C'est quoi un format personnalisé Excel ?

Un format personnalisé sert à décider toi-même de la façon dont une valeur s'affiche, à l'aide d'un code que tu écris caractère par caractère. Les catégories toutes faites de la boîte de dialogue Format de cellule, Monétaire, Pourcentage ou Date courte, couvrent les cas les plus courants et s'arrêtent net dès que ton besoin sort de leur liste.

Le code prend le relais exactement là, quand aucune catégorie ne sait accoler une unité derrière un poids ni faire passer les pertes en rouge entre parenthèses. Tu décris le rendu voulu, Excel l'applique à toute la sélection, et tu obtiens une catégorie de plus fabriquée à ta main.

En pratique, il sert surtout aux tableaux de bord et aux rapports financiers, là où la lisibilité compte autant que le calcul. Une colonne de chiffres nus oblige à remonter à l'en-tête pour savoir de quoi on parle, alors que le format pose l'unité sur chaque ligne.

Chaque caractère du code réserve un emplacement, pour un chiffre ou pour du texte, et c'est leur combinaison qui donne le rendu final. Trois familles suffisent à écrire la quasi-totalité des codes que tu croiseras.

Les codes de chiffre 0, # et ?

Le 0 réserve un chiffre et l'affiche dans tous les cas, y compris quand c'est un zéro sans valeur devant le nombre, si bien que 0000 transforme 42 en 0042. Le # réserve lui aussi un chiffre mais ne l'affiche que s'il existe vraiment, donc # ##0 écrit 1250 en 1 250 et laisse 7 tout seul.

Le ? réserve enfin la place d'un chiffre sans rien y mettre, donc il occupe la largeur d'un caractère et la laisse vide. Il sert à aligner les virgules quand les nombres n'ont pas tous le même nombre de décimales, et 0,??? place ainsi 1,5 et 1,25 l'un sous l'autre.

Le tiret bas aligne les colonnes de chiffres

Le tiret bas _ insère une espace de la largeur du caractère qui le suit, sans afficher ce caractère. Termine la section des positifs par _) et celle des négatifs par ), et tes chiffres restent alignés même quand seuls les négatifs portent des parenthèses.

Les guillemets et le @ habillent la valeur

Ce que tu places entre guillemets s'affiche tel quel à côté de la valeur, comme l'unité du code # ##0" kg". Le @ représente de son côté le texte saisi dans la cellule, donc "Réf. "@ transforme une saisie ABC en Réf. ABC.

Un code de format peut contenir jusqu'à quatre parties séparées par des points-virgules, et chaque partie traite un cas de figure précis. La première s'applique aux nombres positifs, la deuxième aux négatifs, la troisième aux zéros et la quatrième au texte, dans cet ordre invariable.

Avec le code # ##0,00 €;(# ##0,00 €);"-";@, un montant s'affiche normalement, une perte apparaît entre parenthèses, un zéro devient un simple tiret et une saisie en toutes lettres reste lisible. Tu couvres ainsi quatre situations dans une seule colonne, sans la moindre règle conditionnelle.

Tu n'es pourtant pas obligé de les écrire toutes. Avec une seule section, la mise en forme s'applique à toutes les valeurs sans distinction. Avec deux, la première couvre les positifs et les zéros pendant que la seconde prend les négatifs.

Attention néanmoins à un détail qui surprend : une section laissée vide n'affiche rien du tout. Le code # ##0;-# ##0; masque ainsi tous les zéros d'une plage, puisque sa troisième section s'arrête juste après le deuxième point-virgule. C'est le moyen le plus court d'effacer une catégorie entière de l'écran.

Une espace placée après le dernier chiffre du code divise l'affichage par mille, autant de fois qu'il y a d'espaces à cet endroit. Une seule y échappe : celle qui précède le symbole €, qu'Excel lit comme le séparateur du format monétaire français. C'est pour cette raison que # ##0,00 € affiche bien 1 250 000,00 € quand # ##0 $ affiche 1 250$.

Le code # ##0 " k€" transforme donc 1250000 en 1 250 k€. L'espace qui précède le guillemet est consommée par la mise à l'échelle et ne s'imprime jamais, d'où la seconde espace glissée à l'intérieur des guillemets. Pour les millions, # ##0,0 " M€" affiche 1,3 M€ sur la même mécanique.

Ce comportement vient du séparateur de milliers, qui est l'espace en français. C'est aussi la raison d'un piège classique, où le code 0 % divise par mille au passage alors que 0%, collé, se comporte en pourcentage normal.