Excel pour les Acheteurs

MIN identifie le prix le plus bas parmi les devis reçus pour un même produit. Quand tu lances une consultation pour des cartouches d'encre et que tu reçois 8 offres de fournisseurs différents, MIN te dit immédiatement quel est le meilleur prix unitaire HT.

Sans cette formule, tu compares visuellement les 8 prix, avec le risque de rater le moins cher ou de confondre des lignes. Combinée avec INDEX/EQUIV, MIN te donne aussi le nom du fournisseur le moins-disant.

SOMME.SI.ENS totalise tes achats en croisant plusieurs critères : fournisseur, catégorie de produit et période. Le directeur industriel te demande combien tu as dépensé chez BuroPro en fournitures au premier trimestre ? Sans SOMME.SI.ENS, tu filtres manuellement sur trois colonnes, tu vérifies les dates, tu fais un SOMME sur les lignes visibles.

Avec SOMME.SI.ENS, une seule formule te donne la réponse en temps réel. C'est la base de ton analyse de la dépense par famille d'achat.

SI transforme ton fichier de suivi en système d'alertes automatiques. Prends un tarif de 12,50 euros la cartouche négocié avec BuroPro, alors que la dernière facture affiche 14,20 euros. Avec SI, tu compares chaque prix facturé au tarif négocié : =SI(C2>D2;"Surcoût";"OK").

Tu repères immédiatement les écarts. Autre cas : un contrat cadre qui expire dans moins de 30 jours déclenche l'alerte "A renouveler". Une commande qui dépasse le seuil de 5 000 euros affiche "Validation requise". Sans ces alertes, tu découvres le surcoût en fin de trimestre quand le budget est déjà dépassé.

SOMME.SI totalise les montants pour un fournisseur donné sur l'ensemble de tes commandes. Au moment de préparer la revue trimestrielle, tu veux savoir combien tu as dépensé chez chaque fournisseur depuis janvier : SOMME.SI parcourt ta base de commandes et additionne tous les montants correspondant au fournisseur sélectionné.

C'est la version simple de SOMME.SI.ENS quand tu n'as besoin que d'un seul critère de filtre. Sans cette formule, tu filtres manuellement la colonne fournisseur et tu fais un SOMME qui ne compte que les lignes visibles, avec le risque d'oublier des lignes masquées.

NB.SI compte les commandes selon un critère donné. Tu veux savoir combien de commandes sont en retard de livraison cette semaine ? NB.SI parcourt la colonne statut et compte les occurrences de "En retard".

Tu peux aussi compter les commandes par statut (en attente, livrées, partiellement livrées, annulées), le nombre de fournisseurs par catégorie d'achat, ou le nombre de contrats actifs versus expirés. Sans NB.SI, tu filtres et tu comptes manuellement, ce qui prend du temps et ne se met pas à jour automatiquement.

MOYENNE calcule le prix moyen d'achat d'un produit sur une période, le délai de livraison moyen d'un fournisseur, ou la remise moyenne obtenue. Avant une renégociation avec TechSupply, tu veux connaître le prix moyen payé pour les cartouches d'encre sur les 12 derniers mois : MOYENNE te donne la réponse en une cellule.

Compare ensuite la moyenne de TechSupply avec celle de BuroPro pour argumenter ta négociation avec des chiffres factuels. Sans cette formule, tu additionnes manuellement et tu divises, avec le risque d'oublier une commande.

RANG classe tes fournisseurs par volume d'achat, par ponctualité de livraison ou par niveau de remise. Avec 50 fournisseurs au compteur, tu veux identifier les 5 plus importants en montant d'achat annuel : RANG attribue un classement automatique à chaque fournisseur.

Le top 5 représente souvent 80% de ta dépense (loi de Pareto), et ce sont eux que tu dois négocier en priorité. Sans RANG, tu tries manuellement la colonne montant, et le classement disparaît dès que tu ajoutes une ligne.

MAX identifie la commande la plus élevée, le prix le plus cher ou le délai le plus long dans tes données. Pendant la vérification du suivi mensuel, tu veux repérer la commande la plus importante du mois : un MAX anormalement élevé peut signaler une erreur de saisie (un zéro en trop), un achat non validé ou un fournisseur qui a augmenté ses prix sans prévenir.

C'est un indicateur d'alerte simple mais efficace. Sans MAX, tu parcours visuellement des dizaines de lignes et tu risques de ne pas repérer l'anomalie.

ARRONDI te garantit des montants à 2 décimales exactes dans tes bons de commande et tes comparatifs. Lorsque tu calcules le prix unitaire après une remise de 12,5% sur un article à 43,80 euros, le résultat brut donne 38,325 euros, un montant impossible à facturer.

ARRONDI(38,325;2) donne 38,33 euros, un prix propre et utilisable. Sans cette formule, tes comparatifs affichent des centièmes de centimes qui rendent les tableaux illisibles et créent des écarts de quelques centimes entre tes calculs et les factures du fournisseur.