C'est quoi la saisie semi-automatique dans Excel ?

La saisie semi-automatique te fait gagner du temps sur les colonnes de texte que tu remplis à répétition. Dès tes premières lettres, Excel les compare aux valeurs déjà présentes plus haut dans la même colonne et propose la fin du libellé en surbrillance.

Tu valides la proposition d'un Entrée ou d'un Tab, et tu l'écartes en continuant à taper le mot voulu ou d'un coup de Suppr. C'est ce qui rend service dès qu'un même intitulé revient sans cesse : statuts de commande, noms de fournisseurs, catégories de produits. Au lieu de retaper « Livraison en cours » à chaque ligne, tu tapes « Li » et Excel complète le reste.

Rien à activer pour en profiter, la fonction tourne par défaut dès qu'une colonne contient déjà quelques valeurs. Tu la remarques surtout le jour où une proposition que tu n'attendais pas vient s'inscrire dans ta cellule.

Le même stock de valeurs se consulte à la demande. Dans une cellule vide, appuie sur Alt+Flèche bas et Excel déroule la liste de tout ce qui a déjà été saisi dans la colonne. Tu choisis au clavier ou à la souris, sans avoir à te souvenir du libellé exact.

La saisie semi-automatique complète un seul mot pendant que tu tapes, alors que le remplissage instantané transforme toute une colonne d'un coup. La première recopie un libellé déjà présent au-dessus, sans rien changer à son contenu. Le second déduit une règle à partir de tes exemples, puis la rejoue sur chaque ligne.

En pratique, tu choisis selon le geste. Pour ressaisir « Paris » à la dixième ligne, la saisie semi-automatique te rend la frappe sans effort. Pour extraire un prénom d'une colonne « Nom complet » ou reformater des numéros, c'est le remplissage instantané qu'il te faut, avec le raccourci Ctrl+E.

Retiens la nature de chaque outil pour ne plus les mélanger. La saisie semi-automatique accélère une frappe répétitive, alors que le remplissage instantané fabrique des données à partir d'un motif. L'une te fait taper moins, l'autre te fait remettre tes données d'équerre.

Trois limites expliquent presque toujours pourquoi la saisie semi-automatique reste muette.

1. 1Elle ne complète que du texte, jamais un nombre, une date ou une heure. Excel refuse de deviner un montant à ta place, et c'est un choix assumé.
2. 2Elle ne lit que le bloc de cellules collées au-dessus de la tienne. Une seule ligne vide coupe la colonne en deux, et tout ce qui est au-dessus de ce trou devient invisible pour la suggestion.
3. 3Elle ne pioche jamais dans les colonnes voisines. Une valeur tapée à côté, même sur la même ligne, ne sert pas de source à la complétion.

Le point commun des trois, c'est qu'aucune ne déclenche d'erreur : Excel se contente de ne rien proposer. À toi de repérer laquelle s'applique le jour où la complétion te laisse tomber.