Compte rendu d’activité Excel à télécharger

En régie, le client n’achète pas un livrable, il achète des journées. Le compte rendu d’activité est la pièce qui prouve qu’elles ont été réalisées, celle que le client signe et qu’on agrafe à la facture. Ce fichier Excel construit le calendrier du mois à partir de la seule date que tu saisis, grise les samedis et les dimanches tout seul, repère les jours fériés que tu as inscrits dans les paramètres, et te laisse déclarer une journée entière avec un 1 ou une demi-journée avec 0,5 dans la colonne du client concerné.

Trois feuilles se répondent. La première regroupe le mois, ton identité, jusqu’à quatre clients avec leur mission et leur tarif journalier, et la liste des jours fériés du mois. La deuxième est le compte rendu lui-même, une ligne par jour, avec le total par client en bas, le nombre de jours ouvrés une fois les week-ends et les jours fériés retirés, ton taux d’occupation, et le bloc des deux signatures prêt à imprimer sur une seule page. La troisième multiplie les journées de chaque client par son tarif et affiche le total hors taxes, la TVA et la somme à facturer.

Ce fichier n’est pas la feuille de temps du site, qui compte des heures d’arrivée et de départ pour un salarié et surveille le seuil des heures supplémentaires. Il ne remplace pas non plus le calculateur de TJM, qui sert une fois par an à fixer le tarif. Le compte rendu d’activité vient après les deux, chaque fin de mois, et son tarif journalier se reprend simplement du calculateur. Une fois signé, il part avec la facture, que tu peux suivre dans le tableau de suivi des factures.

Ce que contient le fichier

• Un calendrier du mois construit à partir de la seule date que tu saisis, du 1er au 31 avec les jours qui n’existent pas laissés vides
• Les samedis et les dimanches grisés automatiquement, et les jours fériés signalés en orange dès que tu les inscris dans les paramètres
• Quatre colonnes clients où poser 1 pour une journée et 0,5 pour une demi-journée, plus une colonne pour les congés et les absences
• Le total par client, le total du mois, le nombre de jours ouvrés une fois les fériés déduits et le taux d’occupation
• Une alerte rouge si un jour se retrouve déclaré plus d’une fois entre les clients et les congés
• Une saisie restée sur une ligne qui n’existe pas dans le mois, ou écrite en texte, en rouge et comptée à part, jamais facturée
• Le bloc des deux signatures, prestataire et client, sur une feuille réglée pour tenir sur une seule page A4
• Le montant hors taxes par client depuis le tarif journalier, arrondi au centime, la TVA et le total à facturer

Comment utiliser ce modèle

Ce qu’un compte rendu d’activité prouve, et ce qu’il ne doit surtout pas prouver

La prestation en régie se distingue du forfait sur un point simple. Au forfait, le client achète un résultat défini d’avance et paye ce résultat, quel que soit le temps passé. En régie, il achète une capacité de travail mesurée en journées, à un tarif journalier convenu, et la facture suit le nombre de journées réellement consommées. Il faut donc une pièce qui établisse ce nombre, sans quoi la facture repose sur la parole du prestataire. C’est le rôle du compte rendu d’activité, produit chaque mois, validé par le client et joint à la facture. Dans la plupart des contrats de régie, il conditionne le paiement, et une facture envoyée sans lui revient avec une demande de justificatif qui coûte trois semaines de trésorerie.

Le grain de mesure n’est pas un détail de présentation. Un compte rendu d’activité se remplit en journées et en demi-journées, jamais en heures d’arrivée et de départ, et c’est exactement ce qui le sépare d’une feuille de temps de salarié. Un prestataire indépendant n’est pas soumis à un horaire, il doit un volume de travail. Tenir un pointage horaire pour un client unique, avec des plages de présence imposées, alimente précisément le faisceau d’indices qui caractérise un lien de subordination, donc le risque de requalification de la prestation en contrat de travail. La demi-journée est le plus petit grain que retiennent la plupart des contrats, elle suffit à tout ce qu’un client a besoin de vérifier.

Reste le décompte des jours disponibles, qui change chaque mois et que presque personne ne refait. La France métropolitaine compte onze jours fériés légaux, dont trois se déplacent d’une année sur l’autre parce qu’ils sont calés sur Pâques, le lundi de Pâques, l’Ascension et le lundi de Pentecôte. L’Alsace-Moselle en ajoute deux, le Vendredi saint et le 26 décembre, et chaque territoire d’outre-mer ajoute sa date locale d’abolition de l’esclavage. La liste officielle est publiée sur service-public.gouv.fr. Un indépendant n’est pas payé pour ces jours, ils rabotent simplement le plafond facturable du mois, qui descend à dix-sept jours ouvrés dans un mois de mai chargé et monte à vingt-trois dans un mois sans le moindre férié. C’est pour cette raison que le fichier affiche un taux d’occupation plutôt qu’un simple nombre de journées, un mois à seize journées vendues sur dix-sept ouvrées vaut beaucoup mieux qu’un mois à dix-huit sur vingt-trois.