Syndic bénévole Excel à télécharger (appels de fonds)
Tantièmes contrôlés, budget prévisionnel par poste, appels de fonds trimestriels calculés tout seuls et régularisation de fin d’exercice avec la part récupérable isolée.
Gérer une petite copropriété en bénévole demande trois choses, une répartition juste, des appels de fonds réguliers et des comptes qui tombent juste en fin d’année. Ce fichier fait les trois, à partir des tantièmes du règlement de copropriété.
Le contrôle le plus utile est en haut du premier onglet : la somme des tantièmes saisis doit tomber exactement sur celle du règlement, sinon la cellule passe en rouge. Une erreur à cet endroit fausse tous les appels et toute la régularisation, c’est le premier endroit à regarder quand un compte ne tombe pas juste.
Ce que contient le fichier
La liste des copropriétaires avec leurs tantièmes et leur quote-part, contrôlée par rapport au règlement- Un budget prévisionnel de seize postes, chacun marqué récupérable ou non sur le locataire
- Les appels de fonds des quatre trimestres, calculés pour chaque lot sans aucune saisie
- Un journal de dépenses de 60 lignes, poste choisi dans une liste déroulante
- La régularisation de fin d’exercice, solde par copropriétaire et séparation entre charges récupérables et charges de propriétaire
Comment utiliser ce modèle
Saisis le total des tantièmes du règlement dans la case jaune, puis une ligne par lot jusqu’à ce que le contrôle passe au vert.
Complète le budget prévisionnel voté en assemblée et indique pour chaque poste s’il est récupérable.
Note les dépenses au fil de l’eau, puis présente l’onglet « Régularisation » à l’assemblée annuelle.
Récupérable ou non, la question qui revient toujours
Certaines charges de copropriété se refacturent au locataire, d’autres restent définitivement à la charge du propriétaire. La liste des charges récupérables est fixée par décret, et l’erreur classique consiste à refacturer l’assurance de l’immeuble ou les gros travaux, qui ne le sont pas.
Le fichier isole les deux blocs dans la régularisation. Les copropriétaires qui louent leur lot lisent directement ce qu’ils peuvent réclamer à leur locataire et ce qu’ils gardent à leur charge.
Ce que le syndic bénévole doit encore faire à côté
- Convoquer l’assemblée générale annuelle et tenir un procès-verbal.
- Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat, sauf dispense votée à l’unanimité.
- Souscrire une assurance responsabilité civile pour l’immeuble.
- Tenir à jour le carnet d’entretien et immatriculer la copropriété au registre national.
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Décompte de charges
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C’est que la somme des lots saisis ne tombe pas sur le total du règlement de copropriété indiqué dans la case jaune. Reprends les tantièmes lot par lot, l’erreur vient presque toujours d’un chiffre recopié de travers ou d’un lot oublié, caves et parkings compris. Tant que le contrôle est rouge, les appels de fonds sont faux.
Pas séparément. Les appels calculés sont ceux du budget prévisionnel, répartis en quatre trimestres. Pour des travaux votés hors budget, ajoute le poste dans le budget avec son montant, l’appel trimestriel intégrera la dépense. Un appel exceptionnel en une fois se calcule à part, en multipliant le montant voté par la quote-part de chaque lot.
Douze lots et soixante lignes de dépenses, ce qui couvre largement une copropriété tenue en bénévole. Au-delà, insère des lignes à l’intérieur des tableaux plutôt qu’en dessous de la dernière, pour que les formules de répartition et de régularisation continuent de couvrir toute la plage.
Un solde vert veut dire que le copropriétaire a versé plus que sa part de dépenses réelles, il doit être remboursé ou crédité sur l’appel suivant. Un solde orange veut dire l’inverse, il reste un complément à appeler. Le total de la colonne doit correspondre à l’écart entre le budget appelé et les dépenses réelles.
Les appels de fonds et la régularisation sont entièrement calculés, donc verrouillés. Restent ouverts la liste des copropriétaires, le budget et le journal des dépenses. Pour tout déprotéger, va dans l’onglet Révision puis « Ôter la protection », aucun mot de passe n’est demandé.
Pour aller plus loin
Tout ce dont tu as besoin pour tirer vraiment parti de ton fichier se trouve ici.
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