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Assistants administratifsDébutant30 min

Suivi des notes de frais sur Excel

Un exercice corrigé pour suivre des notes de frais sur Excel, calculer les totaux par catégorie, contrôler les plafonds et le total remboursable, avec le fichier Excel à télécharger.

Quand les notes de frais arrivent en vrac, repas, transport et hôtel mélangés sur des dizaines de lignes, tout valider à la main devient vite un casse-tête où il manque toujours un justificatif. Un petit tableau Excel bien pensé fait le tri à ta place et te dit en un coup d'œil combien a été dépensé dans chaque catégorie et combien rembourser au total. Dans cet exercice, on le construit ensemble, du relevé brut jusqu'au montant final !

L'objectif est d'apprendre à passer d'une liste de dépenses brute à des indicateurs fiables, en automatisant les totaux et les contrôles plutôt qu'en recomptant ligne par ligne. Une fois ce réflexe acquis, tu valides un relevé en quelques secondes au lieu d'une demi-journée, et le même tableau te resservira chaque mois.

Ce que tu vas construire

  • Calculer le total dépensé par catégorie (repas, transport, hôtel) avec SOMME.SI.
  • Repérer automatiquement les repas qui dépassent le plafond autorisé avec SI et ET, sans signaler les autres dépenses.
  • Compter les repas en dépassement avec NB.SI.
  • Ramener chaque repas en dépassement au plafond, puis obtenir le total remboursable avec SOMME.
  • Lire un relevé de notes de frais d'un coup d'œil au lieu de tout recompter à la main.

À connaître avant de commencer

  • Savoir saisir une formule et la recopier le long d'une colonne (montants, statuts).
  • Connaître SOMME.SI et SI au moins de nom, on les utilise pas à pas pour totaliser et contrôler chaque ligne.

Voici les données de départ de cet exercice. Copie-les ou , puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.

ABCD
1DateSalariéCatégorieMontant
202/06/2026Camille RoyRepas18
302/06/2026Camille RoyTransport45
403/06/2026Samir BenaliHôtel95
503/06/2026Samir BenaliRepas32
604/06/2026Léa FontaineRepas12
704/06/2026Léa FontaineTransport12
805/06/2026Samir BenaliHôtel110
905/06/2026Camille RoyRepas28
1006/06/2026Léa FontaineTransport60
1106/06/2026Camille RoyRepas25

Résoudre l'exercice étape par étape

Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.

Ta progression
0/5
1
Totaliser chaque catégorieCalcule le total dépensé pour chaque catégorie en ne sommant que les lignes de cette catégorie.
2
Contrôler le plafond des repasDans une colonne E titrée Contrôle, affiche Dépassement pour chaque repas de plus de 25 euros et OK pour toutes les autres lignes, transports et hôtels compris.
3
Compter les repas en dépassementCompte le nombre de repas en dépassement à partir de la colonne E.
4
Calculer le montant rembourséDans une colonne F titrée Remboursé, reprends le montant de chaque ligne, ramené à 25 euros pour un repas en dépassement.
5
Obtenir le total remboursableCalcule le total remboursable du relevé en additionnant la colonne F.

Astuces pour aller plus loin

Écris les catégories toujours pareil

SOMME.SI ignore les majuscules, mais pas les accents ni les espaces. "Hotel" sans accent ou "Repas" suivi d'un espace ne sont pas la même catégorie pour Excel, et la ligne disparaît du total sans prévenir. Force la saisie avec une liste déroulante via Données puis Validation des données, pour n'avoir que les trois catégories propres.

Sépare le plafond du calcul

Mets le plafond de 25 euros dans une cellule à part, par exemple H1, et pointe tes formules dessus avec des dollars, comme =SI(ET(C2="Repas";D2>$H$1);"Dépassement";"OK") en colonne E et =SI(E2="Dépassement";$H$1;D2) en colonne F. Le jour où la politique de frais passe à 30 euros, tu changes une seule cellule et tout le relevé se met à jour, au lieu de rouvrir chaque formule.

Compte ce qui bloque le remboursement

Au-delà des dépassements, ajoute une colonne G Justificatif remplie de Oui ou Non, et compte les pièces manquantes avec =NB.SI(G2:G11;"Non"). Tu sais tout de suite combien de pièces réclamer avant de valider le relevé, sans le parcourir ligne par ligne.

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Tu as peut-être encore une question

SOMME.SI additionne uniquement les montants des lignes qui remplissent un critère. =SOMME.SI(C2:C11;"Repas";D2:D11) garde les lignes dont la catégorie est Repas et renvoie 115 euros sur ce relevé. Tu réécris la même formule en changeant le libellé entre guillemets pour obtenir le total de chaque autre catégorie.

Pour aller plus loin

Tout ce dont tu as besoin pour continuer à t’entraîner se trouve ici.

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