Syndic bénévole Excel à télécharger (appels de fonds)

Gérer une petite copropriété en bénévole demande trois choses, une répartition aux tantièmes, des appels de fonds réguliers et des comptes qui tombent juste en fin d’année. Ce fichier fait les trois à partir des tantièmes généraux du règlement de copropriété, au centime près, et ajoute aux appels la cotisation obligatoire au fonds de travaux.

Le contrôle le plus utile est en haut du premier onglet : la somme des tantièmes saisis doit tomber exactement sur celle du règlement, sinon la cellule passe en rouge. Une erreur à cet endroit fausse tous les appels et toute la régularisation, c’est le premier endroit à regarder quand un compte ne tombe pas juste. Un lot saisi sans nom de copropriétaire n’est pas compté, et sa case passe en orange.

Le fichier ne connaît qu’une grille de tantièmes. Les charges spéciales, comme un ascenseur ou un chauffage collectif que le règlement répartit selon l’utilité pour chaque lot, se calculent à part.

Ce que contient le fichier

• La liste des copropriétaires avec leurs tantièmes et leur quote-part, contrôlée par rapport au règlement
• Un budget prévisionnel de seize postes, chacun marqué récupérable ou non sur le locataire
• Le fonds de travaux obligatoire, avec son minimum légal de 5 % du budget ou de 2,5 % des travaux du plan pluriannuel
• Les appels de fonds des quatre trimestres, cotisation au fonds de travaux comprise, calculés pour chaque lot sans aucune saisie
• Un journal de dépenses de 60 lignes, poste choisi dans une liste déroulante
• La régularisation de fin d’exercice, solde par copropriétaire et séparation entre charges récupérables et charges de propriétaire

Comment utiliser ce modèle

Récupérable ou non, la question qui revient toujours

Certaines charges de copropriété se refacturent au locataire, d’autres restent définitivement à la charge du propriétaire. La liste des charges récupérables est fixée par décret, et l’erreur classique consiste à refacturer l’assurance de l’immeuble ou les gros travaux, qui ne le sont pas.

Le fichier isole les deux blocs dans la régularisation. Les copropriétaires qui louent leur lot lisent directement ce qu’ils peuvent réclamer à leur locataire et ce qu’ils gardent à leur charge.

Ce que le syndic bénévole doit encore faire à côté

• Convoquer l’assemblée générale annuelle et tenir un procès-verbal.
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat, sauf dispense votée à l’unanimité.
• Ouvrir un compte bancaire dédié aux cotisations du fonds de travaux.
• Souscrire une assurance responsabilité civile pour l’immeuble.
• Tenir à jour le carnet d’entretien et immatriculer la copropriété au registre national.