Excel pour les Assistants administratifs
En tant qu'assistant administratif, tu es la personne qui fait tourner le bureau au quotidien. Planning des congés, suivi du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures, réservation des salles de réunion, mise à jour de l'annuaire interne, préparation des tableaux de bord pour la direction, suivi des notes de frais : la liste de tes tâches dans Excel est longue et variée. Et tout le monde compte sur toi pour que les fichiers soient fiables, à jour et bien présentés. Que tu sois dans une PME de 30 personnes ou dans un service administratif d'une grande entreprise, Excel est ton outil central.
Le risque, c'est de tout faire à la main alors qu'une formule s'en charge en une cellule.
- On recopie les noms et adresses un par un dans chaque courrier là où CONCATENER assemble la ligne complète automatiquement.
- On relit le registre ligne par ligne pour repérer les courriers en retard là où SI et AUJOURDHUI affichent l'alerte tout seuls.
Résultat : un assistant administratif perd en moyenne 4 heures par semaine sur des tâches répétitives, et passe à côté d'une échéance ou d'une commande de fournitures de temps en temps.
Ce guide te montre les 10 formules les plus utiles au quotidien en administration sur Excel, avec des exemples concrets tirés de la vraie vie de bureau : planning d'équipe avec comptage des présents par jour, suivi du courrier avec alertes de retard automatiques, gestion des fournitures avec seuils de commande, et tableaux de bord pour la direction. Chaque formule est illustrée avec des données que tu reconnaitras : noms de services, types de courrier, catégories de dépenses, statuts de traitement.
On apprend mieux en faisant
Télécharge le classeur Excel et entraîne-toi sur des données proches du quotidien des assistants administratifs. Retrouve dans chaque onglet une formule à compléter, et le corrigé à portée de clic !
Télécharger le fichier d'entraînementLes 10 formules Excel indispensables pour les Assistants administratifs
1. RECHERCHEV - Retrouver un collaborateur, un fournisseur ou un dossier
Cette fonction sert à :
- retrouver le service et le poste d'un collaborateur à partir de son nom
- afficher les coordonnées d'un fournisseur à partir de son code
- remonter le bureau d'un agent dans l'annuaire interne
RECHERCHEV est ta formule passe-partout en administration. Tu tapes un nom et elle te renvoie le service, le numéro de poste, l'adresse email ou le bureau. Quand tu gères un annuaire de 200 personnes et qu'on te demande 10 fois par jour 'il est dans quel service ?' ou 'c'est quoi son numéro de poste ?', RECHERCHEV te sauve la mise.
Sans cette formule, tu scrolles dans ta liste à chaque question. Avec RECHERCHEV, tu tapes le nom dans une cellule et toutes les infos s'affichent instantanément.
Astuce. crée un mini-formulaire de recherche en haut de ta feuille avec une cellule de saisie et des RECHERCHEV qui renvoient toutes les colonnes.
2. NB.SI - Compter par service, par statut, par type
Cette fonction sert à :
- compter les courriers non traités du jour
- dénombrer les salariés par service
- totaliser les salles réservées sur un créneau
NB.SI est la formule de comptage par excellence en administration. Combien de salariés dans le service Marketing ? Combien de courriers non traités cette semaine ? Combien de salles réservées mardi prochain ? NB.SI répond à toutes ces questions en une cellule.
Chaque matin, tu ouvres ton fichier et tu vois immédiatement combien de courriers attendent un traitement. Sans NB.SI, tu filtres la colonne statut, tu comptes les lignes, tu enlèves le filtre. Avec NB.SI, le chiffre est toujours visible et toujours à jour.
Astuce. place les NB.SI en haut de ta feuille pour créer un mini-tableau de bord instantané.
3. CONCATENER - Assembler des textes pour courriers et étiquettes
Cette fonction sert à :
- assembler la ligne d'adresse pour une étiquette d'envoi
- composer une formule de politesse personnalisée dans un courrier
- fusionner civilité, prénom et nom pour une convocation
CONCATENER assemble des cellules en un seul texte. Tu l'utilises pour créer des lignes d'adresse (prénom & " " & nom), des formules de politesse personnalisées ('Cher Monsieur Dupont'), des en-têtes de courrier ou des étiquettes d'envoi.
Par exemple, tu prépares 50 convocations de réunion : au lieu de taper chaque nom, CONCATENER assemble automatiquement 'Madame' & prénom & nom & ', vous êtes convoqué(e)...'. Indispensable pour le publipostage et la création de courriers en série.
Astuce. utilise l'opérateur & au lieu de CONCATENER, c'est plus rapide à taper et plus lisible.
4. AUJOURDHUI - Suivi des échéances et des délais
Cette fonction sert à :
- calculer le nombre de jours depuis la réception d'un courrier
- repérer les échéances de réponse dépassées
- afficher les délais de traitement qui arrivent à terme cette semaine
AUJOURDHUI te donne la date du jour, automatiquement mise à jour chaque matin. Combinée avec SI, elle permet de repérer les courriers en retard (=SI(date_limite<AUJOURDHUI();"En retard";"OK")), de calculer le nombre de jours depuis la réception d'un document, ou d'afficher les tâches dues cette semaine.
Par exemple, tu reçois un courrier recommandé le 15 mars avec un délai de réponse de 10 jours : AUJOURDHUI te dit automatiquement si le délai est dépassé ou combien de jours il te reste.
Astuce. =AUJOURDHUI()-date_réception te donne l'ancienneté d'un courrier en nombre de jours.
5. SI - Alertes et classement automatique
Cette fonction sert à :
- signaler une fourniture à commander quand le stock passe sous le seuil
- marquer un courrier en retard comme urgent
- indiquer un contrat à renouveler avant son expiration
SI permet d'automatiser les décisions au quotidien. Stock de fournitures bas ? "À commander". Courrier non traité depuis plus de 5 jours ? "Urgent". Salle disponible ? "Libre". Contrat qui expire dans moins de 30 jours ? "À renouveler".
Tu définis les règles une seule fois, et Excel les applique sur toutes les lignes. Plus besoin de vérifier chaque ligne manuellement chaque matin. Combinée avec la MFC, les lignes urgentes se colorent automatiquement en rouge.
Astuce. imbrique plusieurs SI pour créer 3 niveaux de priorité (urgent, normal, faible).
6. SOMME.SI - Totaliser les dépenses par catégorie
Cette fonction sert à :
- totaliser les dépenses de fournitures par catégorie
- additionner les notes de frais par service
- cumuler le budget de fonctionnement par poste
SOMME.SI totalise les montants par critère. En administration, tu l'utilises pour le suivi des fournitures (total par catégorie : papeterie, informatique, mobilier), les notes de frais (total par service : Marketing, Commercial, RH), ou le budget de fonctionnement (total par poste : loyer, téléphonie, fournitures). Un seul critère suffit la plupart du temps.
Par exemple, combien a-t-on dépensé en fournitures de bureau ce trimestre ? SOMME.SI te donne la réponse en une cellule.
Astuce. combine avec un graphique pour visualiser la répartition des dépenses par catégorie.
7. TEXTE - Formater les dates dans les courriers
Cette fonction sert à :
- écrire la date en toutes lettres dans une convocation
- formater un montant en euros dans un courrier officiel
- afficher la mention de lieu et date d'un procès-verbal
TEXTE formate une valeur selon un masque personnalisé. Pour tes courriers officiels, =TEXTE(AUJOURDHUI();"JJJJ JJ MMMM AAAA") affiche "vendredi 20 mars 2026" en toutes lettres.
C'est propre, automatique, et tu ne te trompes plus jamais de date dans une convocation, un procès-verbal ou un courrier de la direction. Tu peux aussi formater les montants : =TEXTE(montant;"# ##0,00 ""euros""") affiche '1 250,00 euros'.
Astuce. utilise TEXTE dans un CONCATENER pour créer des phrases complètes automatiques comme 'Paris, le vendredi 20 mars 2026'.
8. NBVAL - Compter les lignes remplies
Cette fonction sert à :
- compter les réponses reçues à une invitation
- dénombrer les lignes remplies du registre du courrier
- calculer le taux de réponse à un formulaire de disponibilité
NBVAL compte les cellules non vides d'une plage. Combien de lignes dans ton registre du courrier ? Combien de participants ont répondu à l'invitation pour la réunion de lundi ? Combien de salles sont renseignées dans le planning de la semaine ? NBVAL te donne la réponse sans compter manuellement.
Par exemple, tu envoies un formulaire de disponibilité à 40 personnes : NBVAL sur la colonne réponse te dit combien ont répondu. Combinée avec NB.VIDE, tu sais aussi combien n'ont pas encore répondu.
Astuce. =NBVAL(colonne)/40 te donne le taux de réponse en pourcentage.
9. NB.SI.ENS - Compter avec plusieurs critères
Cette fonction sert à :
- compter les courriers non traités d'un service précis
- dénombrer les notes de frais d'un mois non validées
- totaliser les réunions d'une salle sur une période
NB.SI.ENS croise les critères pour des comptages précis. Combien de courriers non traités destinés au service Commercial ? Combien de réunions en salle A prévues cette semaine ? Combien de notes de frais du mois de mars qui n'ont pas été validées ? C'est la version avancée de NB.SI quand un seul critère ne suffit plus.
Par exemple, la direction te demande combien de factures fournisseurs de plus de 1 000 euros sont en attente de paiement ce mois-ci. NB.SI.ENS te donne la réponse en une formule.
Astuce. utilise des dates comme critères (">="&DATE(2026;3;1)) pour filtrer par période.
10. MAJUSCULE / NOMPROPRE - Normaliser les noms et adresses
Cette fonction sert à :
- harmoniser les noms saisis n'importe comment pour l'annuaire
- normaliser les adresses avant un publipostage
- uniformiser les noms d'une liste de contacts pour les étiquettes
MAJUSCULE met tout en capitales, NOMPROPRE met la première lettre en majuscule. En administration, tu reçois des données saisies n'importe comment par les collègues : dupont, DUPONT, duPont, DuPONT. NOMPROPRE harmonise tout en un seul format propre : Dupont.
C'est essentiel pour les courriers officiels, les annuaires internes, les listes de contacts et les étiquettes d'envoi. Sans normalisation, tes fichiers ont l'air amateur et les RECHERCHEV ne trouvent pas les correspondances.
Astuce. combine NOMPROPRE avec SUPPRESPACE pour nettoyer aussi les espaces en trop dans les noms saisis.
Télécharge ta fiche récap en PDF
Nous avons résumé les formules et raccourcis essentiels aux assistants administratifs dans un PDF. Imprime-le et garde-le à côté de ton écran !
Télécharger le PDF gratuit11 exercices Excel pour les Assistants administratifs
Rien ne remplace la pratique. Ces exercices reprennent des situations réelles que rencontrent les assistants administratifs, avec un énoncé concret et son corrigé. Choisis-en un, cherche la solution par toi-même, puis vérifie.
Suivi des notes de frais
Mets en place un suivi des notes de frais sur Excel : total par catégorie, contrôle des plafonds et total remboursable, à partir d'un relevé de dépenses.
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Préparer une base de contacts pour un publipostage
Nettoie une base de contacts à la casse incohérente avec NOMPROPRE, puis construis les champs de fusion (formule d'appel, identifiant) prêts à être repris dans un publipostage.
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Planning d'équipe dynamique
Construire un planning d'équipe visuel et dynamique qui s'adapte automatiquement aux congés, aux jours fériés et aux rotations.
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Compléter une facture dans Excel
Compléter une facture pas à pas : total par ligne, total HT, TVA à 20 % et total TTC, avec les bonnes formules et le bon arrondi.
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Trier, filtrer et synthétiser une base de données
Apprendre à exploiter une base de données Excel : trier sur plusieurs critères, filtrer, calculer des sous-totaux et fiabiliser la saisie avec une liste déroulante.
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Calculs de base sur une liste de courses
Construis tes premiers calculs Excel sur une liste de courses : total par ligne, total général et format monétaire, avant de passer aux fonctions avancées.
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Formats de cellule sur un tableau de suivi
Mets en forme un tableau de suivi brut : format date, monétaire, pourcentage, format personnalisé, bordures et volets figés pour un rendu lisible.
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Liste déroulante pour le menu de la semaine
Crée une liste déroulante avec la validation des données pour planifier ton menu de la semaine, puis compte combien de fois chaque plat revient.
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Trier et filtrer une collection
Trie une collection de livres sur plusieurs niveaux, applique un filtre pour isoler ce qui t'intéresse, puis compte les titres par catégorie.
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Calculer des dates et des échéances
Calcule le nombre de jours restants avant chaque échéance d'abonnement, la durée déjà écoulée et l'ancienneté en années, à partir d'une date du jour.
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Numéroter un planning par recopie incrémentée
Crée un planning numéroté en quelques gestes grâce à la recopie incrémentée : numérotation auto, suite de dates et séries de texte, sans tout taper à la main.
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Pour aller plus loin
Découvre notre planning Excel pour organiser tâches et créneaux, semaine après semaine
En quelques minutes, situe ton niveau et repère ce qui te sépare encore des meilleurs Assistants administratifs.
Le raccourci pour passer de « je me débrouille sur Excel » à « c’est moi qu’on appelle quand ça bloque ».
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