Fiche de poste Excel à télécharger

Cette fiche de poste Excel part du principe qu’un poste se décrit une fois et se relit souvent. Le référentiel de l’onglet Postes porte une ligne par poste de l’entreprise, avec son service, son rattachement hiérarchique, son statut, sa mission générale en une phrase et l’évolution possible. Sur la fiche, tu choisis l’intitulé dans une liste déroulante et tout l’encadré d’identification se remplit seul. Les intitulés restent donc cohérents d’un service à l’autre, et la fiche s’imprime en portrait, prête à être remise au salarié et annexée au contrat.

L’onglet Compétences est la partie qui vit toute l’année. Chaque compétence porte un niveau requis par le poste et un niveau constaté chez le titulaire, sur une échelle de 0 à 4 que le fichier explique marche par marche. L’écart entre les deux se calcule seul et se traduit en clair, formation prioritaire quand il manque deux niveaux, appui à prévoir quand il en manque un. Le niveau requis appartient au poste et ne bouge pas quand le titulaire change, le niveau constaté appartient à la personne et se met à jour à chaque entretien. C’est exactement ce qu’un traitement de texte ne sait pas faire.

Ce que contient le fichier

• Une fiche imprimable en portrait avec l’intitulé, le rattachement, la mission générale, les activités principales et les conditions d’exercice
• Un référentiel des postes de l’entreprise d’où la fiche tire son encadré d’identification, sans rien retaper d’un poste à l’autre
• Un tableau des activités principales avec la fréquence de chacune et sa part du temps, contrôlée pour tomber à 100 %
• Une grille de seize compétences avec le niveau requis par le poste, le niveau constaté chez le titulaire et l’écart calculé entre les deux
• Un besoin de formation écrit en clair sur chaque ligne, et trois compteurs qui résument la couverture du poste en haut de la grille
• Un onglet Repères qui dit ce que le code du travail impose vraiment, ce qu’il n’impose pas, et à quelle échéance

Comment utiliser ce modèle

Ce qui sépare une fiche de poste utile d’une fiche rangée dans un tiroir

Commençons par le point que tout le monde cherche. Aucun article du code du travail n’impose la fiche de poste, ni à l’embauche ni en cours de contrat, contrairement à une idée très répandue. Ce qui est obligatoire depuis le 1er novembre 2023, c’est de remettre à chaque salarié un écrit portant quatorze informations sur la relation de travail, dont l’intitulé du poste, les fonctions et la catégorie d’emploi, ce que fixe l’article R. 1221-34 du code du travail. Sept jours calendaires pour une partie de ces informations, un mois pour le reste. Une fiche de poste bien remplie couvre déjà ce point et en fournit la matière, mais elle ne remplace pas le document d’information, qui porte treize autres rubriques.

Vient ensuite le piège de rédaction. Une fiche qui aligne quinze verbes à l’infinitif ne dit rien de ce que la personne fait vraiment de sa semaine. Donne une part du temps à chaque activité et oblige le total à tomber à 100 %, l’exercice devient tout de suite honnête. Ce qui prend un quart de la semaine passe devant, ce qui n’arrive que deux fois par an se range dans les activités ponctuelles, et les tâches que personne n’assumait finissent par apparaître parce qu’il manque quinze points quelque part. C’est aussi ce tableau qui sert de base à l’annonce de recrutement, un candidat lisant un pourcentage bien mieux qu’une liste.

Reste la question du niveau. Écrire « maîtrise du tableur » dans une fiche de poste ne veut rien dire tant qu’on ne précise pas jusqu’où. L’échelle de 0 à 4 du fichier tranche pour toi, du niveau notions jusqu’au niveau référent qui arbitre les cas difficiles et forme les autres. Le niveau requis appartient au poste, le niveau constaté à la personne qui l’occupe, et c’est leur différence qui devient un besoin de formation chiffré. Si tu cherches plutôt à photographier une équipe entière, une ligne par salarié et une colonne par compétence, la matrice de compétences de la bibliothèque répond mieux. Pour conduire l’entretien d’un salarié sur l’année écoulée, regarde le modèle d’entretien annuel, et pour porter le budget des formations décidées, le plan de formation.