Planning des rendez-vous en secrétariat médical sur Excel
Un exercice corrigé de planning pour secrétaire médicale, avec TEMPS, RECHERCHEV et SOMMEPROD pour calculer les heures de fin et repérer les chevauchements, et le fichier Excel à télécharger.
Au secrétariat d'un cabinet médical, l'agenda se remplit au fil des appels, et un bilan de 45 minutes posé un peu vite peut empiéter sur le rendez-vous suivant du même médecin. Dans cet exercice, on va voir ensemble comment tenir la semaine de trois praticiens dans Excel, avec des heures de fin qui se calculent toutes seules !
L'objectif est de transformer une simple liste de rendez-vous en planning qui se contrôle lui-même, en reliant chaque acte à sa durée puis en comparant les créneaux d'un même médecin sur une même journée. Une fois ce réflexe acquis, il sert partout où des réservations se suivent, d'une salle de réunion à un planning d'interventions.
Ce que tu vas construire
- Reconstituer une vraie heure Excel à partir de l'heure et des minutes avec TEMPS.
- Retrouver la durée de chaque acte dans une table de référence avec RECHERCHEV.
- Calculer l'heure de fin d'un rendez-vous et l'afficher au format hh:mm.
- Contrôler qu'un rendez-vous tient dans les horaires d'ouverture du cabinet.
- Compter les rendez-vous d'un praticien sur une journée avec NB.SI.ENS.
- Repérer les chevauchements d'agenda avec SOMMEPROD, puis les colorer par une mise en forme conditionnelle.
À connaître avant de commencer
- Savoir recopier une formule le long d'une colonne et figer une plage avec les $.
- Savoir qu'Excel range une heure comme une fraction de journée, 12:00 valant 0,5.
- Connaître RECHERCHEV et la fonction SI au moins de nom.
Voici les données de départ, réparties sur 3 onglets comme dans le fichier (clique sur un onglet sous le tableau pour changer de feuille). Copie-les ou , puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Patient | Praticien | Jour | Heure | Minute | Acte | Début | Durée | Fin | Horaires | RDV du jour | Contrôle |
| 2 | Léa M. | Dr Lemaire | 05/10/2026 | 8 | 30 | Consultation | ||||||
| 3 | Hugo D. | Dr Lemaire | 05/10/2026 | 8 | 45 | Bilan de santé | ||||||
| 4 | Inès B. | Dr Benali | 05/10/2026 | 9 | 0 | Suivi pédiatrique | ||||||
| 5 | Paul R. | Dr Lemaire | 05/10/2026 | 9 | 15 | Vaccination | ||||||
| 6 | Chloé T. | Dr Faure | 06/10/2026 | 7 | 45 | Électrocardiogramme | ||||||
| 7 | Nathan G. | Dr Faure | 06/10/2026 | 8 | 15 | Consultation | ||||||
| 8 | Emma L. | Dr Benali | 06/10/2026 | 14 | 0 | Première consultation | ||||||
| 9 | Jules P. | Dr Benali | 07/10/2026 | 10 | 30 | Suivi pédiatrique | ||||||
| 10 | Louis F. | Dr Lemaire | 07/10/2026 | 10 | 30 | Consultation | ||||||
| 11 | Sarah K. | Dr Benali | 07/10/2026 | 10 | 45 | Bilan de santé | ||||||
| 12 | Manon V. | Dr Lemaire | 08/10/2026 | 9 | 15 | Vaccination | ||||||
| 13 | Zoé H. | Dr Benali | 09/10/2026 | 18 | 30 | Première consultation | ||||||
| 14 | Adam C. | Dr Faure | 09/10/2026 | 18 | 30 | Bilan de santé |
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Acte | Durée (min) |
| 2 | Consultation | 15 |
| 3 | Vaccination | 15 |
| 4 | Certificat médical | 15 |
| 5 | Première consultation | 30 |
| 6 | Suivi pédiatrique | 30 |
| 7 | Électrocardiogramme | 30 |
| 8 | Bilan de santé | 45 |
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Paramètre | Valeur |
| 2 | Heure d'ouverture | 8 |
| 3 | Heure de fermeture | 19 |
Exercice guidé
Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.
Astuces pour aller plus loin
Une liste déroulante pour les actes
Sélectionne F2:F14, puis Données, Validation des données, Liste, avec la source =Actes!$A$2:$A$8. L'acte se choisit alors au lieu de se taper, et une faute comme Consulation ne peut plus entrer. C'est précieux ici, car une seule durée en #N/A fait tomber toute la colonne Contrôle en #N/A.
Le tableau des rendez-vous par praticien et par jour
Pour voir la charge de la semaine d'un coup d'œil, écris les trois praticiens en P2:P4 et les cinq dates en Q1:U1, puis saisis en Q2 =NB.SI.ENS($B$2:$B$14;$P2;$C$2:$C$14;Q$1) et recopie-la sur toute la grille. Le $ devant P garde la colonne des praticiens, celui devant 1 garde la ligne des dates. Tu lis 3 pour le Dr Lemaire le lundi, et 0 pour le Dr Faure le mercredi.
Le temps réservé par praticien dans la journée
Le nombre de rendez-vous ne dit pas tout, un bilan de 45 minutes pèse plus qu'un certificat. =SOMME.SI.ENS($H$2:$H$14;$B$2:$B$14;B2;$C$2:$C$14;C2) additionne les durées du même praticien le même jour, soit 75 minutes pour le Dr Lemaire le lundi. =TEMPS(0;75;0), au format hh:mm, les affiche en 01:15.
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Tu as peut-être encore une question
Liste les rendez-vous à raison d'une ligne chacun, avec le patient, le praticien, le jour, l'heure de début et l'acte, et garde la durée de chaque acte dans une table à part. RECHERCHEV y retrouve la durée, une addition donne l'heure de fin, et SOMMEPROD repère les rendez-vous qui se chevauchent. Le corrigé de cet exercice détaille chaque formule sur la semaine d'un cabinet de trois médecins.
Excel compte le temps en jours, donc ajouter 30 à une heure ajoute 30 jours. Il faut convertir les minutes en heure avec TEMPS, comme =G2+TEMPS(0;H2;0), ou les diviser par 1 440, le nombre de minutes d'une journée, comme =G2+H2/1440. Applique ensuite le format hh:mm à la cellule pour lire le résultat.
Une heure est une fraction de journée, et 08:30 vaut 0,354166667. Dans une cellule au format Standard, TEMPS pose souvent un format à l'anglaise qui affiche 8:30 AM, alors qu'une heure calculée par une division garde le format Standard et affiche le nombre. Dans les deux cas le calcul est juste, et le format personnalisé hh:mm affiche 08:30 sur 24 heures.
Deux rendez-vous d'un même praticien se chevauchent quand l'un commence avant la fin de l'autre et finit après son début. =SOMMEPROD(($B$2:$B$14=B2)*($C$2:$C$14=C2)*($G$2:$G$14<I2)*($I$2:$I$14>G2)) compte les rendez-vous qui remplissent ces conditions, la ligne elle-même comprise. Au-delà de 1, il y a chevauchement, et une mise en forme conditionnelle colore la ligne.
NB.SI.ENS compte les lignes qui remplissent plusieurs critères à la fois. =NB.SI.ENS($B$2:$B$14;B2;$C$2:$C$14;C2) renvoie le nombre de rendez-vous du praticien de la ligne sur la même journée, 3 pour le Dr Lemaire le lundi 5 octobre dans cet exercice. Pour une grille praticien par jour, remplace B2 et C2 par les en-têtes de la grille, avec les $ qui conviennent.
Excel suffit pour apprendre à construire et à contrôler un planning. Un vrai agenda de cabinet contient toutefois des informations recueillies pour des soins, que la CNIL range parmi les données de santé, elles-mêmes classées comme données sensibles par le RGPD. C'est pourquoi les patients de cet exercice sont fictifs et désignés par un prénom et une initiale, et un fichier réel se protège avec le même soin que le dossier des patients.
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