Décompte de charges locatives Excel à télécharger

Ce décompte de charges fait le travail en deux temps. Sur la première feuille, tu saisis le montant réel de chaque poste de la période et tu choisis sa clé de répartition dans une liste, les tantièmes généraux, des tantièmes spéciaux que tu renommes (ascenseur, chauffage), la consommation relevée aux compteurs, ou « Non récupérable » pour ce qui reste au bailleur, comme l'assurance de l'immeuble ou la taxe foncière. Les totaux par clé se calculent.

Sur la deuxième feuille, tu indiques la période, le total de l'immeuble pour chaque clé, puis une ligne par locataire avec ses tantièmes, sa consommation, ses dates d'entrée ou de sortie et ses provisions versées. Le modèle compte les jours d'occupation, calcule la part de chacun et son solde de régularisation, positif pour un trop-perçu à rembourser, négatif pour un complément à réclamer. Ce qui ne revient à aucun locataire, un logement resté vide un mois par exemple, est chiffré à part à la charge du bailleur, et le tout retombe au centime sur les charges à répartir. Idéal pour un propriétaire bailleur qui loue plusieurs logements d'un même immeuble, ou un petit syndic bénévole.

Ce que contient le fichier

• Une feuille des charges réelles, 14 lignes de postes avec une clé de répartition choisie dans une liste pour chacun
• Quatre clés au choix, les tantièmes généraux, des tantièmes spéciaux à renommer, la consommation relevée, ou « Non récupérable » pour ce qui reste au bailleur
• Une feuille de décompte de 20 lignes, une par locataire, avec les dates d'entrée et de sortie pour compter les jours d'occupation
• La part de chaque locataire au prorata, arrondie au centime sans que la somme s'écarte du total réparti
• Le solde de régularisation de chaque locataire, les compléments à réclamer en rouge
• Le reste à la charge du bailleur (logement vide, lot non saisi) et les charges non récupérables, chiffrés à part
• Une ligne de contrôle qui signale un poste sans clé, une date illisible ou un nombre tapé en texte

Comment utiliser ce modèle

Comment répartir les charges selon les tantièmes

Dans une copropriété, chaque lot possède un nombre de tantièmes qui mesure sa quote-part dans les parties communes, défini par le règlement de copropriété. La part de charges d'un lot se calcule en multipliant le total des charges par ses tantièmes, divisé par le total des tantièmes de l'immeuble. Un lot qui pèse 250 tantièmes sur 1 000 supporte donc un quart des charges.

Ce modèle applique cette règle de trois dès que tu saisis les tantièmes de chaque locataire et le total de l'immeuble. Diviser par le total de l'immeuble, et non par les seuls lots saisis, évite de faire payer aux autres locataires la part d'un logement vide, qui reste au bailleur et s'affiche sous le tableau. Tu peux aussi raisonner en pourcentages, avec 100 comme total de l'immeuble, ou en parts égales.

Certaines charges se répartissent autrement. L'ascenseur ou le chauffage suivent souvent des tantièmes spéciaux, l'eau se partage selon les relevés des compteurs. Chaque poste porte donc sa clé, et la deuxième feuille prend, pour chaque locataire, ses tantièmes généraux, ses tantièmes spéciaux et sa consommation.

Provisions, charges récupérables et régularisation annuelle

Un locataire verse en général des provisions, une avance mensuelle sur les charges. Au moins une fois par an, on compare ces provisions aux charges réellement engagées, c'est la régularisation. Si les provisions dépassent les charges réelles, tu rembourses la différence. Si elles ne suffisent pas, tu réclames un complément. Un mois avant, le bailleur communique le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires, ce que les deux feuilles du modèle montrent.

Seules les charges récupérables peuvent être refacturées au locataire, et leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 (eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, par exemple). L'assurance de l'immeuble, la taxe foncière ou les honoraires du syndic n'y figurent pas, c'est pourquoi le modèle les range en « Non récupérable », pour mémoire.

Un locataire arrivé ou parti en cours d'année ne paie que sa période d'occupation. Le modèle compte ses jours entre sa date d'entrée et sa date de sortie et applique ce prorata à ses tantièmes, tandis que sa consommation reste celle relevée pour lui. Les parts sont arrondies au centime, et leur somme avec le reste du bailleur retombe exactement sur les charges récupérables.