Modèle Excel d’avoir sur facture à télécharger

Ce modèle Excel d’avoir sur facture part du document lui-même. La première feuille est l’avoir que tu imprimes et que tu envoies, avec les blocs émetteur et client, le numéro, la date, la facture d’origine qu’il rectifie et les lignes annulées, une par une, avec leur quantité et leur prix unitaire. Les montants hors taxes, la TVA et le total toutes taxes comprises se calculent au fur et à mesure, et deux lignes disent ce qui reste dû sur la facture d’origine après l’avoir, hors taxes et en TVA, comme l’administration le demande. La mention qui rattache l’avoir à sa facture d’origine s’écrit toute seule à partir des deux cases jaunes du haut, parce que c’est exactement la ligne qu’on oublie quand on recopie une facture à la main.

La deuxième feuille est le registre. Un avoir par ligne, dans l’ordre où tu les émets, avec son motif, sa portée totale ou partielle, son montant et son taux. Une colonne de contrôle te prévient dès qu’un numéro sert deux fois, qu’un numéro en saute un ou qu’une date remonte le temps par rapport à la ligne du dessus, les trois ruptures qui rendent une numérotation irrégulière, et elle signale aussi un taux de TVA oublié. La feuille Avoir lit ce registre pour te souffler le prochain numéro libre de ta série, tu n’as donc jamais à remonter la liste pour savoir où tu en es.

La troisième feuille est celle qui change tout. Tes factures y sont listées avec ce qui a été facturé et ce qui a déjà été réglé, et SOMME.SI va chercher dans le registre tous les avoirs rattachés à chaque numéro de facture, y compris quand il y en a plusieurs sur la même. Le solde réellement dû apparaît en face, vert quand la facture est soldée, orange quand un avoir est venu la réduire, rouge quand les avoirs dépassent ce qui restait dû, ce qui trahit toujours une erreur de rattachement. Une quatrième feuille classe enfin les avoirs par cause, en nombre et en montant, pour voir lequel de tes processus en fabrique le plus. Les avoirs dont le motif n’est pas dans la liste y ont leur propre ligne, si bien que son total est toujours celui du registre.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Avoir prête à imprimer, avec les blocs émetteur et client, les références de la facture rectifiée, douze lignes d’annulation, les totaux hors taxes, TVA et toutes taxes comprises, la TVA calculée une seule fois sur le total hors taxes, et ce qui reste dû sur la facture après l’avoir
• La mention de rattachement à la facture d’origine écrite par formule, avec son numéro et sa date reformatés, et un contrôle qui t’alerte si une ligne porte un taux de TVA différent de celui de la facture rectifiée
• Un registre de quarante avoirs avec motif, portée totale ou partielle, montant, taux, et un contrôle de séquence qui repère les numéros en double, les numéros sautés, les dates dans le désordre et les taux oubliés
• Une feuille d’imputation de trente factures qui déduit les avoirs du solde dû et colore chaque ligne selon qu’elle est soldée, partiellement avoirée ou encore à encaisser
• Une analyse par motif, en nombre et en montant, avec une ligne pour les avoirs sans motif reconnu, la part du chiffre facturé annulée par des avoirs, le motif le plus fréquent et le motif le plus coûteux
• Une feuille de référence qui liste les mentions à faire figurer sur un avoir et les règles de numérotation et de TVA, chacune avec sa source officielle

Comment utiliser ce modèle

Ce qui fait qu’un avoir en est vraiment un

Une facture partie chez le client ne se corrige plus. On la rectifie, et l’administration reconnaît deux façons de le faire. Soit on envoie une facture nouvelle qui annule et remplace la précédente, soit on envoie une note d’avoir, qui laisse la facture d’origine intacte et vient s’imputer dessus. La seconde est l’usage courant, parce qu’elle garde la trace des deux documents des deux côtés. Ce qui transforme un courrier en avoir opposable, c’est la référence à la facture d’origine. Le code général des impôts assimile à une facture tout document qui modifie une facture initiale et qui y fait référence de façon spécifique et non équivoque. Autrement dit, un avoir sans le numéro et la date de la facture qu’il rectifie n’est pas un avoir, c’est une lettre.

Comme il est assimilé à une facture, l’avoir porte les mêmes mentions obligatoires et prend son rang dans une séquence de numérotation chronologique et continue. Rien n’oblige à le noyer dans la série des factures, et c’est même le contraire qui se pratique. L’administration admet des séries distinctes quand les conditions d’exercice de l’activité le justifient, et conseille alors un préfixe propre à chaque série pour éviter toute confusion. Une série F pour les factures et une série A pour les avoirs est l’organisation la plus lisible. La contrainte, elle, ne bouge pas d’un pouce à l’intérieur de chaque série, la numérotation doit rester chronologique, continue, sans trou, et deux documents émis la même année ne peuvent jamais porter le même numéro. C’est cette continuité que la colonne de contrôle du registre surveille.

Reste la TVA, qui est le vrai piège du sujet. Elle ne se choisit pas, elle reprend le taux de l’opération rectifiée, puisque l’avoir ne fait que défaire une taxation déjà passée. Et sa récupération n’est pas automatique. La taxe perçue sur une vente annulée, résiliée ou impayée n’est imputée ou remboursée qu’à la condition de justifier la rectification de la facture initiale. Sans avoir régulier, tu restes redevable de la TVA sur le montant facturé au départ, y compris sur la part que le client n’a jamais réglée. Du côté du client assujetti, le mouvement est symétrique, il rectifie à due concurrence la TVA qu’il avait déduite. Il existe une seule sortie de secours, la mention « net de taxe » apposée sur l’avoir, par laquelle tu renonces à récupérer la taxe et dispenses ton client de toucher à sa déduction.