Registre unique du personnel Excel à télécharger

Obligatoire dès le premier salarié, le registre unique du personnel se tient très bien sur Excel. Ce modèle reprend les mentions des articles L1221-13 et D1221-23 du Code du travail, identité, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat ou statut, temps partiel, entreprise de travail temporaire ou groupement d'employeurs avec son adresse, titre de travail des travailleurs étrangers et date d'une autorisation d'embauche ou de licenciement. Le numéro d'ordre suit l'ordre d'inscription, sans trou ni renumérotation.

Le registre compte 200 lignes. Une colonne Contrôle dit ce qui manque ou cloche sur chaque ligne, un nom absent, une ligne vide au-dessus, une date d'entrée manquante ou antérieure à celle d'un salarié inscrit plus haut, une sortie avant l'entrée, un intérimaire sans le nom de son agence, et trois compteurs en haut de la feuille donnent les salariés inscrits, les lignes libres et les lignes à revoir. Un second onglet tient la partie réservée aux stagiaires et aux volontaires en service civique, avec les dates du stage, le tuteur et le lieu de présence. Quatre salariés et une stagiaire d'exemple montrent la tenue attendue, et l'impression s'arrête au dernier inscrit.

Ce que contient le fichier

• Les mentions des articles L1221-13 et D1221-23 en 14 colonnes, du type de contrat au temps partiel
• Le numéro d'ordre calculé dans l'ordre d'inscription, sur 200 lignes
• Une colonne Contrôle et trois compteurs, inscrits, lignes libres et lignes à revoir
• Un onglet pour les stagiaires et les volontaires en service civique, la partie spécifique du registre
• Des listes déroulantes pour le sexe, le statut et le temps de travail, et un en-tête d'établissement

Comment utiliser ce modèle

Tenue, conservation et sanctions, ce que prévoit le Code du travail

Le registre unique du personnel est obligatoire dès la première embauche et se tient par établissement, pas par entreprise. Les nom et prénoms de chaque salarié y sont inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile (article L1221-13 du Code du travail). L'article D1221-23 y ajoute la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie, et selon les cas la date d'une autorisation d'embauche ou de licenciement, le titre de travail d'un travailleur étranger, et les mentions contrat à durée déterminée, salarié temporaire avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire, mis à disposition par un groupement d'employeurs, salarié à temps partiel, apprenti ou contrat de professionnalisation.

Les stagiaires et les volontaires en service civique sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre. Pour un stagiaire, l'article D1221-23-1 demande les dates de début et de fin du stage, les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence, d'où le second onglet du modèle.

Les mentions d'un salarié se conservent 5 ans à compter de son départ (article R1221-26), c'est pourquoi le modèle prévoit de compléter la date de sortie sans jamais supprimer la ligne. Un registre tenu sur support numérique doit permettre de lire les mentions sans difficulté et de les conserver sans risque d'altération (articles D1221-27 et D8113-2), et l'employeur adresse à l'inspection du travail l'avis du comité social et économique. Le modèle protège ses formules, mais une mention saisie y reste modifiable et rien ne garde la trace d'une correction, ce que la feuille rappelle : pour conserver une trace fixe, imprime le registre, ou garde-en une copie PDF datée, à chaque nouvelle inscription.

L'absence de registre, un registre incomplet ou des mentions erronées sont punis de l'amende des contraventions de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes concernées (article R1227-7). Les textes se lisent sur code.travail.gouv.fr et legifrance.gouv.fr, et la fiche pratique sur service-public.fr.