Sous-total (plan)
La fonction Sous-total (Données > Sous-totaux) insère automatiquement des lignes de synthèse (somme, moyenne…) à chaque changement de valeur dans une colonne de tri. Elle crée également un plan à plusieurs niveaux pour afficher ou masquer les détails.
À quoi sert un sous-total (plan) dans Excel ?
La fonction Sous-total insère automatiquement des lignes de synthèse (somme, moyenne, nombre, min, max) à chaque changement de valeur dans une colonne de regroupement. Elle crée en même temps un plan à plusieurs niveaux qui te permet d'afficher ou masquer les lignes de détail d'un clic. C'est l'outil classique pour obtenir des totaux intermédiaires dans une liste triée sans passer par un TCD.
Tu en as besoin quand tu veux insérer des sous-totaux dans un tableau plat que tu vas imprimer ou partager tel quel. Par exemple, afficher le total des ventes par commercial, le nombre de commandes par région, ou la moyenne des notes par département. Le résultat reste un tableau classique avec des lignes de synthèse intégrées, ce qui est plus lisible qu'un TCD pour un document à imprimer.
Sous-total (plan) : exemples concrets
Exemple 1 : Commercial : afficher le total des ventes par région dans un rapport imprimé
Tu es commercial itinérant dans une entreprise de fournitures de bureau. Tu as un tableau de 350 commandes avec les colonnes Région, Client, Produit, Quantité et Montant TTC. Ton directeur veut un document papier qui montre le total des ventes par région avec les détails en dessous.
Tu commences par trier le tableau par Région (Données > Trier). C'est obligatoire : les sous-totaux fonctionnent par changement de valeur dans la colonne de regroupement, donc les données doivent être triées. Ensuite tu vas dans Données > Sous-totaux, tu choisis "À chaque changement de : Région", "Utiliser la fonction : Somme", et tu coches "Montant TTC".
Excel insère une ligne "Total Est", "Total Nord", "Total Ouest", etc. après chaque groupe de régions, avec la somme des montants. Des boutons 1, 2, 3 apparaissent en haut à gauche : le niveau 1 montre uniquement le total général, le niveau 2 montre les sous-totaux par région, et le niveau 3 montre tout le détail.
Exemple 2 : Responsable RH : compter les effectifs par département et par statut
Tu es responsable RH dans une entreprise de 500 personnes. Tu dois produire un état des effectifs par département avec le nombre de CDI, CDD et intérimaires pour chaque service. Ton fichier contient les colonnes Département, Nom, Statut, Date d'entrée et Salaire.
Tu tries d'abord par Département, puis par Statut à l'intérieur de chaque département (tri multi-niveaux). Ensuite tu lances Données > Sous-totaux avec "À chaque changement de : Département", "Utiliser la fonction : Nombre". Excel insère le nombre de salariés par département.
Tu peux imbriquer un second niveau de sous-totaux : relance Données > Sous-totaux avec "À chaque changement de : Statut", "Utiliser la fonction : Nombre", et décoche "Remplacer les sous-totaux existants". Tu obtiens un comptage par statut dans chaque département, avec un total par département et un total général en bas.
- #1 Trie toujours tes données sur la colonne de regroupement avant de lancer les sous-totaux. Sans tri préalable, les sous-totaux apparaîtront à chaque changement de valeur, même si la même valeur revient plus loin.
- #2 Les boutons 1, 2, 3 à gauche du tableau te permettent de basculer entre les niveaux de détail. Le niveau 2 (sous-totaux seuls) est idéal pour une vue synthétique rapide.
- #3 Tu peux imbriquer plusieurs niveaux de sous-totaux en relançant Données > Sous-totaux et en décochant "Remplacer les sous-totaux existants".
- #4 Pour supprimer tous les sous-totaux, va dans Données > Sous-totaux et clique sur "Supprimer tout". Les lignes de synthèse et le plan disparaissent, mais tes données restent intactes.
Les sous-totaux ne fonctionnent pas dans un Tableau structuré (Ctrl+T). Si tes données sont dans un Tableau, convertis-le d'abord en plage classique (clic droit > Tableau > Convertir en plage) avant de lancer les sous-totaux.
Les erreurs courantes avec le sous-total (plan)
✕ Lancer les sous-totaux sans avoir trié les données au préalable
Les sous-totaux s'insèrent à chaque changement de valeur dans la colonne de regroupement. Si ta colonne Région contient "Nord, Est, Nord, Ouest, Nord", Excel crée trois sous-totaux pour "Nord" au lieu d'un seul, parce que les valeurs "Nord" ne sont pas consécutives.
Le résultat est un tableau avec des sous-totaux fragmentés qui n'ont pas de sens. Tu te retrouves avec 15 lignes de sous-totaux au lieu de 4, et les totaux par région sont éclatés en plusieurs morceaux.
Solution : Trie toujours tes données par la colonne de regroupement avant de lancer les sous-totaux. Utilise Données > Trier sur cette colonne en ordre croissant (A à Z). Les valeurs identiques se retrouveront regroupées et les sous-totaux seront corrects.
✕ Confondre Sous-total (outil) et SOUS.TOTAL (fonction)
L'outil Données > Sous-totaux insère des lignes de synthèse dans ton tableau et crée un plan. La fonction SOUS.TOTAL() est une formule que tu écris toi-même dans une cellule et qui calcule une agrégation en ignorant les lignes masquées par un filtre.
Beaucoup confondent les deux parce qu'ils portent presque le même nom. L'outil modifie la structure de ton tableau (il ajoute des lignes). La fonction ne modifie rien, elle calcule un résultat dans une cellule.
Solution : Utilise l'outil Données > Sous-totaux quand tu veux des lignes de synthèse insérées dans le tableau avec un plan dépliable. Utilise la fonction =SOUS.TOTAL(9;plage) quand tu veux un total qui respecte les filtres actifs sans modifier la structure du tableau.
Questions fréquentes sur le sous-total (plan)
Trie d'abord tes données par la colonne de regroupement (ex : Région). Puis va dans Données > Sous-totaux. Choisis la colonne de regroupement dans "À chaque changement de", la fonction de calcul (Somme, Nombre, Moyenne, etc.) et les colonnes sur lesquelles appliquer le calcul. Clique sur OK. Excel insère les lignes de sous-totaux et crée un plan avec des boutons de niveau à gauche.
Va dans Données > Sous-totaux et clique sur le bouton "Supprimer tout" en bas de la boîte de dialogue. Excel retire toutes les lignes de sous-totaux et supprime le plan (les boutons de niveau). Tes données d'origine restent intactes. Tu retrouves ton tableau dans l'état où il était avant les sous-totaux, avec le tri que tu avais appliqué.
Oui, dans la boîte de dialogue Sous-totaux, tu peux cocher plusieurs colonnes dans la liste "Ajouter un sous-total à". Par exemple, tu peux afficher la somme du CA et la moyenne du taux de marge en une seule opération. Tu peux aussi imbriquer des sous-totaux en relançant l'opération avec un autre critère de regroupement, en décochant "Remplacer les sous-totaux existants".
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