Suivi des congés et absencesCas pratique Excel pas à pas
Le contexte
Mets en place un suivi complet des congés et absences de ton équipe : soldes en temps réel, calcul d'ancienneté et alertes automatiques quand un collaborateur approche de la limite.
Les données de départ
Crée un onglet avec les infos de chaque salarié : nom, date d'entrée, poste, droit à congés annuel (25 jours par défaut + jours d'ancienneté). Ce tableau sert de référence pour toutes les formules.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nom | Date d'entrée | Poste | Droit CP | Droit RTT |
| 2 | Dupont Marie | 15/09/2020 | Comptable | 27 | 10 |
| 3 | Martin Paul | 03/01/2024 | Dev | 25 | 10 |
| 4 | Bernard Sophie | 12/06/2018 | RH | 28 | 10 |
| 5 | Lefèvre Thomas | 01/03/2022 | Commercial | 26 | 10 |
| 6 | Moreau Julie | 15/07/2019 | Marketing | 28 | 10 |
| 7 | Petit Romain | 10/11/2023 | Dev | 25 | 10 |
| 8 | Garcia Laura | 22/04/2017 | Comptable | 29 | 10 |
| 9 | Dubois Antoine | 08/09/2021 | Logistique | 26 | 10 |
| 10 | Rousseau Camille | 14/02/2025 | Assistante | 25 | 10 |
| 11 | Lambert Hugo | 30/06/2016 | Chef de projet | 30 | 10 |
Solution pas à pas
2Calculer l'ancienneté
Utilise DATEDIF pour calculer le nombre d'années complètes entre la date d'entrée et aujourd'hui. Certaines conventions collectives accordent des jours supplémentaires après 5, 10 ou 15 ans. La formule te donne l'ancienneté automatiquement.
=DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"Y")Résultat attendu : Le nombre d'années d'ancienneté (ex: 5 pour quelqu'un entré le 15/09/2020).
Attention
- DATEDIF est une fonction non documentée d'Excel. Elle fonctionne parfaitement mais n'apparaît pas dans l'auto-complétion. Tape-la manuellement.
3Compter les jours pris
Utilise NB.SI.ENS pour compter les jours d'absence par type (CP, RTT, maladie) et par collaborateur sur la période en cours. Le compteur se met à jour automatiquement quand tu saisis une nouvelle absence.
=NB.SI.ENS(Absences!B:B;A2;Absences!C:C;"CP";Absences!A:A;">="&DATE(2026;6;1);Absences!A:A;"<"&DATE(2027;6;1))Résultat attendu : Le nombre de jours de CP pris par le collaborateur sur la période (ex: 12 jours sur 27).
4Calculer le solde restant
Soustrais les jours pris du droit annuel. Utilise SOMME.SI pour additionner toutes les absences du même type. Affiche le solde restant dans le tableau récapitulatif. Le manager voit d'un coup d'œil qui a encore des congés à poser.
=D2-NB.SI.ENS(Absences!B:B;A2;Absences!C:C;"CP")Résultat attendu : Le solde de CP restant (ex: 27 - 12 = 15 jours restants).
5Ajouter les alertes
Utilise AUJOURDHUI pour vérifier si la fin de période approche (ex: 31 mai) et si le collaborateur a encore beaucoup de jours à poser. Affiche une alerte si le solde dépasse un seuil à moins de 2 mois de la clôture.
=SI(ET(AUJOURDHUI()>DATE(2026;4;1);F2>10);"Attention : "&F2&" jours à poser avant le 31/05";"")Résultat attendu : "Attention : 15 jours à poser avant le 31/05" si on est après le 1er avril et qu'il reste plus de 10 jours.
Attention
- Adapte les dates à ta convention collective. Certaines entreprises clôturent au 31 décembre, pas au 31 mai.
Questions fréquentes
Comment calculer les jours d'ancienneté dans Excel ?
Utilise DATEDIF(date_entree;AUJOURDHUI();"Y") pour obtenir les années complètes. Puis un SI imbriqué : =SI(ancienneté>=15;3;SI(ancienneté>=10;2;SI(ancienneté>=5;1;0))). Adapte les seuils à ta convention collective.
Comment gérer les congés à cheval sur deux mois ?
Saisis une ligne par jour d'absence (ou par période continue avec date début et date fin). NB.JOURS.OUVRES(date_debut;date_fin) te donne le nombre de jours ouvrés dans la période.
Faut-il compter les jours de maladie dans le solde de congés ?
Non. Les arrêts maladie et les congés payés sont des compteurs séparés. Utilise la colonne 'Type' pour les distinguer. NB.SI.ENS filtre par type pour ne compter que les CP dans le solde CP.
Comment gérer les reports de congés non pris ?
Ajoute une colonne 'Report N-1' dans la fiche collaborateur. Le droit total = droit annuel + report. Mets le report à jour une fois par an à la clôture de la période.
Un tableau Excel suffit-il pour gérer les congés ?
Pour une équipe de moins de 30 personnes, oui. Au-delà, un SIRH dédié est plus adapté pour gérer les workflows de validation, les notifications et l'historique. Excel reste un bon outil de suivi et de contrôle.
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