Planning des bénévoles Excel à télécharger

Chaque ligne est un créneau (date, heure de début, heure de fin, mission et nombre de bénévoles qu'il faut), chaque colonne est un bénévole. Tu choisis ✓ dans la liste de la case quand la personne est inscrite, ✗ quand elle ne vient pas, ou tu laisses vide tant qu'elle n'a pas répondu. Les ✓ se colorent en vert, les ✗ en rouge, et la colonne Inscrits passe au rouge dès qu'un créneau compte moins de bénévoles que son besoin.

La durée de chaque créneau se calcule à partir de ses horaires, minuit franchi compris. Sous la grille, le fichier compte les présences de chaque bénévole, additionne les heures réelles de ses créneaux et lui donne un rang. La feuille Récap classe les bénévoles toute seule, du plus présent au moins présent, et compte les créneaux incomplets et les cases mal remplies. Huit créneaux d'exemple et dix bénévoles montrent le fonctionnement dès l'ouverture.

Ce que contient le fichier

• Un planning de 40 créneaux avec Date, Début, Fin, Durée, Mission, Besoin et Inscrits, et 15 colonnes de bénévoles
• Les présences en liste déroulante (✓ en vert, ✗ en rouge), une valeur hors de la liste passe en orange
• Le nombre d'inscrits face au besoin de chaque créneau, en rouge quand il manque du monde
• Sous la grille, les présences, les heures réelles et le rang de chaque bénévole
• Une feuille Récap qui classe les bénévoles toute seule, avec le total des présences et des heures

Comment utiliser ce modèle

Coordonner les bénévoles sans épuiser le bureau

La difficulté d'un planning de bénévoles n'est pas technique, c'est humaine. Les disponibilités changent, les engagements se prennent puis se défont, et le coordinateur passe plus de temps à relancer qu'à planifier. Un tableau partagé par email, même simple, divise par deux ce travail de coordination, parce que chacun peut voir d'un coup d'œil qui est là sur quelle mission.

L'autre enjeu est la répartition de la charge. Sans suivi, les mêmes bénévoles motivés finissent par tout porter, jusqu'à l'épuisement. La ligne de totaux du fichier et le classement de la Récap rendent visible cet écart en un coup d'œil, le bénévole à vingt présences et celui à trois. Ils ne règlent pas le problème à eux seuls, mais ils donnent au bureau les chiffres pour en parler et pour mieux répartir lors des prochaines missions.