Modèle de sous-location Excel à télécharger

Ce modèle de sous-location Excel part de ton bail. Tu écris ton loyer hors charges, tes charges mensuelles et la surface habitable du logement, puis la surface que tu sous-loues, le loyer que tu demandes et la quote-part de charges refacturée. Le fichier en tire aussitôt ton prix au mètre carré, le plafond légal du sous-loyer et l’écart entre les deux. Tant que tu restes dessous, le bloc de contrôle est vert. Dès que tu dépasses, il vire au rouge et te dit de combien tu es hors des clous. Une case à part trace l’accord écrit du bailleur avec sa date, parce que sans lui rien de tout cela n’est autorisé.

La deuxième feuille déroule vingt-quatre mois à partir de ta date de début, une échéance par mois au jour de cette date. Chaque ligne affiche ce que le sous-locataire doit pour le mois, tu notes dans les deux colonnes jaunes ce qu’il t’a versé et à quelle date, et le fichier calcule le reste dû, reporte un trop-perçu sur le mois suivant, colore le statut en vert, en orange ou en rouge, et totalise la période. La troisième feuille édite la quittance de sous-location du mois que tu choisis, ou un simple reçu quand le mois n’est payé qu’en partie. Elle reprend les noms, l’adresse, la date de l’accord du bailleur et le montant reçu, elle rappelle les deux règles de l’article 8 en bas de page, et elle tient sur une seule page prête à signer.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Ma sous-location avec l’accord écrit du bailleur, sa date, et les noms du bailleur, du locataire principal et du sous-locataire
• Ton loyer au mètre carré calculé depuis le bail, le plafond légal du sous-loyer et l’écart entre les deux
• Un bloc de contrôle qui passe en rouge dès que le loyer demandé dépasse le plafond de l’article 8
• Un second contrôle qui passe en rouge tant que l’accord écrit du bailleur n’est pas enregistré
• Le calcul de ce que tu encaisses, de ce que tu verses au bailleur et de ce qui reste à ta charge chaque mois
• Une feuille Mois par mois de vingt-quatre lignes, avec le montant dû, le montant reçu, la date de paiement, l’avance d’un trop-perçu et le reste dû
• Un statut coloré par mois, Payé en vert, En attente en orange et Partiel en rouge, avec les totaux de toute la période
• Une feuille Quittance imprimable sur une seule page, avec le corps du document rédigé par formules et la zone de signature
• Une quittance qui refuse de s’écrire tant qu’il manque l’accord écrit du bailleur ou que rien n’est réglé pour le mois, et qui devient un reçu du montant versé quand le mois n’est payé qu’en partie
• Un exemple complet de chambre de 14 m² sous-louée neuf mois, à remplacer par ta propre situation

Comment utiliser ce modèle

Ce que la loi impose avant de sous-louer

L’article 8 de la loi du 6 juillet 1989 est très court et très net. Le locataire ne peut ni céder son contrat de location, ni sous-louer le logement, sauf avec l’accord écrit du bailleur, y compris sur le prix du loyer. Un accord oral ne vaut rien, un silence encore moins, et la demande se fait de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception pour garder une trace de la date. Sans cet accord, le bailleur peut faire résilier le bail, réclamer devant le juge le remboursement de tous les sous-loyers perçus, et demander en plus des dommages et intérêts. C’est pour cette raison que le fichier place cette case tout en haut de la première feuille et refuse d’écrire la moindre quittance tant qu’elle reste sur Non.

La seconde règle du même article est celle que presque personne ne connaît. Le prix du loyer au mètre carré de surface habitable des locaux sous-loués ne peut pas dépasser celui que paie le locataire principal. Le calcul se fait en deux temps. Tu divises d’abord ton loyer hors charges par la surface habitable inscrite sur ton bail, ce qui donne ton prix au mètre carré. Tu le multiplies ensuite par la surface que tu sous-loues, et tu obtiens le plafond en euros. Sur l’exemple livré dans le fichier, 840 € de loyer pour 62 m² donnent un peu plus de 13,54 € du mètre carré, donc une chambre de 14 m² ne peut pas être sous-louée plus de 189,67 € hors charges. Le fichier garde ce prix exact et arrondit le plafond au centime inférieur, parce qu’un prix arrondi à 13,55 € laisserait passer 189,70 €, trois centimes au-dessus du plafond. Les charges se refacturent à part, à leur quote-part réelle, elles n’entrent pas dans ce plafond.

Reste ce qu’il faut remettre et ce que la sous-location ne crée pas. Tu dois donner à ton sous-locataire l’autorisation écrite du bailleur et une copie du bail en cours, deux pièces qu’il conservera comme preuve de sa bonne foi. En revanche, la sous-location ne fait naître aucun lien entre lui et le bailleur. À la fin de ton bail principal, ton sous-locataire perd tout titre d’occupation et ne peut se prévaloir d’aucun droit au maintien dans les lieux, ce qui rend la date de fin que tu inscris dans le fichier bien plus qu’une indication. Dernière nuance utile, la quittance atteste d’un paiement complet. Si ton sous-locataire ne verse qu’une partie de la somme, tu lui remets un simple reçu du montant reçu, et c’est ce que le fichier édite à la place de la quittance tant que le reste dû du mois n’est pas à zéro. Enfin, dans le parc social, les règles sont bien plus strictes et la sous-location du logement entier est en principe interdite.