Excel pour les Assistants administratifs

NB.SI est la formule de comptage par excellence en administration. Combien de salariés dans le service Marketing ? Combien de courriers non traités cette semaine ? Combien de salles réservées mardi prochain ? NB.SI répond à toutes ces questions en une cellule.

Chaque matin, tu ouvres ton fichier et tu vois immédiatement combien de courriers attendent un traitement. Sans NB.SI, tu filtres la colonne statut, tu comptes les lignes, tu enlèves le filtre. Avec NB.SI, le chiffre est toujours visible et toujours à jour.

CONCATENER assemble des cellules en un seul texte. Tu l'utilises pour créer des lignes d'adresse (prénom & " " & nom), des formules de politesse personnalisées ('Cher Monsieur Dupont'), des en-têtes de courrier ou des étiquettes d'envoi.

Par exemple, tu prépares 50 convocations de réunion : au lieu de taper chaque nom, CONCATENER assemble automatiquement 'Madame' & prénom & nom & ', vous êtes convoqué(e)...'. Indispensable pour le publipostage et la création de courriers en série.

AUJOURDHUI te donne la date du jour, automatiquement mise à jour chaque matin. Combinée avec SI, elle permet de repérer les courriers en retard (=SI(date_limite<AUJOURDHUI();"En retard";"OK")), de calculer le nombre de jours depuis la réception d'un document, ou d'afficher les tâches dues cette semaine.

Par exemple, tu reçois un courrier recommandé le 15 mars avec un délai de réponse de 10 jours : AUJOURDHUI te dit automatiquement si le délai est dépassé ou combien de jours il te reste.

SI permet d'automatiser les décisions au quotidien. Stock de fournitures bas ? "À commander". Courrier non traité depuis plus de 5 jours ? "Urgent". Salle disponible ? "Libre". Contrat qui expire dans moins de 30 jours ? "À renouveler".

Tu définis les règles une seule fois, et Excel les applique sur toutes les lignes. Plus besoin de vérifier chaque ligne manuellement chaque matin. Combinée avec la MFC, les lignes urgentes se colorent automatiquement en rouge.

SOMME.SI totalise les montants par critère. En administration, tu l'utilises pour le suivi des fournitures (total par catégorie : papeterie, informatique, mobilier), les notes de frais (total par service : Marketing, Commercial, RH), ou le budget de fonctionnement (total par poste : loyer, téléphonie, fournitures). Un seul critère suffit la plupart du temps.

Par exemple, combien a-t-on dépensé en fournitures de bureau ce trimestre ? SOMME.SI te donne la réponse en une cellule.

TEXTE formate une valeur selon un masque personnalisé. Pour tes courriers officiels, =TEXTE(AUJOURDHUI();"JJJJ JJ MMMM AAAA") écrit la date du jour en toutes lettres, par exemple "vendredi 20 mars 2026" si tu ouvres le fichier ce jour-là. C'est propre, automatique, et tu ne te trompes plus jamais de date dans une convocation, un procès-verbal ou un courrier de la direction.

Tu peux aussi formater les montants : =TEXTE(montant;"# ##0,00"" euros""") affiche '1 250,00 euros'. Mets bien l'espace à l'intérieur des guillemets : placée juste avant eux, Excel la lit comme un séparateur de milliers et divise le montant par 1 000 ('1,25euros').

NBVAL compte les cellules non vides d'une plage. Combien de lignes dans ton registre du courrier ? Combien de participants ont répondu à l'invitation pour la réunion de lundi ? Combien de salles sont renseignées dans le planning de la semaine ? NBVAL te donne la réponse sans compter manuellement.

Par exemple, tu envoies un formulaire de disponibilité à 40 personnes : NBVAL sur la colonne réponse te dit combien ont répondu. Combinée avec NB.VIDE, tu sais aussi combien n'ont pas encore répondu.

NB.SI.ENS croise les critères pour des comptages précis. Combien de courriers non traités destinés au service Commercial ? Combien de réunions en salle A prévues cette semaine ? Combien de notes de frais du mois de mars qui n'ont pas été validées ? C'est la version avancée de NB.SI quand un seul critère ne suffit plus.

Par exemple, la direction te demande combien de factures fournisseurs de plus de 1 000 euros sont en attente de paiement ce mois-ci. NB.SI.ENS te donne la réponse en une formule.

MAJUSCULE met tout en capitales, NOMPROPRE met la première lettre en majuscule. En administration, tu reçois des données saisies n'importe comment par les collègues : dupont, DUPONT, duPont, DuPONT. NOMPROPRE harmonise tout en un seul format propre : Dupont.

C'est essentiel pour les courriers officiels, les annuaires internes, les listes de contacts et les étiquettes d'envoi. Sans normalisation, tes fichiers ont l'air amateur et les RECHERCHEV ne trouvent pas les correspondances.