Excel validation des données : Le guide ULTIME pour blinder tes fichiers

Tu en as marre de perdre des heures à corriger des erreurs de saisie dans tes fichiers Excel ? Des dates au mauvais format, des fautes de frappe dans les références, ou du texte là où il ne devrait y avoir que des chiffres… C'est le cauchemar de tout professionnel qui se respecte. Ces erreurs ne font pas que te frustrer : elles plombent ta productivité et la crédibilité de tes rapports.

Imagine le temps perdu à nettoyer un export comptable avant même de commencer ton analyse. Ou le bazar dans un suivi RH où les statuts ("Actif", "actif", "En poste") sont saisis de mille manières. Le problème, c'est que tu subis tes données au lieu de les maîtriser.

La bonne nouvelle ? La solution existe et elle va devenir ta meilleure alliée : la validation des données Excel. C'est ton garde-fou personnel, l'outil qui t'assure que seules des informations fiables entrent dans tes cellules. Prêt à reprendre le contrôle ? Alors, suis le coach !

Mettez fin aux erreurs de saisie avec la validation des données

Plutôt que de subir les erreurs et de les corriger après coup, la validation de données te permet de les prévenir. Elle agit comme un filtre intelligent pour tes cellules, s'assurant que seules les informations qui respectent TES règles peuvent y être saisies.

Pourquoi la validation de données est un réflexe à adopter

Pour un pro de la finance, des RH ou du conseil, les bénéfices sont immédiats :

• Un gain de temps considérable : Fini le nettoyage fastidieux des bases de données. Tu peux enfin te concentrer sur ce qui compte vraiment : l'analyse et la prise de décision.
• Des rapports enfin fiables : Tes tableaux de bord et tes analyses reposent sur des données propres et structurées. La confiance de ta direction s'en trouve renforcée.
• Des processus standardisés : Lorsque plusieurs personnes collaborent sur un même fichier, la validation de données garantit une parfaite uniformité des saisies. C'est la clé d'un travail d'équipe efficace.

Maîtriser la validation des données sur Excel n'est plus une simple compétence, c'est une nécessité stratégique. C'est ce qui fait la différence entre un professionnel qui subit ses données et celui qui les pilote avec assurance.

L'impact concret sur ta productivité

En France, savoir utiliser l'outil d'excel validation des données est un vrai différenciant pour les experts de la finance et de la gestion. On estime que les erreurs de saisie peuvent causer jusqu'à 15 % de pertes de productivité annuelles dans certains services comptables. Une étude a même montré que 68 % des contrôleurs de gestion ont diminué leur temps de vérification manuelle de 40 % simplement en appliquant des règles de validation personnalisées.

Même si tu utilises encore un planning Excel traditionnel pour gérer tes équipes, intégrer la validation de données peut transformer radicalement la fiabilité des informations.

Dans ce guide, nous allons changer ta façon de travailler. Tu vas apprendre à construire des fichiers si bien pensés que les erreurs de saisie deviendront une anomalie. Prépare-toi à transformer le temps de correction en temps d'analyse à forte valeur ajoutée. Pour une définition rapide et claire, tu peux aussi consulter le lexique sur la validation de données.

Standardiser la saisie avec les listes déroulantes

On a tous connu ça : la colonne « Pays » d’un reporting qui contient à la fois « France », « FR », et même « france » en minuscule. Un cauchemar pour faire des analyses propres. La solution la plus simple et la plus efficace pour mettre fin à ce chaos ? La liste déroulante.

C’est vraiment l’outil de base de la validation des données sur Excel, mais son impact est immense. En obligeant l’utilisateur à choisir dans une liste prédéfinie, tu élimines d’un coup toutes les erreurs de frappe et les incohérences. Pour un suivi de projet, par exemple, un statut ne pourra être que « En cours », « Terminé » ou « En attente ». Plus d’ambiguïté possible.

Créer une liste déroulante statique

Commençons par le cas le plus courant : une liste dont les options sont fixes. C’est la solution parfaite pour des statuts de projet, des catégories de dépenses ou des réponses simples comme « Oui/Non ». Voici comment la mettre en place :

1. Sélectionne la ou les cellules où tu veux que la liste apparaisse.
2. Rends-toi dans l’onglet Données et clique sur Validation des données.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sous Options, choisis Liste dans le menu « Autoriser ».
4. Dans le champ Source, tape tes options, séparées par un point-virgule (sans espace après). Par exemple : Validé;Rejeté;En attente.
5. Valide avec OK. Et voilà ! Une petite flèche apparaît dans la cellule, prête à l’emploi.

En quelques clics, tu viens de poser une première brique essentielle pour la fiabilité de ton fichier. C’est une habitude qui change tout.

Monter en puissance avec les listes dynamiques

Une liste statique, c’est pratique. Mais que faire si tes options évoluent ? Imagine une liste d’employés, de produits ou de clients. Tu ne vas pas modifier la règle de validation à chaque nouvel arrivant ! C’est là que les listes dynamiques deviennent indispensables. L'idée est de lier ta liste déroulante à une plage de cellules. Ainsi, quand la plage s'agrandit, la liste se met à jour toute seule.

Astuce bonus du coach : La meilleure façon de gérer une source dynamique, c’est d’utiliser un Tableau Excel structuré. C’est ce qui distingue un usage amateur d’un usage pro. Un Tableau sait automatiquement où commencent et où finissent ses données.

Voici la marche à suivre. D’abord, liste tes options dans une colonne (idéalement dans un onglet dédié que tu pourrais appeler « Paramètres »). Sélectionne ces données, puis transforme-les en tableau via Insertion > Tableau (ou le raccourci Ctrl+L).

Retourne ensuite dans ta cellule cible et ouvre à nouveau la Validation des données. Pour la Source, au lieu de taper les valeurs, sélectionne simplement les données de la colonne de ton tableau (sans l’en-tête). Excel va insérer une référence structurée, du type =INDIRECT("Tableau1[NomColonne]").

Maintenant, à chaque fois que tu ajouteras une ligne à ton Tableau, la liste déroulante l’intégrera instantanément. Plus aucune mise à jour manuelle ! Pour aller plus loin sur le sujet, n’hésite pas à consulter notre guide complet sur la liste déroulante Excel.

Rendre tes fichiers lisibles avec les plages nommées

Quand un fichier Excel devient complexe, se souvenir que la plage Paramètres!$A$2:$A$50 correspond à ta liste de pays relève du défi. Pour que tes règles et tes formules restent compréhensibles, prends le réflexe d’utiliser les plages nommées. Le principe est simple : tu donnes un nom explicite à une plage de cellules. Par exemple, ListePays.

Pour nommer une plage, sélectionne les cellules concernées, puis tape le nom que tu souhaites dans la « Zone Nom » (située à gauche de la barre de formule) et valide avec la touche Entrée. Dans ta règle de validation de données, il te suffira alors d’écrire =ListePays dans le champ Source. C’est bien plus propre et ça change la vie quand on travaille à plusieurs sur un même document.

Maîtriser les règles de validation pour chiffres et textes

Les listes déroulantes sont un excellent point de départ pour uniformiser la saisie. Mais que se passe-t-il quand on doit s'assurer qu'une colonne contient des quantités, des pourcentages ou des identifiants formatés ? C'est là que la véritable puissance de la validation des données Excel entre en jeu.

Imagine un instant un fichier de suivi commercial. Une simple faute de frappe sur une quantité, une remise irréaliste ou une date de livraison dans le passé, et c'est tout ton tableau de bord qui devient douteux. Notre mission est donc claire : blinder chaque cellule pour que l'information qui y entre soit exacte, dès le premier clic.

Verrouiller la saisie des données numériques

Les chiffres sont le carburant de tes analyses. Une seule valeur aberrante peut torpiller une moyenne, fausser un total et te conduire à prendre de mauvaises décisions. Heureusement, Excel nous donne des gardes-fous très précis.

Voici des situations que tu as sûrement déjà rencontrées :

• Nombre entier : Dans une colonne « Quantité commandée », impossible d'avoir 10,5 articles. La règle Nombre entier est ta meilleure alliée. Tu peux même la paramétrer pour que le chiffre soit supérieur à 0, et ainsi bannir les saisies négatives ou nulles.

• Décimal : Pour un champ « Taux de remise », tu t'attends logiquement à un chiffre à virgule. En utilisant la règle Décimal, tu peux imposer une fourchette réaliste. Par exemple, une remise doit être comprise entre 0 et 0,15 (soit 15 %). C'est la fin des remises à 200 % qui plombent tes marges.

• Date : Un grand classique des erreurs. Dans un planning de projet, une date d'échéance ne peut pas être fixée à la semaine dernière. En créant une règle personnalisée avec la formule =AUJOURDHUI(), tu peux forcer la saisie d'une date supérieure ou égale à la date du jour.

• Heure : Si tu gères des plannings d'intervention, tu peux facilement contraindre la saisie des heures pour qu'elles correspondent aux heures de bureau, par exemple entre 8:00 et 19:00.

Pour activer ces verrous, le chemin est toujours le même : va dans Données > Validation des données et choisis le critère qui te convient dans la liste déroulante « Autoriser ».

Structurer les champs de texte

Le texte aussi a besoin d'un cadre. Sans règles, un champ comme « Matricule RH » ou « Code client » se transforme vite en un méli-mélo de formats qui rend toute recherche ou consolidation de données infernale.

Voici deux options très efficaces pour imposer une structure :

1. Longueur du texte : Tu as des codes produit qui doivent impérativement faire 8 caractères ? C'est simple. Utilise l'option « Longueur du texte » et choisis « égale à 8 ». Toute saisie plus courte ou plus longue sera gentiment mais fermement rejetée.

2. Format personnalisé : C’est ici que les choses deviennent vraiment intéressantes. Tu peux aller beaucoup plus loin en utilisant des formules pour vérifier si un code commence par une lettre précise, s'il ne contient que des chiffres, ou toute autre logique métier. Pour explorer les formules qui font des merveilles dans ce contexte, notre article sur la fonction ESTNUM est un excellent complément.

Le vécu du terrain : En contrôle de gestion, j'ai vu des fichiers où les identifiants de centre de coûts étaient saisis sur 4, 5 ou 6 chiffres de manière aléatoire. Impossible de consolider quoi que ce soit sans un nettoyage manuel long et fastidieux. Une simple règle sur la longueur du texte aurait économisé des heures de travail.

Choisir le bon type de validation de données

Pour t'aider à y voir plus clair, ce tableau compare les principales règles de validation Excel avec des exemples concrets. C'est un peu ta feuille de route pour choisir la bonne option au bon moment.

Type de validation	Permet de contrôler	Exemple d'utilisation professionnelle	Niveau de difficulté
Nombre entier	Les nombres sans décimales.	Quantité en stock, Nombre d'employés.	Facile
Décimal	Les nombres avec décimales.	Prix unitaire, Pourcentage de commission.	Facile
Date	Les saisies au format date.	Date de facture, Échéance de projet.	Facile
Heure	Les saisies au format heure.	Heure de début d'intervention, Plage horaire.	Facile
Longueur du texte	Le nombre de caractères.	Code postal (5), Matricule salarié (8).	Facile
Personnalisé	Tout, via une formule logique.	Interdire les doublons, formats complexes.	Avancé

En maîtrisant ces différentes règles, tu ne te contentes plus de remplir des cellules. Tu construis une base de données propre et fiable, prête pour n'importe quelle analyse.

C'est une compétence fondamentale que nous explorons en profondeur dans les ateliers de la Excellers Academy. La suite ? On passe au niveau supérieur en plongeant dans la puissance des formules personnalisées pour créer des règles vraiment sur mesure.

Créer des règles avancées avec les formules personnalisées

Si tu es à l'aise avec les listes déroulantes et les règles de base, c'est parfait. Mais le vrai potentiel de la validation des données se révèle quand tu sors des sentiers battus. C'est en utilisant l'option Personnalisé que tu transformes Excel en un outil de saisie quasi infaillible, capable de s'adapter à n'importe quelle logique métier, aussi complexe soit-elle.

Oublie les contraintes, c'est toi qui fixes les règles du jeu.

Interdire les doublons en temps réel

C'est probablement la demande la plus fréquente sur Excel : comment empêcher la saisie en double d'un numéro de facture, d'un matricule ou d'un identifiant client ? La solution tient en une petite formule, aussi simple que puissante : NB.SI.

Imaginons que tu souhaites garantir des valeurs uniques dans la colonne A, à partir de la cellule A2. Voici la méthode :

1. Sélectionne la cellule A2.
2. Rends-toi dans Données > Validation des données.
3. Choisis Personnalisé et, dans le champ de la formule, entre ceci :
   =NB.SI(A:A;A2)=1
   Cette formule vérifie en permanence combien de fois la valeur de A2 apparaît dans toute la colonne A. Tant que le résultat est 1 (la cellule elle-même), tout va bien. Dès que tu essaies d'entrer une valeur existante, le total passe à 2 et Excel bloque la saisie.

Astuce bonus du coach : Une fois la règle appliquée sur A2, copie cette cellule (Ctrl+C), puis sélectionne le reste de ta plage (par exemple A3:A1000) et utilise le Collage spécial > Validation. La règle s'adaptera automatiquement à chaque cellule, en une seule fois. Fini les heures de nettoyage de doublons !

Ce schéma résume bien comment la validation des données agit comme un gardien pour différents types d'informations, assurant la cohérence de tes fichiers dès la source.

Chaque type de donnée peut être contrôlé par des règles sur mesure, créant un flux de travail où la qualité n'est plus une option, mais une garantie.

Créer des conditions multiples avec ET et OU

Dans la vraie vie, une règle simple ne suffit pas toujours. Heureusement, Excel te donne les fonctions ET et OU pour combiner plusieurs critères et affiner tes règles de validation.

• Avec la fonction ET, tu forces le respect de toutes les conditions en même temps.

  • Scénario : Un code produit en B2 doit impérativement faire 10 caractères ET commencer par le préfixe « PROD- ».
  • Formule de validation : =ET(NBCAR(B2)=10; GAUCHE(B2;5)="PROD-")

• Avec la fonction OU, tu laisses le choix : il suffit qu'au moins une des conditions soit remplie.

  • Scénario : Une colonne « Montant » en C2 peut contenir soit le texte « N/A », soit un nombre strictement supérieur à 100.
  • Formule de validation : =OU(C2="N/A"; C2>100)

Ces fonctions décuplent les possibilités et te permettent de calquer les règles de saisie sur les processus exacts de ton entreprise. Pour des formats encore plus spécifiques (comme un format d'email ou un numéro de téléphone précis), les expressions régulières sont la solution. Nous te montrons comment les utiliser avec la fonction REGEXMATCH dans cet article sur Le Dojo Club.

Le summum de la validation : les listes déroulantes dépendantes

Voici la technique qui fait toujours son petit effet et qui rend tes formulaires incroyablement intuitifs : les listes déroulantes dépendantes, ou en cascade.

Le principe est simple : le choix effectué dans une première liste déroulante filtre instantanément les options disponibles dans une seconde liste.

C'est un classique pour les formulaires de commande ou les outils de reporting. Imagine : tu choisis « France » dans la liste des pays, et la liste des villes ne propose plus que « Paris, Lyon, Marseille ». Tu sélectionnes « Canada », et la liste s'actualise avec « Montréal, Toronto, Vancouver ».

La mise en place demande un peu d'organisation, mais le gain de temps et la réduction des erreurs sont énormes. Le secret réside dans l'association de deux concepts : les plages nommées et la fonction INDIRECT.

Voici les grandes étapes pour un exemple Pays/Villes :

1. Prépare tes données : Dans un onglet dédié (par exemple « Paramètres »), crée une colonne pour chaque pays. Le nom du pays sert d'en-tête, et les cellules en dessous listent les villes correspondantes.
2. Nomme tes plages : C'est l'étape cruciale. Sélectionne les villes de la première colonne (par ex. « Paris, Lyon, Marseille ») et nomme cette plage du même nom que son en-tête (« France »). Répète l'opération pour chaque pays. Attention : les noms de plage ne doivent contenir ni espaces ni caractères spéciaux (utilise Etats_Unis plutôt que Etats-Unis).
3. Crée la première liste (Pays) : Dans ta feuille de saisie, en cellule E2 par exemple, crée une liste déroulante classique qui pointe vers ta liste de pays.
4. Crée la liste dépendante (Villes) : C'est ici que la magie opère. Dans la cellule voisine F2, crée une nouvelle validation par liste. Dans le champ Source, tape la formule suivante :
   =INDIRECT(E2)

Cette formule demande à Excel de trouver la plage nommée correspondant à la valeur choisie en E2. Si tu sélectionnes « France » en E2, INDIRECT renverra le contenu de la plage nommée… France ! La liste des villes s'adaptera dynamiquement à chaque changement de pays.

Gérer les erreurs de validation et diffuser vos fichiers

Mettre en place des règles de validation des données sur Excel, c’est une excellente première étape. Mais la vraie question, c’est : que se passe-t-il quand un collègue fait quand même une erreur, ou pire, quand tu hérites d’un fichier rempli de données incohérentes ? C'est là que la simple technique se transforme en véritable stratégie.

Définir des règles, c’est une chose. Piloter leur adoption et gérer les exceptions en est une autre, tout aussi cruciale. Un fichier parfaitement paramétré, mais que personne ne comprend, ne résout aucun problème. Ton objectif est de rendre la saisie non seulement plus propre, mais aussi plus fluide pour tout le monde.

Auditer un fichier existant en un clin d'œil

Imagine la situation : tu récupères une base de données qui a vécu. Tu sais qu’elle est truffée d’erreurs. Avant de te lancer dans un nettoyage manuel fastidieux, il existe une fonction magique pour diagnostiquer le problème en quelques secondes.

1. Applique tes règles de validation sur les colonnes suspectes. Par exemple, une règle qui impose un code client à 8 caractères.
2. Une fois la règle en place, va dans l’onglet Données, clique sur la petite flèche à côté de Validation des données.
3. Sélectionne Entourer les données non valides.

Et voilà ! Excel encercle instantanément en rouge toutes les cellules qui ne respectent pas ton critère. C'est une méthode visuelle redoutablement efficace pour avoir un aperçu immédiat de l'ampleur des dégâts et cibler précisément où intervenir.

Rédiger des messages qui guident (sans frustrer)

On l'a tous vécu : ce message d'erreur générique et bloquant, "Cette valeur ne respecte pas les restrictions de validation de données". C'est le moyen le plus sûr de décourager tes collègues.

Heureusement, tu peux transformer ces messages frustrants en véritables guides. Dans la fenêtre de validation des données, deux onglets sont tes meilleurs alliés :

• Message de saisie : C’est une bulle d’aide qui s'affiche avant même que l'utilisateur commence à taper. Sers-toi en pour donner une instruction claire. Par exemple : « Format attendu : 10 chiffres, sans espace ni tiret. »
• Alerte d'erreur : Ce message apparaît après une saisie incorrecte. C'est ta chance d'expliquer pourquoi c'est une erreur et comment la corriger.

Le conseil du coach : Au lieu d’un titre agressif comme « Erreur », opte pour « Format incorrect ». Dans le message, sois pédagogue : « Le matricule doit être un code à 5 chiffres. Exemple : 12345 ». Tu passes d'une source de frustration à une aide précieuse.

Choisir le bon niveau de contrainte

Excel ne t'impose pas une approche unique. Tu disposes de trois types d’alertes d’erreur, et le choix entre eux est purement stratégique.

Style d'alerte	Comportement	Quand l'utiliser ?
Arrêt (Stop)	Bloque complètement la saisie. L'utilisateur doit corriger son erreur pour valider.	C'est la garde rapprochée de tes données critiques : numéro de facture, identifiant unique. Aucune exception n'est tolérée. C'est l'option par défaut, et la plus sûre.
Avertissement (Warning)	Affiche une alerte, mais un bouton « Oui » permet de forcer la saisie.	Idéal pour les valeurs inhabituelles mais potentiellement justes. Exemple : une quantité commandée anormalement élevée. L'utilisateur est prévenu, mais peut passer outre.
Information	Affiche un simple message informatif et accepte la valeur sans poser de question.	Utile pour guider sans contraindre, comme une bonne pratique. Exemple : « Pour une meilleure lisibilité, il est recommandé de ne pas dépasser 250 caractères. »

Dans la plupart des cas, le style Arrêt est ton meilleur allié. Les autres options sont parfaites pour accompagner le changement en douceur. Une fois ton système rodé, n'oublie pas de le sécuriser. Va dans Révision > Protéger la feuille. Cette action simple empêchera quiconque de modifier tes précieuses règles.

En résumé : les bons réflexes pour des données en béton

Nous avons couvert pas mal de terrain. Tu as maintenant une vision claire des outils à ta disposition pour transformer tes classeurs Excel en sources de données fiables et structurées. Pour que tout cela devienne une seconde nature, récapitulons les étapes clés.

De la simple liste à l'automatisation : ton parcours de maîtrise

Pense à ton apprentissage comme un parcours progressif, où chaque nouvelle technique s'appuie sur la précédente.

• Le point de départ : la liste déroulante. C'est la base absolue. En standardisant les statuts ou les catégories, tu mets fin aux erreurs de saisie. C'est simple et l'impact est déjà énorme.

• Le niveau suivant : les règles de base. Tu passes ensuite au contrôle des formats. Fini les pourcentages à 200 % ou les dates dans le passé. Tu fixes un cadre pour les nombres, les dates et la longueur du texte.

• La technique avancée : la formule anti-doublons. Ici, les choses deviennent sérieuses. Avec une simple formule NB.SI, tu garantis l'unicité de tes identifiants critiques. La formule à garder sous le coude : =NB.SI(A:A;A1)=1.

• La maîtrise ultime : les listes dépendantes. C'est le summum de l'ergonomie. Le choix fait dans une première liste (pays) filtre automatiquement les options de la seconde (villes). Tes formulaires deviennent intelligents et quasi infaillibles.

Les derniers gestes avant de partager ton fichier

Un fichier Excel bien construit est un fichier prêt à être partagé sans crainte. Avant de l'envoyer, prends quelques minutes pour ces vérifications finales :

1. Personnalise tes messages d'erreur. Un bon message guide l'utilisateur vers la solution.
2. Fais le ménage. Lance l'outil « Entourer les données non valides » pour repérer et corriger les incohérences existantes.
3. Verrouille tes règles. Un tour par « Révision > Protéger la feuille » empêche les modifications accidentelles de tes précieuses règles.

L'objectif n'est pas juste de connaître ces techniques, mais de les intégrer comme des réflexes. Chaque fois que tu crées un fichier, la qualité des données doit être ta priorité. C'est comme ça que tu deviens la personne de confiance, celle dont les analyses sont indiscutables.

Une fois tes données parfaitement propres, la prochaine étape est de les faire parler. Un excellent moyen est de les présenter dans un modèle de tableau de bord Excel. Et si tu souhaites aller encore plus loin, des ouvrages comme J'excelle en Excel sont une mine d'or pour continuer à progresser.

FAQ : Tes questions, mes réponses de coach

Même avec un guide complet, il reste souvent quelques interrogations concrètes. Abordons ensemble les points qui posent le plus souvent problème sur le terrain.

Comment appliquer la même règle de validation à tout un tas de cellules d'un coup ?

Excellente question, et la réponse va te faire économiser un temps précieux. Inutile de répéter la même manipulation des dizaines de fois.

1. Configure ta règle sur une seule cellule "modèle".
2. Copie cette cellule (Ctrl+C).
3. Sélectionne toutes les autres cellules où tu veux appliquer la règle.
4. Fais un clic droit, puis choisis Collage spécial.
5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, coche uniquement Validation et appuie sur OK.

Et voilà ! La règle est dupliquée partout, sans toucher au contenu ou au formatage de tes cellules. Propre et efficace.

Au secours, ma liste déroulante ne se met pas à jour quand j'ajoute des éléments !

Ah, un grand classique ! Si tu te heurtes à ce problème, c'est presque toujours à cause de la façon dont la source de ta liste a été définie. Si tu as utilisé une plage de cellules fixe, du genre Paramètres!$A$2:$A$10, Excel s'arrêtera bêtement à la ligne 10.

Le réflexe à adopter pour des fichiers robustes : la meilleure pratique consiste à transformer ta liste source en Tableau Excel structuré. Pour ça, va dans Insertion > Tableau. Ensuite, dans ta règle de validation, référence la colonne de ce tableau. Désormais, chaque nouvel élément que tu ajouteras au tableau remontera instantanément dans ta liste déroulante. Magique.

Peut-on combiner plusieurs conditions pour valider une seule cellule ?

Bien sûr, et c'est même là que la validation de données devient vraiment puissante. Pour y arriver, il faut utiliser l'option Personnalisé dans les critères de validation et faire appel aux fonctions logiques d'Excel.

Imaginons que tu veuilles forcer la saisie dans la cellule A1 à deux conditions : le texte doit faire exactement 5 caractères ET il doit commencer par la lettre « P ». La fonction ET est ton amie.

Ta formule de validation personnalisée sera :
=ET(NBCAR(A1)=5; GAUCHE(A1;1)="P")

Le principe est simple : pour que la donnée soit acceptée, ta formule doit impérativement renvoyer la valeur VRAI. Dans le cas contraire, Excel la rejettera.