Location de salle des fêtes Excel à télécharger

Chaque location occupe une ligne, avec le nom du locataire, son type choisi dans une liste, son téléphone, l'objet de la fête, la date de début, la date de fin et le créneau réservé. Le fichier va chercher tout seul le tarif de ta grille et le montant de la caution, croisés sur le créneau et sur le type de locataire, puis calcule le solde dû une fois l'acompte déduit. Une colonne Statut te dit ensuite où en est chaque dossier, de l'acompte à recevoir jusqu'à la caution rendue, et la ligne passe en rouge dès qu'une autre location occupe le même créneau sur la même période. Vingt-deux locations d'exemple remplissent l'automne d'une salle de village, tu les remplaces par les tiennes.

La feuille Planning du mois fait ensuite tout le travail de report. Tu changes le mois dans la case jaune et les trente et un jours se repeignent, en vert chaque créneau vendu et en rouge tout créneau promis deux fois, avec le taux d'occupation, le nombre de jours loués et le compte des doubles réservations. La feuille Tarifs et caution garde de son côté ta grille de prix et l'état de ta trésorerie, ce qui est facturé, ce qui reste à encaisser et le total des cautions encore détenues. La feuille État des lieux, enfin, s'imprime telle quelle une fois le numéro de réservation saisi, avec trente-deux postes à vérifier, une colonne pour l'entrée, une pour la sortie et le calcul de la caution à restituer en bas de page.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Réservations de 50 lignes, avec le locataire, son type, son téléphone, l'objet, les dates, le créneau, le tarif, l'acompte, le solde et la caution
• Une liste déroulante de cinq créneaux sur chaque ligne, du matin à la journée avec soirée
• Le tarif et la caution repris tout seuls de ta grille, croisés sur le créneau et sur le type de locataire
• Un tarif appliqué qui reste libre, pour accorder une remise ou la gratuité sans toucher à la grille
• Le solde dû calculé après acompte, et une colonne Statut qui dit où en est chaque dossier
• Une alerte rouge sur toute location dont le créneau est déjà pris sur la même période
• Une feuille Planning du mois, trente et un jours en lignes et trois créneaux en colonnes, remplie depuis le registre par une formule SOMMEPROD
• Le taux d'occupation du mois, le nombre de jours loués, les recettes du mois et le compte des doubles réservations détectées
• Une feuille Tarifs et caution en cases jaunes modifiables, avec les soldes encore dus et les cautions encore détenues
• Une feuille État des lieux imprimable, trente-deux postes à vérifier, deux colonnes d'entrée et de sortie, la retenue sur caution et les deux signatures
• 22 locations d'exemple réalistes, à remplacer par les tiennes

Comment utiliser ce modèle

Ce qui se joue vraiment dans la location d'une salle des fêtes

Une salle des fêtes communale appartient au domaine public de la commune, et sa mise à disposition n'est jamais un bail ordinaire. Les tarifs sont votés par le conseil municipal, qui peut en déléguer la fixation au maire, et ils s'appliquent ensuite de la même façon à tous ceux qui relèvent de la même catégorie. C'est pour cette raison que la plupart des communes découpent leur grille par type de locataire, avec un prix pour les associations du village, un autre pour celles de l'extérieur, un troisième pour les particuliers et un dernier pour les entreprises. Rien n'oblige à pratiquer ces écarts, mais dès qu'ils existent, c'est la délibération qui les rend opposables. Le fichier reprend cette structure telle quelle, en cases jaunes, et va y chercher le tarif de chaque location plutôt que de te le faire retaper.

La deuxième chose que personne n'explique, c'est qu'une salle ne se loue pas à la journée mais au créneau. Un club qui tient son assemblée générale le samedi matin libère la salle à midi, et rien n'empêche d'y installer un anniversaire le soir même, à condition d'avoir prévu le ménage entre les deux. Un fichier qui raisonnerait par jour crierait au conflit dans ce cas parfaitement banal, et deviendrait très vite un fichier qu'on n'ouvre plus. C'est pourquoi chaque location traduit ici son créneau en trois indicateurs, le matin, l'après-midi et la soirée, et pourquoi le planning du mois compte ces trois colonnes séparément. Le rouge n'apparaît que là où deux locataires ont vraiment reçu la même promesse.

Reste la caution, qui est la source de la moitié des fâcheries. Elle n'est pas un paiement, c'est une garantie que la commune conserve le temps de vérifier l'état de la salle, et elle se rend en entier dès qu'aucune dégradation n'est constatée. Ce qui rend une retenue défendable, ce n'est jamais le montant demandé, c'est l'état des lieux contradictoire, celui que le locataire et l'agent remplissent ensemble à la remise des clés puis au retour, et que les deux signent. Sans colonne d'entrée, la colonne de sortie ne prouve rien, puisque personne ne peut plus dire si la chaise était déjà cassée. La feuille imprimable du fichier pose donc les deux colonnes côte à côte, poste par poste, et calcule la retenue à partir des seuls écarts constatés.