Livret de compétences Excel à télécharger

Évaluer par compétence veut dire abandonner la note pour un niveau atteint, observé en situation, et réobservé autant de fois qu’il le faut avant d’être validé. Ce fichier Excel te demande donc trois choses seulement, le référentiel du diplôme que tu prépares, la liste de tes apprentis avec leur tuteur, et une ligne à chaque fois que tu vois quelqu’un faire quelque chose. Tout le reste se déduit de ces lignes, sans que tu aies une seule case de synthèse à remplir.

Le fichier compte cinq onglets. Le Référentiel porte les paramètres, l’échelle à quatre niveaux et les vingt-quatre lignes de compétences, entièrement réécrivables. Apprentis tient la promotion et compte les observations de chacun. Le journal des Observations accueille deux cent cinquante lignes datées, avec l’apprenti, la compétence et le niveau en listes déroulantes, et une ligne à laquelle il manque quelque chose y reste en orange sans entrer dans aucun calcul. La Synthèse croise les compétences et les apprentis, donne le niveau retenu, le nombre de fois où chacun a été observé et la progression avant puis après le bilan de mi-parcours. La Fiche individuelle tient en une page, prête à imprimer et à remettre à l’apprenti comme à son tuteur.

Ce que contient le fichier

• Un référentiel de vingt-quatre lignes entièrement saisissable, avec le code, le domaine, la compétence et l’attendu qui prouve la maîtrise, livré rempli d’un exemple de CAP Cuisine à remplacer
• Une échelle à quatre niveaux dont tu écris toi-même les libellés, même après tes premières observations, reprise automatiquement dans la liste déroulante du journal et dans tous les calculs
• Un journal de deux cent cinquante observations datées, avec l’apprenti, le code de compétence, le niveau, la situation observée et le nom de l’évaluateur, et les lignes incomplètes signalées en orange
• La grille de synthèse qui croise chaque compétence et chaque apprenti, le niveau retenu coloré du rouge au vert, et juste en dessous le nombre de fois où chacun a réellement été observé
• Les compétences fragiles de la promotion nommées en clair, jamais observée, trop peu observée ou acquise par moins de la moitié du groupe
• La progression de chaque apprenti, son niveau moyen avant le bilan de mi-parcours, son niveau moyen depuis, et l’écart entre les deux
• Une fiche individuelle imprimable en une page, avec le tuteur, l’entreprise, le niveau atteint sur chaque compétence en toutes lettres, une zone de bilan et trois lignes de signature

Comment utiliser ce modèle

Ce qui change vraiment quand on valide des compétences au lieu de mettre des notes

Une note se moyenne, un niveau de compétence ne se moyenne pas, et c’est toute la différence. Un apprenti qui obtient huit puis seize sur une même tâche a une moyenne de douze, un chiffre qui ne décrit personne et surtout pas lui. Le même apprenti observé deux fois sur la même compétence a d’abord échoué, puis réussi, et ce que tu retiens est la deuxième observation, parce qu’une compétence acquise ne se dés-acquiert pas parce qu’on a raté la première fois. C’est exactement ce que fait ce fichier. Le niveau que la synthèse affiche est celui de la dernière ligne saisie pour ce couple d’apprenti et de compétence, jamais une moyenne, et les observations plus anciennes restent dans le journal pour prouver le chemin parcouru. La moyenne, elle, ne réapparaît qu’à un seul endroit du fichier, sur les deux lignes qui comparent le niveau moyen d’avant le bilan de mi-parcours à celui d’après, et là elle a un sens, elle mesure une progression et non un état.

Le deuxième piège du livret de compétences est plus insidieux. Une compétence validée sur une seule observation n’est pas une compétence validée, c’est un coup de chance ou un mauvais jour, et personne ne sait lequel. Un apprenti qui réussit une cuisson un mardi calme n’a pas prouvé qu’il la réussit un samedi soir à cent quarante couverts, et c’est justement pour ça que les livrets officiels demandent des situations variées. Le problème est que rien, dans un tableau classique, ne montre qu’une case verte repose sur une observation unique. Le fichier répond à ça par un deuxième bloc, sous la grille des niveaux, qui compte pour chaque apprenti et chaque compétence le nombre de fois où il a été observé. Tu y vois immédiatement les cases à une seule observation, et tu compares ce compte au nombre que tu as fixé toi-même dans les paramètres. Deux blocs superposés, la même géométrie, et la question devient lisible sans qu’on ait à la poser.

Le troisième apport est celui qu’on ne peut obtenir qu’en croisant toute la promotion. Quand un apprenti échoue sur une compétence, c’est son affaire. Quand la moitié du groupe échoue sur la même, ce n’est plus la leur, c’est celle du programme. La colonne de droite de la synthèse dit ça en clair, avec trois messages distincts qui n’ont pas du tout la même conséquence. Une compétence jamais observée est un trou dans ton planning de visites, elle ne dit rien sur les apprentis. Une compétence trop peu observée, vue sur moins de la moitié du groupe, veut dire que la situation ne se présente pas assez souvent en entreprise et qu’il faut la provoquer en centre. Une compétence acquise par moins de la moitié de ceux qui ont été vus dessus est un vrai signal pédagogique, celui d’une séance à reprendre. Sur le jeu d’exemple livré, envoyer dans le temps imparti est acquise par une seule personne sur les six observées, et relever les températures ne l’est par personne. Ce sont deux problèmes différents, l’un de cadence et l’autre de rigueur, et aucun tableau de notes ne les aurait fait remonter.