Questions fréquentes
Les 5 essentielles : RECHERCHEV (retrouver un fournisseur et ses conditions), MIN (identifier le meilleur prix parmi les devis), SOMME.SI.ENS (totaliser les dépenses par fournisseur, catégorie et période), SI (créer des alertes sur les prix et les contrats) et RANG (classer les fournisseurs par volume d'achat). Avec ces formules, tu gères tes comparatifs de devis, ton suivi de commandes et tes analyses fournisseurs. Ajoute MOYENNE pour calculer les prix moyens et ARRONDI pour des montants propres dans tes bons de commande.
Crée un tableau avec les produits en lignes et les fournisseurs en colonnes. Remplis les prix unitaires HT de chaque offre. Utilise MIN pour identifier le meilleur prix par produit, INDEX/EQUIV pour trouver le nom du fournisseur correspondant au MIN, et une mise en forme conditionnelle pour colorer en vert la meilleure offre par ligne. Ajoute une ligne "Total commande" avec SOMME pour comparer le coût global de chaque fournisseur. Pense aussi à intégrer les frais de port et les remises pour comparer en coût total (TCO).
Trie tes fournisseurs par montant d'achat décroissant avec RANG. Calcule le pourcentage cumulé du montant total. Classe en A (0-80% du montant cumulé), B (80-95%) et C (95-100%) avec SI.CONDITIONS. En général, 20% de tes fournisseurs (classe A) représentent 80% de ta dépense. Ce sont eux que tu dois négocier en priorité. Ajoute un graphique en barres avec une courbe de pourcentage cumulé pour visualiser la répartition. Ce graphique est très parlant en réunion avec la direction.
Pour une équipe achats de 1 à 3 personnes et moins de 500 fournisseurs, Excel est suffisant et très flexible. Tu peux construire tes comparatifs, tes suivis et tes reportings sans licence supplémentaire. Au-delà, un outil dédié apporte la gestion des appels d'offres, les workflows de validation et la traçabilité automatique. Mais même avec un logiciel achats, Excel reste incontournable pour les analyses ponctuelles, les simulations de négociation et les reportings personnalisés que le logiciel ne propose pas en standard.
Crée un tableau avec les indicateurs clés par fournisseur : taux de livraison à temps (NB.SI.ENS pour compter les livraisons dans les délais divisé par le total), taux de conformité qualité, délai moyen de livraison (MOYENNE sur les délais réels), et montant total d'achat (SOMME.SI). Attribue un score pondéré à chaque critère avec SOMMEPROD et classe tes fournisseurs avec RANG. Mets à jour ce tableau chaque trimestre pour suivre l'évolution et alimenter tes revues fournisseurs.
Compare le prix payé avant négociation (ancien tarif) et le prix après négociation (nouveau tarif) pour chaque produit. L'économie unitaire est la différence entre les deux. Multiplie par le volume d'achat prévu avec SOMMEPROD pour obtenir l'économie annuelle totale. Crée un tableau récapitulatif par catégorie d'achat avec SOMME.SI.ENS. Ces chiffres sont essentiels pour ton reporting annuel et pour démontrer la valeur ajoutée du service achats à la direction.
Crée un fichier avec les colonnes : code fournisseur, nom, date de début, date de fin, montant annuel, catégorie, conditions de paiement. Utilise SI pour créer une colonne d'alerte : contrats expirant dans moins de 60 jours, moins de 30 jours, ou déjà expirés. DATEDIF calcule la durée restante. Trie par date de fin croissante pour prioriser les renouvellements. Ajoute une MFC rouge sur les contrats expirés. Ce fichier remplace le classeur papier et t'évite les renouvellements tacites non désirés.
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