C'est quoi SharePoint pour Excel ?
SharePoint est l'espace de stockage en ligne de Microsoft 365 où une équipe range ses fichiers partagés. Un classeur Excel qu'on y enregistre, dans une bibliothèque de documents, devient accessible à plusieurs personnes qui l'ouvrent et le modifient en même temps, et chaque version y est conservée. C'est l'équivalent collectif de OneDrive, qui reste l'espace personnel.
À quoi sert SharePoint pour Excel
SharePoint sert à poser un classeur Excel dans l'espace partagé de ton équipe, là où chacun l'ouvre au lieu de se le renvoyer par mail. Une fois le fichier rangé dans une bibliothèque de documents, il ne vit plus sur ton disque mais en ligne, à une adresse que toute l'équipe atteint. Tu travailles donc sur un exemplaire unique, pas sur autant de copies qu'il y a de destinataires.
Ce passage en ligne débloque deux choses que le fichier local ne permet pas. Plusieurs personnes modifient le classeur en même temps, chacune voyant les cellules que les autres remplissent, et chaque enregistrement crée une version que tu peux rouvrir plus tard. Une ligne supprimée par erreur se récupère alors en quelques clics, sans repartir d'une sauvegarde de la veille.
Comment enregistrer un classeur Excel sur SharePoint
Enregistrer ton classeur dans une bibliothèque SharePoint le partage avec toute l'équipe et versionne chaque modification. Tout part du menu Enregistrer sous, à condition d'avoir l'adresse du site sous la main.
- 1Dans Excel, ouvre le menu Fichier puis clique sur Enregistrer sous.
- 2Choisis le site SharePoint dans la liste des emplacements récents, ou colle l'adresse du site que ton équipe t'a communiquée.
- 3Ouvre la bibliothèque de documents, ou le sous-dossier, où le classeur doit être publié.
- 4Donne un nom au fichier, puis clique sur Enregistrer pour l'envoyer en ligne.
- 5Rouvre-le ensuite depuis SharePoint pour le coéditer à plusieurs en temps réel avec ton équipe.
Quelle différence entre OneDrive et SharePoint
OneDrive est ton espace personnel, alors que SharePoint est l'espace partagé d'une équipe ou d'un service. Un classeur posé sur OneDrive t'appartient et ne suit personne d'autre tant que tu ne l'as pas partagé, quand celui d'une bibliothèque SharePoint appartient d'emblée au groupe qui a accès au site. C'est la différence entre ton tiroir à toi et l'armoire commune du bureau.
Pour Excel, ce partage de départ change surtout qui coédite le fichier sans que tu aies rien à demander. Sur SharePoint, les membres du site l'ouvrent et le modifient parce qu'ils ont déjà accès à l'emplacement, là où un fichier OneDrive reste à toi jusqu'à ce que tu envoies un lien.
La règle pour choisir est simple. Un fichier qui n'engage que toi, un brouillon ou un suivi personnel, va sur OneDrive et t'évite de l'exposer. Un fichier qui appartient à l'équipe, un budget ou un tableau de suivi collectif, a sa place sur SharePoint dès le premier enregistrement.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes sur le sharePoint
Oui, exactement comme sur OneDrive. Plusieurs personnes ouvrent le même classeur et le modifient en temps réel, chacune voyant la sélection des autres à l'écran. Il faut seulement que chacun ait le lien et une version récente d'Excel, ou passe par Excel pour le web. Chaque enregistrement crée en plus une version, que tu rouvres si quelqu'un écrase une plage.
Par défaut, un clic sur le fichier l'ouvre dans le navigateur, avec Excel pour le web. Pour basculer sur l'application installée, clique sur les trois points à côté du fichier, choisis Ouvrir, puis Ouvrir dans l'application. Tu retrouves alors toutes les fonctions d'Excel tout en gardant la coédition.
Oui, mais tu perds la coédition en temps réel, qui a besoin du fichier en ligne sur SharePoint ou OneDrive. Sans eux, il reste l'envoi par mail, où chacun repart avec sa copie, ou le vieux mode Classeur partagé que Microsoft déconseille aujourd'hui. Pour travailler vraiment à plusieurs sur le même fichier, l'un de ces deux espaces reste le passage obligé.
Du mot à la pratique
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