Audit fournisseur Excel à télécharger

Un audit fournisseur consiste à interroger un prestataire sur un petit nombre de sujets qui comptent vraiment, la qualité de ce qu’il livre, sa tenue des délais, son prix, sa réactivité et les documents qu’il fournit, puis à transformer ces réponses en une note unique qui permet de décider. Tout se joue dans la pondération, parce qu’une note moyenne traite un retard de livraison et une attestation manquante comme deux événements équivalents, ce qu’ils ne sont jamais. Ce fichier Excel te fait écrire tes propres questions, leur donner le poids que tu juges juste, et il contrôle que l’ensemble retombe bien à cent pour cent avant de calculer quoi que ce soit.

Le premier onglet porte la grille elle-même, dix-huit questions d’exemple réparties en cinq domaines, avec pour chacune son poids, ce que vaut un cinq sur cinq et le poids cumulé par domaine. Le deuxième aligne jusqu’à dix fournisseurs en colonnes, une note de zéro à cinq par question, et en tire la somme pondérée, la note sur cent arrondie au dixième, le classement et la décision de référencement selon deux seuils que tu règles. Le troisième les compare domaine par domaine, désigne le point faible de chacun et croise sa note avec la part qu’il pèse dans ton portefeuille d’achat. Le quatrième tient le plan d’action des écarts, avec responsable, échéance, statut et détection automatique des retards.

Ce que contient le fichier

• Une grille de vingt-quatre lignes, dix-huit remplies et six libres, avec le domaine en liste déroulante, le poids de chaque question et le repère qui dit ce que vaut un cinq sur cinq
• Un contrôle des poids qui additionne la colonne et écrit en clair si l’ensemble tombe à cent pour cent, dépasse ou manque, plus une colonne qui montre ce que chaque question pèse réellement et une ligne qui recueille les questions sans domaine reconnu
• Dix colonnes de fournisseurs notés sur la même grille, avec la somme pondérée, la note sur cent arrondie au dixième, le classement qui met ex aequo deux notes égales, le nombre de questions ratées et la décision de référencement
• Un comparatif par domaine qui colore les notes en vert, orange ou rouge, désigne le point faible de chaque fournisseur et croise sa note avec sa part du portefeuille d’achat
• Un plan d’action de vingt lignes avec responsable, échéance et statut, où les retards se calculent à la date du jour et repeignent la ligne entière en rouge

Comment utiliser ce modèle

Pourquoi la pondération est tout le sujet de l’évaluation fournisseur

Une grille d’audit sans poids ne mesure rien d’utile. Elle traite la traçabilité d’un lot et la disponibilité du commercial comme deux critères de même importance, alors que le premier peut immobiliser une production entière et que le second se contourne avec un mail de relance. Le poids est l’endroit précis où tu dis ce qui compte pour ton entreprise, et il n’existe aucune grille universelle parce que ce qui compte dépend de ce que tu achètes. Un acheteur de pièces de sécurité met la moitié du poids sur la qualité et la traçabilité, un acheteur de consommables met le sien sur le prix et le délai. Le fichier ne tranche pas à ta place, il te laisse écrire ces poids et il vérifie une seule chose, qu’ils totalisent bien cent pour cent. Ce contrôle a l’air anodin, il ne l’est pas. Une grille dont les poids font cent dix pour cent produit des notes que personne ne peut comparer d’un audit à l’autre, et l’erreur est invisible tant que rien ne l’additionne. La colonne Part réelle montre en attendant ce que chaque question pèse vraiment, une fois les poids rapportés à leur somme.

Le deuxième piège tient à ce qu’on demande à un audit. Un formulaire rempli pour un seul fournisseur ne décide rien, parce qu’une note de soixante-dix ne veut rien dire dans l’absolu. Elle prend son sens le jour où trois autres fournisseurs sont notés sur exactement la même grille, avec les mêmes poids et les mêmes repères de notation. C’est pour cela que ce fichier aligne dix colonnes plutôt que d’ouvrir un onglet par fournisseur, et qu’il affiche les notes par domaine sous forme de tableau coloré. Ce tableau raconte quelque chose qu’une note globale cache toujours, le profil. Le fournisseur d’exemple le mieux noté est irréprochable en qualité et en documents, mais il est cher et refuse les urgences. Celui qui arrive dernier au classement est en réalité le meilleur sur le prix. Aucun des deux n’est bon ou mauvais, ils servent des besoins différents, et c’est la comparaison qui le montre. La ligne Enjeu à traiter va un cran plus loin en croisant la note avec le montant confié chaque année, parce qu’un petit fournisseur médiocre ne mérite pas le même temps qu’un gros fournisseur médiocre.

Reste la partie que presque tout le monde saute, le devenir des écarts. Un audit qui se termine sur une note ne change rien à la situation du mois suivant, il documente un problème sans le traiter. La norme ISO 9001, dans son chapitre consacré à la maîtrise des prestataires externes, demande d’ailleurs de définir des critères d’évaluation et de réévaluation et d’en conserver la trace écrite, ce qui suppose de pouvoir montrer non seulement la note mais ce qui a été fait ensuite. Ce fichier est un support de travail commode pour tenir cette trace, il ne certifie rien et ne remplace aucun audit de certification. Le dernier onglet reprend donc chaque écart avec trois informations qui suffisent à le rendre suivable, un responsable nommé, une date d’échéance et un statut. La date du jour se recalcule à chaque ouverture, ce qui suffit à faire apparaître en rouge tout ce qui a glissé, sans que personne n’ait à relire le tableau ligne par ligne. Les compteurs du bas donnent l’avancement du plan et le retard le plus ancien, et le comparatif renvoie ces actions en face du fournisseur concerné, pour que la note et le plan se lisent au même endroit.