Une longue liste de données non exploitée, c'est des dizaines de lignes où l'on scrolle et où l'on compte à la main qui a vendu quoi et dans quelle région. Une fois la base triée et filtrée, elle devient pilotable, et on répond en quelques secondes à des questions qui prenaient dix bonnes minutes !
L'objectif est d'apprendre à interroger une liste plutôt que de la lire, en combinant tri, filtre et synthèse, puis à fiabiliser la saisie en amont pour que les réponses restent justes. C'est le réflexe qui change la façon de travailler dès qu'on reçoit régulièrement des exports à exploiter.
Ce que tu vas construire
Trier une base de données sur plusieurs critères simultanément sans désaligner les lignes.- Filtrer des enregistrements selon des critères croisés (statut et montant).
- Calculer des sous-totaux automatiques à chaque changement de catégorie.
- Créer une liste déroulante de validation pour éviter les erreurs de saisie.
- Compter les enregistrements qui remplissent une condition avec NB.SI.
À connaître avant de commencer
- Savoir sélectionner une plage et reconnaître une ligne d'en-têtes.
- Avoir déjà saisi une formule simple.
Voici les données de départ de cet exercice. Copie-les ou télécharge le fichier Excel, puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Date | Commercial | Région | Produit | Montant | Statut |
| 2 | 05/01/2026 | Dupont | Nord | Pack Pro | 4 500 | Gagné |
| 3 | 08/01/2026 | Martin | Sud | Pack Starter | 1 200 | En cours |
| 4 | 14/01/2026 | Dupont | Nord | Pack Enterprise | 12 000 | Gagné |
| 5 | 20/01/2026 | Garcia | Est | Pack Pro | 4 500 | Perdu |
| 6 | 02/02/2026 | Martin | Sud | Pack Pro | 4 500 | Gagné |
| 7 | 09/02/2026 | Garcia | Est | Pack Starter | 1 200 | En cours |
| 8 | 15/02/2026 | Dupont | Nord | Pack Starter | 1 200 | Gagné |
| 9 | 21/02/2026 | Martin | Sud | Pack Enterprise | 12 000 | Perdu |
| 10 | 03/03/2026 | Garcia | Est | Pack Pro | 4 500 | Gagné |
| 11 | 10/03/2026 | Dupont | Nord | Pack Pro | 4 500 | En cours |
Exercice guidé
Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.
Sélectionne une cellule de la base, puis ouvre le menu Données > Trier. Ajoute deux niveaux de tri : Région (ordre A à Z) en premier, puis Montant (du plus grand au plus petit) en second. Le résultat classe les affaires par région, et à région égale, du contrat le plus important au plus petit.
Attention
- Sélectionne toujours une cellule à l'intérieur de la base avant d'ouvrir le tri, sinon Excel peut ne trier qu'une colonne et désaligner les lignes des autres colonnes.
- Coche l'option « Mes données ont des en-têtes » dans la boîte de dialogue pour ne pas inclure la ligne d'en-têtes dans le tri.
Astuces pour aller plus loin
Transforme ta plage en Tableau (Ctrl+L)
Un Tableau structuré active les filtres automatiquement, étend les formules aux nouvelles lignes et permet de référencer les colonnes par leur nom ([@Montant] au lieu de E2). C'est le meilleur point de départ avant tout tri ou filtre.
Le filtre avancé pour extraire les données
Données > Filtre avancé permet d'extraire les lignes filtrées vers une autre zone de la feuille ou un autre onglet, sans effacer l'original. Utile pour produire un rapport ou un export partiel depuis une grande base.
SOUS.TOTAL ignore les lignes filtrées
Contrairement à SOMME, SOUS.TOTAL(9;plage) ne compte que les lignes visibles. Si tu poses un filtre sur la base après avoir posé ta formule SOUS.TOTAL, le résultat se met à jour automatiquement pour ne refléter que les lignes affichées.
Questions fréquentes
Clique sur une cellule à l'intérieur de la plage, puis va dans Données > Trier. La boîte de dialogue permet d'ajouter plusieurs niveaux de tri : un premier critère (ex : Région, A à Z) et un second critère (ex : Montant, du plus grand au plus petit). Coche « Mes données ont des en-têtes » pour exclure la ligne d'en-têtes du tri.
Active le filtre automatique (Données > Filtrer), puis utilise les listes déroulantes sur chaque en-tête de colonne. Pour filtrer sur plusieurs colonnes en même temps (ex : Statut = Gagné ET Montant > 4 000), applique les filtres colonne par colonne. Excel affiche l'intersection des critères, c'est-à-dire seulement les lignes qui satisfont tous les filtres simultanément.
Trie d'abord la base par la colonne de regroupement (ex : Région). Puis va dans Données > Sous-total. Choisis la colonne de regroupement (« À chaque changement de »), la fonction (Somme, Moyenne, Nombre...) et la colonne à calculer. Excel insère les lignes de sous-total automatiquement. Pour les retirer, retourne dans Données > Sous-total > Supprimer tout.
Sélectionne les cellules à contrôler, puis va dans Données > Validation des données. Dans le champ Type, choisis Liste. Dans Source, saisis les valeurs séparées par des virgules (ex : Gagné,En cours,Perdu) ou sélectionne une plage de cellules qui contient les valeurs autorisées. La liste déroulante apparaît dans chaque cellule et empêche toute valeur hors liste.
SOMME additionne toutes les cellules de la plage, qu'elles soient visibles ou masquées par un filtre. SOUS.TOTAL(9;plage) n'additionne que les cellules visibles. Si tu poses un filtre après avoir saisi une formule SOUS.TOTAL, le résultat se met à jour pour ne refléter que les lignes affichées. C'est utile pour obtenir des totaux dynamiques sur une base filtrée.
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