Avant un contrôle ou une clôture, l'auditeur récupère un extrait de journal et doit dire en quelques minutes si quelque chose cloche. À l'œil, sur des centaines de lignes, c'est mission impossible et on laisse forcément passer une saisie en double ou une contrepartie oubliée. Dans cet exercice, on va construire ensemble une petite batterie de contrôles qui balaie le journal et lève la main toute seule sur les lignes suspectes !
L'objectif est d'apprendre à transformer une vérification manuelle fastidieuse en quelques colonnes de contrôle réutilisables d'un dossier à l'autre. Une fois ce réflexe acquis, tu sais où regarder en premier face à n'importe quel fichier exporté, et tu défends tes constats avec une formule plutôt qu'une impression.
Ce que tu vas construire
Repérer automatiquement les numéros de pièce saisis en double dans un journal comptable.- Vérifier que chaque pièce est équilibrée en comparant son total débit et son total crédit.
- Flaguer d'un seul coup d'œil les écritures déséquilibrées qui demandent une correction.
- Isoler les montants au-dessus d'un seuil de matérialité pour les contrôler en priorité.
- Construire des colonnes de contrôle réutilisables sur n'importe quel export FEC ou journal.
À connaître avant de commencer
- Savoir saisir une formule et la recopier le long d'une colonne.
- Savoir figer une plage avec les $ pour qu'elle ne glisse pas à la recopie.
- Connaître NB.SI et SOMME.SI au moins de nom : on les branche pas à pas dans l'exercice.
Voici les données de départ de cet exercice. Copie-les ou télécharge le fichier Excel, puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Date | Pièce | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 2 | 03/01/2026 | FA-2026-001 | 607000 | Achat marchandises | 2400 | 2400 |
| 3 | 05/01/2026 | FA-2026-002 | 411000 | Vente client Martin | 8500 | 8000 |
| 4 | 08/01/2026 | FA-2026-003 | 606300 | Fournitures de bureau | 1200 | 1200 |
| 5 | 12/01/2026 | FA-2026-004 | 218300 | Matériel informatique | 14000 | 14000 |
| 6 | 15/01/2026 | FA-2026-005 | 627000 | Frais bancaires | 90 | 90 |
| 7 | 18/01/2026 | FA-2026-003 | 606300 | Fournitures de bureau | 1200 | 1200 |
| 8 | 20/01/2026 | FA-2026-006 | 706000 | Prestation de conseil | 5500 | 5500 |
| 9 | 22/01/2026 | FA-2026-007 | 512000 | Virement reçu | 3200 | 3200 |
| 10 | 25/01/2026 | FA-2026-008 | 615000 | Entretien des locaux | 11800 | 11800 |
| 11 | 28/01/2026 | FA-2026-009 | 401000 | Règlement fournisseur | 760 | 760 |
Exercice guidé
Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.
Dans une colonne Doublon (par exemple G), compte combien de fois chaque numéro de pièce apparaît dans tout le journal. Si le compte dépasse 1, la pièce revient plusieurs fois et mérite un coup d'œil. Fige la plage des numéros de pièce pour pouvoir recopier la formule sur toutes les lignes.
=NB.SI($B$2:$B$11;B2)>1Résultat attendu : VRAI sur les lignes 4 et 7, qui portent toutes deux la pièce FA-2026-003 (saisie en double), et FAUX partout ailleurs.
Attention
- Fige bien la plage de recherche ($B$2:$B$11), sinon en recopiant vers le bas elle glisse et le décompte devient faux.
- NB.SI ignore la casse mais pas les espaces parasites : un FA-2026-003 et un FA-2026-003 avec un espace en trop ne seront pas vus comme identiques. Nettoie tes numéros avec SUPPRESPACE en amont si l'export est sale.
Astuces pour aller plus loin
Fixe ton seuil de matérialité dans une cellule à part
Plutôt que d'écrire 10000 en dur dans chaque formule, place le seuil dans une cellule dédiée (ici K1) et pointe tes SI dessus avec un $. Tu changes le seuil une fois et tous les contrôles se recalculent. C'est aussi ce qui rend ta démarche traçable face à un réviseur.
Un doublon de pièce n'est pas toujours une erreur
Une même pièce peut légitimement revenir si ton journal éclate chaque écriture sur plusieurs lignes. NB.SI te signale les répétitions, à toi de confirmer : compare les libellés, comptes et montants des lignes concernées avant de conclure à une double saisie.
Croise tes contrôles avec un filtre
Une fois tes trois colonnes en place, active un filtre (Données puis Filtrer) et affiche uniquement les lignes marquées Déséquilibre ou À vérifier. Tu obtiens en deux clics la liste des points à instruire, sans faire défiler tout le fichier.
Questions fréquentes
Ajoute une colonne avec =NB.SI(plage_des_pièces;pièce)>1. La formule compte combien de fois chaque numéro de pièce apparaît et renvoie VRAI dès qu'il y en a plusieurs. Tu confirmes ensuite à la main, car une pièce peut légitimement s'étaler sur plusieurs lignes.
Compare le total débit et le total crédit de la pièce avec deux SOMME.SI, puis un SI qui renvoie Déséquilibre si les deux diffèrent. Travailler par pièce plutôt que ligne à ligne reste juste même quand l'écriture est éclatée sur plusieurs lignes.
Place ton seuil de matérialité dans une cellule à part, puis écris =SI(montant>$seuil;"À vérifier";""). Toute écriture qui dépasse le seuil est marquée, les autres restent vides. Tu ajustes le seuil dans une seule cellule et tous les contrôles se recalculent.
NB.SI suffit quand le doublon se définit sur un seul critère, comme le numéro de pièce. Passe à NB.SI.ENS si tu veux qu'un doublon ne compte que lorsque plusieurs colonnes coïncident, par exemple même pièce et même montant, pour réduire les fausses alertes.
Oui. Un FEC se présente comme un journal avec une colonne par information (EcritureNum, CompteNum, Debit, Credit), donc les mêmes formules s'adaptent en pointant les bonnes colonnes. Pense à convertir les colonnes de montants au format nombre, car un FEC importé arrive souvent en texte.
Ils transforment une revue manuelle en quelques colonnes qui balaient tout le journal et isolent les lignes à instruire. L'auditeur gagne du temps sur la détection et concentre son jugement sur les vraies anomalies, avec une démarche traçable et reproductible d'un dossier à l'autre.
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