Organigramme d’entreprise Excel à télécharger

Un organigramme se dessine vite et vieillit encore plus vite. Une personne change de service, un responsable s’en va, une équipe se scinde en deux, et le beau schéma affiché dans le couloir ment depuis six mois sans que personne l’ait vu. Ce fichier Excel prend le problème par l’autre bout. Tu saisis une ligne par personne avec son poste, son service et le nom de son responsable direct, et c’est toute la saisie. Le niveau hiérarchique, l’arborescence, les effectifs et le nombre de personnes rattachées à chaque encadrant se calculent depuis cette seule liste.

Le premier onglet porte la saisie et, en face de chaque ligne, trois colonnes calculées, le niveau, le nombre de rattachés directs et une colonne Contrôle qui passe la ligne au rouge dès que quelque chose cloche. Le deuxième onglet relit la même organisation de haut en bas, chaque personne indentée sous son responsable et rangée dans sa branche, sans une seule saisie. Le troisième compte les effectifs par niveau et par service, mesure l’envergure de commandement et récapitule les anomalies détectées. Le fichier structure l’organigramme, il ne le dessine pas, et un schéma SmartArt se construit ensuite à partir de ces données une fois qu’elles sont propres.

Ce que contient le fichier

• Une feuille de saisie de quarante lignes, une par personne, avec le poste, le service et le nom du responsable direct
• Le niveau hiérarchique de chacun, calculé en remontant la chaîne des responsables jusqu’à six crans au-dessus, et affiché « 7+ » au-delà
• L’arborescence complète, jusqu’à soixante personnes, indentée par niveau et rangée branche par branche, sans aucune saisie supplémentaire
• Le nombre de personnes rattachées à chaque responsable, autrement dit son envergure de commandement
• Les effectifs par niveau et par service, avec la part de l’effectif total et la profondeur moyenne de chaque service, et les postes à pourvoir comptés à part
• Six contrôles automatiques, du responsable qui n’existe nulle part à la boucle hiérarchique et à la personne absente de l’arborescence, avec la ligne fautive en rouge

Comment utiliser ce modèle

Ce qu’un organigramme en tableau attrape et qu’un dessin laisse passer

Un organigramme encode deux choses très différentes. Le rattachement, qui dit à qui chacun rend des comptes, et le regroupement, qui dit dans quel service chacun travaille. Les deux coïncident souvent, mais pas toujours, et c’est le rattachement qui porte l’information utile, parce que c’est lui qui décide qui valide un congé, qui mène l’entretien annuel et qui remonte une alerte. Un dessin mélange les deux dans la même case et n’en garde aucune sous forme exploitable. Une liste qui porte le nom du responsable en clair garde le lien, et tout le reste s’en déduit, y compris le schéma que tu voudras produire ensuite.

Trois défauts reviennent sans arrêt et aucun ne se voit sur un schéma. Le responsable fantôme d’abord, quand un nom a été mal orthographié ou quand quelqu’un a été renommé sans que ses équipes suivent, ce qui arrive à chaque export d’un logiciel de paie où le champ responsable est du texte libre. La boucle ensuite, quand un intérim mal soldé fait qu’une personne se retrouve rattachée, deux ou trois crans plus haut, à quelqu’un qui dépend d’elle. Les têtes multiples enfin, quand plusieurs personnes se retrouvent sans responsable alors qu’une seule est censée être au sommet. Le fichier teste les trois à chaque frappe et nomme le problème au lieu de le laisser dormir.

Reste l’envergure de commandement, le nombre de personnes rattachées directement à quelqu’un, que le fichier calcule ligne par ligne. C’est le chiffre le plus parlant d’un organigramme et celui qu’un dessin rend le plus difficile à lire, parce qu’il faut compter les traits à la main. Un responsable qui n’encadre qu’une seule personne signale presque toujours un niveau de trop, ajouté pour donner un titre plutôt que pour organiser un travail. Un responsable qui en encadre quinze devient un goulot d’étranglement, ses entretiens annuels s’étalent sur des mois et ses arbitrages attendent. Entre les deux, le bon nombre dépend du métier, un atelier où tout le monde fait la même chose supporte des équipes beaucoup plus larges qu’un bureau d’études où chaque dossier est différent.