Facturer à la main, c'est ressaisir l'adresse, le numéro de TVA et le montant pour chaque client, en espérant ne pas oublier d'incrémenter le numéro. Or une facture mal numérotée ou sans mention obligatoire devient justement un risque en cas de contrôle fiscal. Dans cet exercice, on va voir ensemble comment confier ce travail répétitif à Excel.
L'objectif est de bâtir un modèle où tu saisis le client et les prestations, et où la facture se compose toute seule, numéro conforme et totaux compris. C'est exactement ce qu'il faut à un freelance ou une TPE qui veut professionnaliser sa facturation sans payer un logiciel dédié !
Ce que tu vas construire
Construire une base clients et la brancher à la facture avec RECHERCHEV.- Générer automatiquement un numéro de facture chronologique et conforme.
- Calculer la TVA et le montant TTC à partir des lignes de prestation.
- Formater les montants et les dates pour un rendu imprimable.
- Identifier les mentions légales obligatoires à intégrer dans le modèle.
À connaître avant de commencer
- Savoir figer le taux de TVA avec les $ pour recopier les lignes de facture.
- Avoir une idée de la structure d'une facture : numéro, date, client, prestations, TVA, TTC.
Voici les données de départ de cet exercice. Copie-les ou télécharge le fichier Excel, puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Code | Raison sociale | Adresse | CP | Ville |
| 2 | CLI-001 | Acme Corp | 12 rue de la Paix | 75002 | Paris |
| 3 | CLI-002 | Tech Solutions | 8 av. des Champs | 69003 | Lyon |
| 4 | CLI-003 | PME Martin | 45 bd Victor Hugo | 33000 | Bordeaux |
| 5 | CLI-004 | Cabinet Durand | 3 place Bellecour | 69002 | Lyon |
| 6 | CLI-005 | Logistik Pro | 22 rue Foch | 31000 | Toulouse |
| 7 | CLI-006 | Groupe Vidal | 17 av. Jean Jaurès | 13001 | Marseille |
| 8 | CLI-007 | SCI Horizon | 5 rue Pasteur | 44000 | Nantes |
| 9 | CLI-008 | E-commerce Léa | 90 bd Haussmann | 75008 | Paris |
| 10 | CLI-009 | BTP Horizon | 14 zone industrielle | 59000 | Lille |
| 11 | CLI-010 | Restaurant Le Zinc | 28 quai des Chartrons | 33000 | Bordeaux |
Exercice guidé
Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.
Dans l'onglet facture, saisis juste le code client. RECHERCHEV va chercher la raison sociale, l'adresse et la ville dans la base clients. Tu remplis une cellule et 5 champs se complètent automatiquement.
=RECHERCHEV($B$3;Clients!$A:$E;2;FAUX)Résultat attendu : La raison sociale du client (ex: "Acme Corp" quand tu saisis CLI-001).
Attention
- Utilise des références absolues ($B$3) pour le code client car il ne change pas dans la facture. Change le numéro de colonne (2, 3, 4, 5) pour récupérer chaque champ.
Astuces pour aller plus loin
Protège le compteur de numérotation
Le numéro séquentiel doit être dans une cellule dédiée que tu incrémentes manuellement à chaque nouvelle facture. Protège cette cellule (Format > Protéger la cellule) pour éviter de l'écraser par accident. Une numérotation avec trou est un signal rouge en cas de contrôle.
Gère les taux de TVA multiples dès maintenant
Si tu factures des prestations à 20% et du conseil en formation à 0%, ajoute une colonne Taux TVA dès la conception du modèle. SOMME.SI.ENS te permet de totaliser par taux. Ajouter cette colonne après coup est plus compliqué qu'au départ.
Exporte toujours en PDF avant d'envoyer
Envoie la facture en PDF, jamais en .xlsx : un client sous LibreOffice verra les formules et les mises en forme différemment. Dans Excel : Fichier > Exporter > Créer un document PDF. Garde le fichier Excel comme source, le PDF comme pièce jointe.
Questions fréquentes
Crée un onglet clients avec les coordonnées, puis utilise RECHERCHEV dans l'onglet facture pour remplir automatiquement la raison sociale, l'adresse et la ville depuis un code client. TEXTE génère le numéro de facture, les formules calculent TVA et TTC sans aucune saisie manuelle répétée.
Multiplie le total HT par le taux de TVA : =TotalHT*0,2 pour 20%. Si tu as plusieurs taux, ajoute une colonne Taux TVA par ligne et utilise SOMME.SI.ENS pour totaliser par taux. Formate la cellule en euros avec deux décimales via Format > Cellule > Nombre.
Place un compteur en cellule dédiée (ex: H1), incrémente-le à chaque facture. TEXTE(H1;"000") formate le numéro sur 3 chiffres. Combine avec TEXTE(AUJOURDHUI();"AAAA-MM") pour obtenir FAC-2026-03-001. Protège la cellule compteur contre les modifications accidentelles.
Réserve une zone fixe dans ton modèle pour les mentions qui ne changent jamais (SIRET, adresse vendeur, conditions de paiement, pénalités de retard) et saisis-les une fois. Les champs variables (numéro, date d'émission, date d'échéance, taux de TVA, total TTC) sont remplis par tes formules RECHERCHEV et TEXTE. En micro-entreprise sans TVA, ajoute la mention article 293B du CGI dans cette zone fixe.
Dans un onglet Suivi, saisis numéro de facture, montant TTC, date d'échéance et statut. Utilise une mise en forme conditionnelle pour colorer en rouge les lignes dont la date d'échéance est dépassée et le statut différent de Payée. NB.SI.ENS compte les factures en retard.
Oui. Ajoute une colonne Taux TVA sur chaque ligne de prestation. SOMME.SI te totalise les bases HT par taux : =SOMME.SI(TauxCol;20%;BaseHTCol). Affiche un sous-total par taux dans le récapitulatif de TVA en bas de facture.
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