule comme =ET(B1>0;A1<=B1) refuse toute valeur de A1 au-dessus du plafond saisi en B1, ce qu'aucun réglage prédéfini ne sait faire.

La validation ne contrôle que les saisies faites après sa pose, jamais les données déjà là. Tu peux appliquer une règle stricte à une colonne remplie depuis des mois sans qu'Excel ne bronche, car les anciennes valeurs restent en place, y compris celles qui enfreignent la règle.

Pour retrouver ces intrus, Excel sait les entourer d'un coup. Déroule la petite flèche à droite du bouton Validation des données, dans l'onglet Données, puis choisis Entourer les données non valides, et un cercle rouge cerne chaque cellule hors règle. La commande Effacer les cercles de validation, juste en dessous, les efface une fois le ménage terminé.

Sur une grande feuille, un dernier réflexe aide à s'y retrouver. Ouvre la fenêtre Atteindre avec la touche F5, clique sur le bouton Cellules, puis coche Validation des données. Excel sélectionne alors en une fois toutes les cellules qui portent une règle, ce qui te montre la couverture réelle de ton formulaire.