Comment récupérer un fichier Excel non sauvegardé

Commencer par la question qui décide de tout, le fichier avait-il un nom

Un classeur jamais enregistré et un classeur enregistré puis perdu ne se retrouvent pas au même endroit, et cette différence commande tous les gestes qui suivent. Dans le premier cas, rien n’existe sur ton disque sous le nom que tu croyais lui avoir donné. La seule piste reste alors le brouillon qu’Excel a déposé de lui-même, sans jamais te le dire. Dans le second, le fichier est bien là, avec son contenu de la dernière fois, et ce que tu cherches n’est qu’un état plus récent.

Une troisième situation se confond souvent avec les deux autres, celle du fichier qui existait bel et bien et qu’on ne retrouve plus. Il a pu partir à la corbeille, être rangé dans un dossier auquel personne ne pense, ou porter un nom que la mémoire a déformé. La méthode n’a alors plus rien à voir, puisqu’il s’agit de chercher un fichier et non de reconstituer un travail.

Ces trois cas se traitent dans l’ordre ci-dessous, du plus rapide au plus désespéré. Cet ordre n’est pas une politesse, car la copie de secours se réécrit à chaque passage de la récupération automatique. Chaque minute passée dans les mauvais dossiers rapproche donc le passage qui effacera la précédente.

Récupérer un classeur Excel qui n’a jamais été enregistré

Un classeur qui n’a jamais été enregistré ne possède aucun fichier à son nom, donc la commande Ouvrir ne te servira à rien. La recherche de Windows ne donnera rien non plus, puisqu’aucun nom de fichier n’a jamais existé. Ce qui existe, en revanche, c’est le brouillon déposé par la récupération automatique pendant que tu tapais, et Excel sait y aller seul.

Lire le volet de récupération au redémarrage d’Excel

Après un plantage ou une coupure, Excel rouvre en affichant sur la gauche la liste des versions qu’il a retrouvées, horodatées juste avant la fermeture. C’est la voie la plus courte, et la fiche du lexique en décrit le détail. Un doute revient souvent à ce moment, celui du volet fermé trop vite, et il se lève sans peine. Le brouillon reste en effet dans le dossier de récupération, même quand le volet a disparu de l’écran.

Ouvrir Fichier, Informations, puis Gérer le classeur

C’est le chemin à retenir, parce qu’il fonctionne des jours après le plantage et sans rien connaître des dossiers cachés de Windows. Il s’emprunte depuis n’importe quel classeur ouvert, y compris un classeur vide créé pour l’occasion.

Reconnaître le brouillon d’un fichier fermé sans enregistrement

Le même menu sert dans un second cas, celui du classeur qui portait déjà un nom et que tu as refermé sans enregistrer. Excel range alors sa dernière copie de secours directement sous Gérer le classeur, avec la mention qui rappelle cette fermeture. Un bouton Restaurer apparaît en haut dès qu’on l’ouvre, et il remet la copie à la place du fichier.

Où se trouve la sauvegarde automatique d’Excel et ce qu’elle contient

Le dossier des copies de secours se lit dans les réglages, à un endroit que personne n’ouvre spontanément. Passe par Fichier, Options, puis la rubrique Enregistrement, et tu y trouves deux chemins l’un sous l’autre, dont un seul sert à quelque chose le jour de la panne.

Le premier, sous le libellé qui parle d’emplacement du fichier de récupération automatique, mène à un dossier caché du profil Windows, quelque part sous AppData. Sur une installation française qui n’a rien changé, il vaut C:\Users\<ton nom>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\, et il se colle tel quel dans la barre d’adresse de l’explorateur. Le second chemin, celui des fichiers par défaut, n’a rien d’un dossier de secours, puisqu’il désigne seulement le dossier que la fenêtre d’enregistrement propose en premier, le plus souvent le dossier Documents.

Ouvert dans l’explorateur, le premier dossier ne ressemble pas du tout à ce qu’on imagine. On n’y voit pas une pile de classeurs nommés comme les tiens, mais un mélange de sous-dossiers, de raccourcis et de fichiers aux extensions inconnues, dont voici la traduction.

Ces brouillons sont de vrais classeurs sous une autre extension, et c’est là que beaucoup renoncent. Windows ne sait pas quoi faire d’un fichier en .xar, donc un double-clic ne donne rien, alors qu’Excel l’ouvre sans broncher quand on le lui désigne depuis sa propre fenêtre d’ouverture. Un raccourci voisin porte d’ailleurs le chemin complet du fichier d’origine, ce qui règle parfois la question avant même d’ouvrir le brouillon.

Un dernier fichier sème la confusion, celui dont le nom commence par ~$ et qui apparaît à côté de ton classeur. Ce n’est pas une copie de secours mais un fichier de service, qu’Excel crée pour tout classeur ouvert, y compris ceux que tu enregistres consciencieusement. Sa présence ne signale donc aucun travail perdu, et son ouverture ne rend rien.

Retrouver une version antérieure d’un fichier Excel déjà enregistré

Quand le fichier existe et qu’il lui manque seulement tes dernières heures, tu ne cherches plus un brouillon mais un état passé, et deux sources peuvent en garder un. La première ne dépend pas d’Excel, c’est l’endroit où le fichier est rangé, et elle ne joue que pour un classeur posé sur OneDrive ou SharePoint. L’historique des versions y liste alors chaque enregistrement avec sa date, et tu rouvres celui d’avant l’erreur sans rien installer.

La seconde source tient à une option qu’on active une fois pour toutes, celle qui crée une copie de sauvegarde à chaque enregistrement. Excel dépose alors, à côté de ton fichier, un compagnon nommé Sauvegarde de nom.xlk qui s’ouvre comme un classeur ordinaire. Cette copie a une particularité qu’il vaut mieux connaître avant d’y compter, car elle ne suit pas ton travail en direct.

Elle garde en effet l’état de l’avant-dernier enregistrement, et non celui du dernier. Un classeur enregistré trois fois te rend donc la deuxième version, jamais la troisième, ce qui la rend parfaite après une bêtise enregistrée une seule fois. Un enregistrement de trop, fait par réflexe juste après, décale la fenêtre d’un cran et emporte aussi la copie.

Reste le cas du fichier écrasé par un autre, sur un disque local et sans le moindre historique. Il ne se règle plus dans Excel mais dans Windows, par l’onglet des versions précédentes de la fiche du fichier, qui ne propose quelque chose que si la protection du système ou l’historique des fichiers tournait déjà. Autant le vérifier aujourd’hui plutôt que le jour où la question se posera.

Chercher le fichier lui-même quand il a disparu du dossier

Il arrive enfin que rien ne soit perdu et que le fichier soit simplement ailleurs, auquel cas fouiller les brouillons fait perdre du temps. Excel garde la trace des cinquante derniers classeurs ouverts, avec leur chemin complet, et cette liste répond souvent à elle seule. Elle se déroule par Fichier puis Ouvrir, dans la colonne des fichiers récents, où chaque entrée retient le dossier d’où le fichier venait.

La corbeille vient ensuite, parce qu’une suppression passe inaperçue quand elle accompagne un grand ménage de dossier. Un classeur restauré depuis la corbeille retourne exactement à sa place d’origine, avec son contenu intact, et c’est la récupération la plus complète de toutes celles décrites ici.

Si ces deux pistes ne donnent rien, l’explorateur trie par date de modification tous les classeurs d’un dossier et de ses sous-dossiers. Une dernière cause explique beaucoup de disparitions, celle du classeur ouvert directement depuis une pièce jointe, qu’un logiciel de messagerie recopie dans un dossier de passage avant de l’afficher. Un enregistrement le laisse alors dans ce dossier-là, sous un chemin que personne ne retrouve de tête.

Régler l’intervalle pour ne plus perdre que deux minutes de travail

La récupération automatique arrive activée, avec un intervalle de dix minutes qui décide de tout ce que tu peux perdre. Cet intervalle est en effet le pire scénario, puisqu’un plantage survenu juste avant le prochain passage emporte tout ce que tu as tapé depuis le précédent. Le ramener à deux ou trois minutes coûte quelques secondes de réglage et change complètement l’ampleur des dégâts.

Excel accepte n’importe quelle valeur entre une et cent vingt minutes, et refuse le reste par un message qui donne lui-même les bornes. Le réglage se trouve dans la rubrique Enregistrement des options, avec deux cases qui comptent autant l’une que l’autre. La fiche sur la sauvegarde automatique montre où elles se cochent, celle de la récupération et celle qui conserve la dernière version quand on ferme sans enregistrer.

Un réglage n’efface pourtant pas le réflexe, car la récupération automatique ne remplace pas l’enregistrement. Le premier Ctrl + S d’un nouveau classeur reste le geste le plus rentable de la journée. Il lui donne un nom, un dossier, et du même coup l’accès à tout ce que cet article décrit.