Cahier des charges Excel à télécharger

Ce cahier des charges Excel ne remplace pas la partie rédigée. Le contexte, les objectifs et la description de l’existant se racontent en prose, dans un traitement de texte, et c’est très bien ainsi. Le fichier tient les quatre choses qu’un texte ne sait pas faire, le tableau des exigences ligne par ligne, la traçabilité de chacune vers un test de recette et un lot de livraison, le dépouillement chiffré des offres reçues, et la répartition du budget entre les lots.

Le cœur du fichier est la feuille Exigences. Chaque ligne porte une référence, un lot, une catégorie, une priorité MoSCoW et surtout un critère d’acceptation. La dernière colonne dit à voix haute ce qui manque, et une exigence sans critère passe en rouge, parce que c’est exactement celle qui se discutera à la livraison. La feuille Dépouillement reprend ces mêmes lignes et met les prestataires en colonnes, si bien que le total pondéré par la priorité désigne l’offre à retenir sans laisser le prix décider tout seul.

Ce que contient le fichier

• Une feuille de cadrage avec les cases jaunes de la consultation, le barème MoSCoW et le compte des exigences encore incomplètes
• Un tableau de trente exigences, avec sa référence, son lot, sa catégorie, sa priorité, son poids, son critère d’acceptation, son test et son statut
• Une colonne de contrôle qui passe en rouge dès qu’une exigence n’a pas de critère d’acceptation
• Une feuille de recette où chaque test compte tout seul les exigences qu’il couvre, avec les réserves et leur échéance
• Un dépouillement des offres, quatre prestataires en colonnes, une note de 0 à 5 par exigence et le total pondéré par la priorité
• Une note technique, une note prix et une note finale dont tu règles toi-même la pondération
• Le budget par lot avec sa part du total, les dates de début et de fin, et l’écart avec le budget cible
• Un tableau de jalons qui calcule l’écart en jours entre la date prévue et la date réelle

Comment utiliser ce modèle

Une exigence qui ne se vérifie pas n’est pas une exigence

Le mot qui change tout dans un cahier des charges est acceptation. Écrire que le site doit être rapide, que l’outil doit être simple ou que la livraison doit être soignée n’engage personne, parce que rien là-dedans ne se mesure. Écris plutôt ce que tu vérifieras et comment, avec un chiffre, un geste ou un document. La page d’accueil charge en moins de deux secondes sur trois mesures en 4G. Un rédacteur non technique modifie un texte et publie en moins de cinq minutes. Ces phrases-là se testent devant le prestataire, et la discussion pénible du jour de la livraison n’a pas lieu.

La priorisation MoSCoW sert à la même chose, mais sur le périmètre. Ranger chaque exigence en indispensable, souhaitable, optionnelle ou hors périmètre oblige à trancher avant la consultation plutôt que pendant les arbitrages de fin de projet, quand il ne reste ni budget ni temps. La règle empirique veut que les indispensables ne dépassent pas 60 % de l’effort, faute de quoi le classement ne trie plus rien. Et le poids de chaque niveau se retrouve dans le dépouillement, ce qui évite qu’une offre brillante sur des détails batte une offre solide sur l’essentiel.

Reste le choix du prestataire. Comparer trois propositions sur leur prix et sur l’impression qu’elles laissent est le moyen le plus sûr de retenir la moins-disante et de payer la différence en avenants. Noter chaque prestataire de 0 à 5 sur les mêmes exigences, pondérer par la priorité, puis mélanger la note technique et la note prix selon une part décidée avant l’ouverture des offres, voilà qui rend le choix défendable devant une direction ou un conseil d’administration. Le fichier signale d’ailleurs une offre qui laisse une exigence indispensable à 0 ou 1, même quand elle arrive en tête, parce que celle-là n’est pas retenable en l’état.