Les conditions dans Excel : faire réagir tes formules selon les cas

Jusqu'ici tes formules calculaient toujours la même chose, quoi qu'il arrive dans tes cellules.
Avec les conditions, elles se mettent à prendre des décisions, puisqu'elles peuvent afficher « Reçu » au-dessus de 10 et « Recalé » en dessous, signaler un stock qui passe sous un seuil, ou classer des résultats selon des paliers.
C'est le moment où ton tableau cesse d'être une simple calculatrice pour devenir un assistant qui réagit tout seul à tes données, et tu vas voir que tout repose sur une seule idée très facile à retenir.

Cette idée tient d'ailleurs en une phrase que tu prononces déjà naturellement, puisqu'une condition revient à dire « si telle chose est vraie, alors ceci, sinon cela ».
Une fois ce réflexe en place, tout le reste n'en est qu'une variante, si bien que SI, ET, OU ou encore NB.SI deviennent faciles à enchaîner dès que tu raisonnes ainsi.

Le conseil du pro

Avant d'écrire une formule conditionnelle, formule-la d'abord en français : « si la note est supérieure ou égale à 10, alors Reçu, sinon Recalé ». La traduction en =SI(A1>=10;"Reçu";"Recalé") suit ensuite toute seule.

Les opérateurs de comparaison

Avant même la première fonction, il faut savoir poser la question à Excel, et une question se pose toujours sous forme de comparaison.
Comparer deux choses ne donne jamais qu'une de deux réponses, VRAI ou FAUX, et c'est précisément ce résultat binaire qui permet ensuite à une formule de choisir quoi afficher.
Ces six opérateurs forment le vocabulaire complet de la logique dans Excel, alors prends le temps de les apprendre une bonne fois, puisqu'on les retrouve ensuite dans absolument toutes les fonctions conditionnelles.

L’erreur fatale

Pour comparer à du texte, pense à l'entourer de guillemets, comme dans A1="OK", alors qu'un nombre se compare sans rien, comme dans A1=10. Mélanger les deux reste la première cause des conditions qui « ne marchent pas ».

Construire un SI simple

Ces comparaisons ne décident rien toutes seules, puisqu'il leur faut une fonction pour transformer leur VRAI ou FAUX en un vrai résultat.
Cette fonction, la porte d'entrée de toutes les conditions, s'appelle SI, et elle attend trois éléments séparés par des points-virgules, dans cet ordre précis, le test à évaluer, ce qu'on affiche s'il est vrai, puis ce qu'on affiche s'il est faux.

Pour la voir à l'œuvre, prenons une colonne de notes en A et demandons à Excel d'afficher « Reçu » à partir de 10 et « Recalé » en dessous, dans la colonne B.

En B2, la formule s'écrit ainsi.

On y retrouve bien les trois éléments dans l'ordre.
A2>=10 est le test, la comparaison qui renvoie VRAI ou FAUX selon la note de la ligne. Ensuite, "Reçu" est ce qui s'affiche quand le test passe, tandis que "Recalé" prend le relais dans tous les autres cas.
Il ne te reste plus qu'à recopier la formule vers le bas avec la poignée de recopie, et chaque ligne se classe alors toute seule, sur autant de lignes que tu veux.

Pour t'épargner l'ordre des arguments, passe par le bouton Insérer une fonction de l'onglet Formules : il ouvre un assistant où chaque argument occupe son propre champ.

Combiner plusieurs conditions avec ET et OU

Un seul test ne suffit pas toujours, parce que tu veux parfois exiger que plusieurs choses soient vraies en même temps, ou au contraire déclencher un résultat dès qu'une seule l'est.
C'est exactement le rôle de ET et de OU, deux petites fonctions qu'on vient glisser à la place du test, à l'intérieur d'un SI, pour lui poser une question un peu plus riche. Utilisées seules, sans SI autour, elles renvoient d'ailleurs directement VRAI ou FAUX.

ET exige que tout soit vrai en même tempsTu obtiens « Validé » seulement si la note atteint 10 et que l'élève était présent, si bien qu'une seule des deux conditions qui manque suffit à renvoyer « Non ».

OU se contente d'une seule condition vraieIci le signal « À traiter » s'allume dès que la commande est urgente ou qu'elle dépasse 1000 €, puisqu'il suffit que l'une des deux situations se présente pour déclencher l'affichage.

Le combo gagnant

SI ne sait trancher qu'entre deux issues, tandis que ET et OU ne savent que répondre VRAI ou FAUX. En glissant ET ou OU dans le test d'un SI, tu réunis les deux forces dans une seule formule qui pèse plusieurs conditions avant d'afficher le résultat de ton choix.

Gérer plus de deux cas avec SI.CONDITIONS

Un SI tout seul ne sait trancher qu'entre deux issues, le vrai et le faux, ce qui suffit rarement dès qu'on note ou qu'on classe en plusieurs paliers.
Pour gérer trois cas ou plus, deux approches coexistent dans Excel, et comprendre ce qui les sépare te fait gagner énormément en lisibilité, surtout le jour où tu reviens corriger ta propre formule des semaines plus tard.

L'ancienne méthode, les SI imbriquésElle consiste à glisser un SI dans le « sinon » d'un autre SI, comme des poupées russes, et pour répartir entre Bien, Passable et Échec elle donne ceci.

Ça fonctionne très bien sur deux ou trois niveaux, mais dès qu'on en empile davantage la formule se change en un mur de parenthèses où la moindre erreur se cache facilement.

La méthode lisible, SI.CONDITIONSPlutôt que d'emboîter, elle aligne chaque test et sa réponse à la suite, dans l'ordre, et Excel s'arrête simplement au premier test trouvé vrai.

Le VRAI final joue le rôle du « sinon » et ramasse tous les cas qui restent.
La formule se lit alors comme une liste de règles posées les unes sous les autres, là où les SI imbriqués se lisaient comme un jeu de poupées russes qu'il fallait ouvrir une à une.

Le chiffre clé

Excel accepte jusqu'à 64 SI imbriqués dans une même formule. Bien avant d'atteindre cette limite, la formule devient illisible : dès le troisième cas, SI.CONDITIONS t'évite ce mur de parenthèses.

Compter et additionner sous condition

Les conditions ne servent pas qu'à afficher du texte, puisqu'elles savent aussi filtrer avant de calculer.
C'est ce qui te permet de répondre à des questions très concrètes, comme savoir combien de lignes remplissent un critère ou quel est le total qui s'y rattache, et c'est toujours le même réflexe, « si telle chose est vraie, alors je compte ou j'additionne ».

NB.SI compte sous conditionElle dénombre les lignes qui remplissent un critère, ce qui tombe à pic pour un nombre de commandes, de présents ou de retards, et il te suffit de lui indiquer la plage à examiner puis le critère à chercher.

SOMME.SI additionne sous conditionElle ne totalise que les valeurs liées à un critère, par exemple le total des ventes d'une seule région, et il te suffit de lui donner pour cela la plage du critère, le critère lui-même, puis la plage des montants à additionner.

Et le jour où un seul critère ne suffit plus, les versions NB.SI.ENS et SOMME.SI.ENS prennent le relais exactement sur le même principe, en empilant autant de paires plage-critère que tu en as besoin pour cerner ce que tu cherches.

Vrai ou faux ?

« Pour compter ou additionner selon un critère, il faut forcément un tableau croisé dynamique. » Faux : NB.SI et SOMME.SI le font en une seule formule, directement dans ta feuille, et se recalculent seules dès qu'une donnée change. Le tableau croisé ne devient utile que plus tard, pour explorer de gros volumes.

Tu tiens là le réflexe central des conditions, et chacune de ces fonctions a sa fiche complète, avec sa syntaxe et un exemple, dans la catégorie Logique du dictionnaire si tu veux creuser un cas précis.

Jusqu'ici tes conditions testaient surtout des nombres, des seuils et des présences, mais très souvent ce que tu veux vérifier ou afficher, c'est du texte, un nom, un code, un libellé.
C'est tout le sujet de la prochaine leçon, où tu apprends à découper, assembler et nettoyer du texte pour le préparer avant de le passer à tes formules.