Quand les notes de frais arrivent en vrac, repas, transport et hôtel mélangés sur des dizaines de lignes, tout valider à la main devient vite un casse-tête où il manque toujours un justificatif. Un petit tableau Excel bien pensé fait le tri à ta place et te dit en un coup d'œil combien rembourser, par catégorie et au total. Dans cet exercice, on le construit ensemble, du relevé brut jusqu'au montant final !
L'objectif est d'apprendre à passer d'une liste de dépenses brute à des indicateurs fiables, en automatisant les totaux et les contrôles plutôt qu'en recomptant ligne par ligne. Une fois ce réflexe acquis, tu valides un relevé en quelques secondes au lieu d'une demi-journée, et le même tableau te resservira chaque mois.
Ce que tu vas construire
Calculer le total dépensé par catégorie (repas, transport, hôtel) avec SOMME.SI.- Repérer automatiquement les repas qui dépassent le plafond autorisé avec SI.
- Obtenir le total remboursable de l'ensemble du relevé avec SOMME.
- Compter les lignes problématiques (justificatifs manquants, dépassements) avec NB.SI.
- Lire un relevé de notes de frais d'un coup d'œil au lieu de tout recompter à la main.
À connaître avant de commencer
- Savoir saisir une formule et la recopier le long d'une colonne (montants, statuts).
- Connaître SOMME.SI au moins de nom : on l'utilise pas à pas pour totaliser chaque catégorie.
Voici les données de départ de cet exercice. Copie-les ou télécharge le fichier Excel, puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Date | Salarié | Catégorie | Montant |
| 2 | 02/06/2026 | Camille Roy | Repas | 18 |
| 3 | 02/06/2026 | Camille Roy | Transport | 45 |
| 4 | 03/06/2026 | Samir Benali | Hôtel | 95 |
| 5 | 03/06/2026 | Samir Benali | Repas | 32 |
| 6 | 04/06/2026 | Léa Fontaine | Repas | 15 |
| 7 | 04/06/2026 | Léa Fontaine | Transport | 12 |
| 8 | 05/06/2026 | Samir Benali | Hôtel | 110 |
| 9 | 05/06/2026 | Camille Roy | Repas | 28 |
| 10 | 06/06/2026 | Léa Fontaine | Transport | 60 |
| 11 | 06/06/2026 | Camille Roy | Repas | 22 |
Exercice guidé
Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.
Dans une petite grille récap, calcule le total dépensé pour chaque catégorie. SOMME.SI parcourt la colonne des catégories, garde les lignes qui correspondent au libellé voulu et additionne les montants de la colonne D. Recopie la formule en changeant juste le libellé entre guillemets pour Transport et Hôtel.
=SOMME.SI(C2:C11;"Repas";D2:D11)Résultat attendu : Le total dépensé par catégorie : 115 euros pour Repas, 117 euros pour Transport et 205 euros pour Hôtel.
Attention
- La plage des catégories (C2:C11) et celle des montants (D2:D11) doivent couvrir exactement les mêmes lignes, sinon SOMME.SI additionne les mauvais montants.
- Le critère "Repas" doit correspondre au texte saisi à la lettre près : un accent, une majuscule ou un espace en trop et la ligne est ignorée.
Astuces pour aller plus loin
Écris les catégories toujours pareil
SOMME.SI compare le texte exactement : "Repas" et "repas " avec un espace ne sont pas la même catégorie pour Excel. Une seule faute de frappe et la ligne disparaît du total. Force la saisie avec une liste déroulante via Données puis Validation des données, pour n'avoir que les trois catégories propres.
Sépare le plafond du calcul
Mets le plafond de 25 euros dans une cellule à part, par exemple G1, et pointe ta formule SI dessus avec un dollar (=SI(D2>$G$1;...)). Le jour où la politique de frais passe à 30 euros, tu changes une seule cellule et tout le tableau se met à jour, au lieu de rouvrir chaque formule.
Compte ce qui bloque le remboursement
Au-delà des dépassements, ajoute une colonne Justificatif (Oui ou Non) et compte les manquants avec =NB.SI(E2:E11;"Non"). Tu sais tout de suite combien de pièces réclamer avant de valider le relevé, sans le parcourir ligne par ligne.
Questions fréquentes
Utilise SOMME.SI : =SOMME.SI(C2:C11;"Repas";D2:D11) additionne uniquement les montants des lignes dont la catégorie est Repas. Tu recopies la formule en changeant le libellé entre guillemets pour obtenir le total de chaque catégorie.
La fonction SI compare le montant au plafond et renvoie un message clair. Avec =SI(D2>25;"Dépassement";"OK"), chaque repas au-dessus de 25 euros est signalé automatiquement, sans relire les lignes une à une.
NB.SI compte les lignes qui remplissent un critère. =NB.SI(D2:D11;">25") renvoie le nombre de dépenses au-dessus de 25 euros. Applique-le sur la plage des repas pour ne compter que les dépassements concernés par ce plafond.
La fonction SOMME additionne toute la colonne des montants : =SOMME(D2:D11). Si certaines lignes ne sont pas remboursables, exclus-les avec SOMME.SI sur un critère de statut plutôt que d'additionner tout le relevé.
Le critère texte doit correspondre exactement à ce qui est saisi dans la colonne. Un espace en trop, un accent oublié ou une majuscule différente entre "Repas" et le contenu de la cellule suffit à exclure la ligne du total. Une liste déroulante évite ces écarts.
Garde une structure de relevé identique d'un mois sur l'autre et place les plafonds dans des cellules dédiées. Les formules SOMME.SI, SI, SOMME et NB.SI se recopient telles quelles : il suffit de coller les nouvelles dépenses pour que tous les totaux et contrôles se recalculent.
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