Dépenses partagées Excel à télécharger

Ce fichier de dépenses partagées fonctionne comme un Tricount dans Excel, pour une coloc, un week-end ou un voyage de groupe. Tu renseignes les prénoms du groupe, de deux à huit, dans les cases jaunes de l'onglet Démarrage, puis chacun note ses dépenses dans le journal avec la date, une catégorie, une description, le montant et la personne qui a payé, choisies dans des listes déroulantes.

L'onglet Balances fait les comptes tout seul. Pour chaque participant, il additionne ce qu'il a payé, calcule sa part du total au centime et affiche sa balance, en vert quand le groupe lui doit de l'argent, en rouge quand c'est lui qui doit rembourser. Quand le total ne se divise pas juste, les premiers de la liste paient un centime de plus, si bien que les parts font exactement le total et que la somme des balances vaut zéro.

L'onglet Remboursements dit ensuite qui verse combien à qui, au centime : une fois les virements faits, chaque balance tombe à 0,00 €. Un bandeau en haut du journal affiche le total du séjour, la part par personne et ce qui reste à rembourser, et une dépense sans payeur reconnu ou au montant tapé en texte passe en orange, hors des comptes, avec une alerte, qui signale aussi une ligne ajoutée sous le tableau. Huit dépenses d'exemple d'un week-end entre amis montrent le fonctionnement dès l'ouverture.

Ce que contient le fichier

• Jusqu'à huit prénoms en cases jaunes, qui alimentent la liste déroulante Payé par
• Un journal de 50 dépenses avec date, catégorie, description, montant et payeur
• Un onglet Balances calculé au centime, total payé, part due et balance de chacun
• Un onglet Remboursements qui donne chaque virement à faire, au centime
• Huit dépenses d'exemple d'un week-end entre amis, de la location du gîte au restaurant

Comment utiliser ce modèle

Régler les comptes en peu de virements

L'erreur classique en fin de séjour consiste à rembourser dépense par dépense, ce qui multiplie les petits virements dans tous les sens. La bonne méthode passe par les balances. Seul le solde final de chaque personne compte, et les balances négatives remboursent les balances positives, rien d'autre.

Prenons un exemple à quatre. Si Léa termine à +60 €, Karim à +10 €, Jules à -30 € et Nadia à -40 €, trois virements suffisent. Nadia envoie 40 € à Léa, Jules envoie 20 € à Léa et 10 € à Karim, et tout le monde est quitte. La règle est simple, chaque personne en négatif vire vers les personnes en positif jusqu'à solder son montant, en commençant par les plus gros soldes.

C'est ce que fait l'onglet Remboursements : à chaque tour, la plus grosse dette rembourse le plus gros créancier, ce qui solde au moins une personne, donc au plus un virement de moins que de participants. Ce n'est pas toujours le minimum. Avec des balances de +4, +3, +3, -6 et -4 €, il propose quatre virements, alors que trois suffisent si celui qui doit 4 € paie celui qui attend 4 € et que celui qui doit 6 € paie les deux autres.