Rapport d’activité d’association Excel à télécharger

Le rapport d’activité est la pièce que le conseil présente à l’assemblée générale avant de faire voter les comptes. Il dit ce que l’association a fait de son année, avec qui, et à quel prix. Dans la plupart des associations, il se rédige la semaine d’avant, de mémoire, parce que rien n’a été noté au fil des mois. Ce fichier Excel prend le problème par l’autre bout et te fait tenir trois tableaux courts tout au long de l’exercice, dont il tire ensuite la synthèse tout seul.

Le premier onglet regroupe huit cases jaunes, dont les subventions publiques reçues, au total et pour le financeur qui a le plus versé, et t’annonce en face les obligations que tes réponses déclenchent, avec la date limite de chacune. Le deuxième porte une ligne par action menée, avec les participants, l’objectif visé, les heures de bénévolat et le budget consommé. Le troisième aligne jusqu’à six exercices d’adhésions et calcule le taux de renouvellement, celui que personne ne calcule jamais. Le quatrième convertit les heures données en euros, mission par mission. Le cinquième s’imprime tel quel et se joint au procès-verbal.

Ce que contient le fichier

• Un tableau de vingt-quatre actions de l’année, avec les participants, l’objectif visé et l’objectif atteint ou manqué, calculé pour toi
• Les heures de bénévolat et le budget consommé rattachés à chaque action, avec l’écart au budget que l’assemblée avait voté
• Six exercices d’adhésions, trois remplis en exemple, avec entrées, sorties, effectif de clôture et taux de renouvellement, en vert à partir de 80 % et en rouge sous 60 %
• La valorisation du bénévolat sur seize missions, au taux de référence ou à un taux modifiable ligne à ligne, et l’équivalent en emplois à temps plein
• Les obligations qui te concernent vraiment selon ton statut et les subventions reçues, chacune avec sa date limite et le texte qui la fonde
• Une page de synthèse entièrement calculée, prête à imprimer et à annexer au procès-verbal de l’assemblée générale

Comment utiliser ce modèle

Ce que la loi demande vraiment, et ce que le bénévolat vaut

La loi de 1901 n’impose aucun rapport d’activité à une association ordinaire. Ce sont ses statuts qui le font, et ils le font presque toujours, si bien que la plupart des conseils croient obéir à un texte alors qu’ils obéissent à leur propre règlement. La distinction compte, parce que les vraies obligations légales viennent d’ailleurs. Une association reconnue d’utilité publique transmet chaque année au préfet son rapport d’activité, ses comptes annuels et le rapport de son commissaire aux comptes, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice. Une association qui a touché de l’argent public produit un compte rendu financier prouvant que la dépense est conforme à l’objet de la subvention, dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice concerné, et son dernier rapport d’activité annuel l’accompagne. Quand les subventions d’un même financeur dépassent 23 000 euros sur l’année, ce financeur doit signer une convention avec l’association, toutes ses subventions de l’année comptées ensemble, comme le calcule le ministère de la Transition écologique ; au-delà de 153 000 euros de subventions publiques dans l’année, l’association établit des comptes annuels complets, nomme un commissaire aux comptes et publie le tout au Journal officiel dans les trois mois qui suivent l’approbation des comptes.

Le taux de renouvellement est le chiffre que le rapport devrait porter et qu’il ne porte presque jamais. Un effectif stable d’un exercice à l’autre rassure le conseil, alors qu’il peut cacher une association qui perd un tiers de ses membres et les remplace par d’autres. Le calcul tient en une soustraction, les adhérents de l’an dernier moins ceux qui n’ont pas repris leur carte, le tout rapporté aux adhérents de l’an dernier. En dessous de 60 %, l’association recrute pour compenser une fuite plutôt que pour grandir, et c’est une information autrement plus utile qu’un total d’effectif. Le fichier le calcule sur trois exercices et en donne la moyenne, parce qu’une seule année ne dit rien d’une tendance.

La valorisation du bénévolat étonne toujours, parce qu’elle transforme un budget modeste en bilan considérable. Le règlement comptable des associations demande de faire figurer ces contributions volontaires au pied du compte de résultat dès que deux conditions sont réunies, que leur importance soit essentielle à la compréhension de l’activité, et que l’association soit capable de les recenser et de les valoriser. En revanche, aucun texte ne fixe de taux horaire, et c’est la question qui revient à chaque assemblée. La règle demande seulement de mentionner en annexe la méthode retenue, ce qui laisse le choix entre le Smic horaire brut pour une tâche sans qualification et le coût de remplacement, autrement dit ce qu’aurait coûté la même mission achetée à l’extérieur. Le fichier laisse donc le taux en case jaune, amorcé au Smic, et te permet de le relever ligne par ligne pour la comptabilité tenue par un bénévole du métier ou pour la communication confiée à un professionnel.