Formulaire de saisie
Le formulaire de saisie est une boîte de dialogue qui affiche les champs d'un tableau ligne par ligne pour faciliter la saisie et la navigation. Il doit être ajouté manuellement à la barre d'accès rapide car il est masqué par défaut. Pratique pour saisir de nombreuses lignes dans un tableau structuré sans se perdre dans la grille.
À quoi sert un formulaire de saisie dans Excel ?
Le formulaire de saisie affiche un enregistrement à la fois dans une boîte de dialogue avec un champ par colonne de ton tableau. Au lieu de naviguer horizontalement dans une grille large pour remplir chaque cellule, tu vois tous les champs empilés verticalement avec leurs noms. C'est plus rapide, moins sujet aux erreurs de saisie dans la mauvaise colonne, et bien plus confortable quand ton tableau a 15 ou 20 colonnes.
Tu vas utiliser le formulaire de saisie dès que tu dois entrer de nombreuses lignes de données dans un tableau structuré (Ctrl+T). C'est particulièrement pratique pour les saisies répétitives comme l'enregistrement de nouvelles commandes, l'ajout de contacts dans une base, ou la mise à jour d'un inventaire. Le formulaire propose aussi une fonction de recherche pour retrouver et modifier des enregistrements existants sans scroller dans le tableau.
Formulaire de saisie : exemples concrets
Exemple 1 : Gestionnaire de stock : enregistrer les réceptions de marchandises
Tu es gestionnaire de stock dans un entrepôt logistique. Chaque jour, tu reçois entre 20 et 50 livraisons à enregistrer dans ton tableau de stock. Le tableau a 12 colonnes : référence, désignation, fournisseur, quantité, unité, emplacement, date de réception, n° de lot, date de péremption, état, commentaire et validé.
Avec le formulaire de saisie, tu cliques dans le tableau, puis sur l'icône Formulaire dans ta barre d'accès rapide. Une boîte de dialogue affiche les 12 champs empilés verticalement. Tu remplis chaque champ au clavier (Tab pour passer au suivant), puis tu cliques "Nouveau" pour enregistrer et passer à la ligne suivante.
C'est beaucoup plus rapide que de cliquer cellule par cellule dans la grille, surtout quand le tableau est large et que tu dois scroller horizontalement pour atteindre les dernières colonnes. Les champs qui contiennent des formules sont automatiquement verrouillés dans le formulaire.
Exemple 2 : Responsable RH : mettre à jour les informations des salariés
Tu es responsable RH dans une PME de 200 salariés. Tu dois mettre à jour les numéros de téléphone et adresses mail de 40 employés suite à une campagne de vérification. Ton tableau du personnel contient 18 colonnes et chaque ligne correspond à un salarié.
Tu ouvres le formulaire de saisie sur le tableau, puis tu utilises le bouton "Critères" pour chercher un salarié par son nom. Le formulaire affiche directement la fiche de cette personne avec tous les champs modifiables. Tu corriges le téléphone et l'adresse mail, tu cliques "Suivant" pour passer au salarié suivant, et tu recommences.
Sans le formulaire, tu devrais chercher le salarié dans le tableau (potentiellement sur des centaines de lignes), puis naviguer jusqu'à la bonne colonne (la 14e ou la 15e) pour modifier les données. Le formulaire t'évite tout ce navigation horizontale.
- #1 Le formulaire de saisie n'est pas dans le ruban par défaut. Pour l'ajouter : Fichier > Options > Barre d'outils Accès rapide > Toutes les commandes > Formulaire > Ajouter.
- #2 Dans le formulaire, Tab passe au champ suivant, Maj+Tab revient au champ précédent, Entrée valide et passe à l'enregistrement suivant.
- #3 Le bouton "Critères" dans le formulaire te permet de chercher un enregistrement par n'importe quel champ. Tape le critère et clique "Suivant" pour naviguer dans les résultats.
Le formulaire de saisie ne fonctionne que sur les tableaux structurés (Ctrl+T) ou les plages avec des en-têtes en première ligne. Si ton tableau n'a pas d'en-têtes, le formulaire ne pourra pas identifier les noms de champs.
Les erreurs courantes avec le formulaire de saisie
✕ Ne pas trouver le formulaire de saisie dans le ruban
Le formulaire de saisie est une fonctionnalité ancienne d'Excel qui n'apparaît dans aucun onglet du ruban par défaut. Beaucoup d'utilisateurs ne savent même pas qu'il existe, car Microsoft ne le met plus en avant dans les nouvelles versions. Il faut l'ajouter manuellement à la barre d'outils Accès rapide.
C'est dommage car c'est un outil très efficace pour la saisie en masse, bien plus rapide que la saisie cellule par cellule dans la grille.
Solution : Va dans Fichier > Options > Barre d'outils Accès rapide. Dans la liste déroulante "Choisir les commandes dans les catégories suivantes", sélectionne "Toutes les commandes". Cherche "Formulaire" dans la liste, sélectionne-le et clique sur Ajouter. Le bouton apparaît dans ta barre d'accès rapide.
✕ Lancer le formulaire sur une plage sans en-têtes
Si tu cliques dans une zone de données qui n'a pas d'en-têtes en première ligne, Excel ne sait pas quels noms donner aux champs du formulaire. Il peut soit afficher un message d'erreur, soit utiliser les premières valeurs comme noms de champs (ce qui est incorrect et écrase ta première ligne de données).
Ce problème arrive souvent quand on travaille sur des données brutes importées sans avoir pensé à structurer le tableau au préalable.
Solution : Assure-toi que ton tableau a des en-têtes en première ligne avant de lancer le formulaire. L'idéal est de convertir tes données en tableau structuré avec Ctrl+T, ce qui garantit qu'Excel reconnaît les en-têtes. Le formulaire fonctionnera alors parfaitement.
Questions fréquentes sur le formulaire de saisie
Le formulaire n'est pas visible par défaut dans le ruban. Pour l'ajouter, va dans Fichier > Options > Barre d'outils Accès rapide. Choisis "Toutes les commandes" dans le menu déroulant, cherche "Formulaire" dans la liste alphabétique et clique sur Ajouter. Un bouton apparaît dans ta barre d'accès rapide en haut de la fenêtre Excel. Clique dans ton tableau puis sur ce bouton pour ouvrir le formulaire.
Non, le formulaire de saisie ne fonctionne pas avec les tableaux croisés dynamiques. Il est conçu uniquement pour les tableaux de données classiques (tableaux structurés créés avec Ctrl+T ou plages de données avec en-têtes). Pour modifier les données sources d'un TCD, utilise le formulaire sur le tableau source, pas sur le TCD lui-même. Après modification, actualise le TCD avec un clic droit > Actualiser.
Oui, le formulaire a une fonction de recherche intégrée. Clique sur le bouton "Critères" dans le formulaire, puis tape ta valeur de recherche dans le champ souhaité (par exemple un nom dans le champ "Nom"). Clique sur "Suivant" pour trouver le premier enregistrement correspondant. Tu peux cliquer plusieurs fois sur "Suivant" pour parcourir tous les résultats. Le bouton "Précédent" te permet de revenir en arrière dans les résultats.
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