Modèle Excel de grand livre comptable à télécharger

Ce modèle Excel de grand livre part du seul endroit où la comptabilité se saisit vraiment, le journal. Tu écris une ligne par écriture avec sa date, son numéro de pièce, son numéro de compte, son libellé et son montant au débit ou au crédit. Toutes les lignes d’une même opération portent le même numéro de pièce, une facture de vente en occupe trois, une paie en occupe quatre. Le journal compte cent lignes et l’exemple d’ouverture en remplit soixante-quinze, soit un mois entier d’activité d’un artisan, de la reprise des soldes au 1er mars à la déclaration de TVA du 31. Les calculs additionnent toutes les lignes sans lire leur date, garde donc un fichier par exercice.

Le grand livre par compte n’est pas une deuxième saisie. Tu choisis un compte dans la case jaune et le fichier va chercher dans le journal chacune de ses écritures, les recopie dans l’ordre de saisie et calcule le solde à chaque ligne, sur quarante lignes de détail que le bas de la feuille dit trop courtes quand le compte en porte davantage. La balance générale fait le même travail sur tous les comptes à la fois avec SOMME.SI, et donne pour chacun son total débit, son total crédit et son solde du bon côté. Change un montant au journal, les trois feuilles se recalculent ensemble, ce qui est exactement ce qu’un tableur recopié à la main ne sait pas faire.

Deux contrôles gardent le fichier honnête. Le premier vérifie que chaque pièce présente autant de débit que de crédit, en comparant deux SOMME.SI sur le numéro de pièce, et colore en rouge toutes les lignes d’une pièce boiteuse ou d’une ligne sans numéro de pièce. Le second vérifie que la somme des soldes débiteurs égale celle des soldes créditeurs au centime près, et reste rouge tant que ce n’est pas le cas. Entre les deux, le journal colore en orange une ligne sans numéro de compte, sur un compte absent du plan ou au numéro collé en texte, et la balance ne compte qu’une fois un numéro saisi deux fois au plan.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Journal de cent lignes, la seule où l’on saisit, avec date, numéro de pièce, numéro de compte, libellé, débit et crédit
• Un contrôle d’équilibre par pièce qui compare le débit et le crédit de chaque numéro de pièce et colore en rouge la pièce entière quand l’écart n’est pas nul
• Un grand livre par compte qui se construit tout seul, avec la liste des écritures du compte choisi et le solde qui se cumule ligne après ligne
• Une balance générale complète, un compte par ligne, avec totaux débit et crédit, solde débiteur ou créditeur, et le contrôle d’équilibre général en haut de feuille
• Un plan comptable saisissable de soixante-cinq lignes, pré-rempli avec cinquante-trois comptes courants des classes 1 à 7 du plan comptable général, et la légende des sept classes

Comment utiliser ce modèle

Journal, grand livre et balance, qui fait quoi

La comptabilité en partie double repose sur une règle unique. Toute opération s’écrit deux fois, au débit d’un compte et au crédit d’un autre, pour le même montant. Une facture de 2 400 € met 2 400 € au débit du compte client, 2 000 € au crédit des prestations de services et 400 € au crédit de la TVA collectée. L’ensemble de ces lignes forme une pièce, et une pièce doit toujours totaliser autant d’un côté que de l’autre. C’est cette égalité, répétée pièce après pièce, qui fait que la comptabilité entière s’équilibre à la fin, et c’est le premier contrôle que le fichier surveille.

Le journal enregistre ces écritures dans l’ordre où elles arrivent, ce qui est parfait pour saisir et inutile pour comprendre. Personne ne saura dire, en lisant un journal de trois cents lignes, ce qu’il reste à payer aux fournisseurs. Le grand livre répond à cette question en regroupant les écritures compte par compte, et la balance résume chaque compte en une seule ligne avec son solde. Les trois documents contiennent exactement la même information, rangée de trois façons. C’est précisément pour cela qu’ils ne doivent jamais être saisis séparément, sinon ils finissent par se contredire et plus rien ne dit lequel a raison.

Le numéro de compte n’est pas une étiquette libre, il porte du sens dès son premier chiffre. Les classes 1 à 5 décrivent ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit, donc le bilan, avec les capitaux en 1, les immobilisations en 2, les stocks en 3, les clients et fournisseurs en 4 et la trésorerie en 5. Les classes 6 et 7 décrivent l’activité de la période, donc le compte de résultat, avec les charges en 6 et les produits en 7. Un compte de charges finit normalement débiteur, un compte de produits créditeur, et un client débiteur quand un fournisseur est créditeur. Quand un solde tombe du mauvais côté sans raison, c’est presque toujours qu’une écriture est passée à l’envers.