Modèle Excel de frais de port à télécharger

Ce modèle Excel de frais de port répond à une question que presque aucune boutique ne sait trancher, celle de savoir si la livraison rapporte ou coûte. Tu saisis une ligne par colis expédié avec la date, la commande, la zone, le poids, le volume, le type d’emballage et le montant facturé au client. En face, le fichier va chercher le tarif dans ta grille, y ajoute le coût de l’emballage, le temps de préparation et la provision pour retours, puis affiche la marge en euros et en pourcentage. Les envois vendus sous leur coût passent en rouge, ceux qui dégagent au moins dix pour cent passent en vert. Une ligne à laquelle il manque le poids, la zone ou le montant facturé reste hors des totaux, et la colonne du coût dit en orange ce qui manque.

La grille tarifaire vit sur sa propre feuille et se lit avec INDEX, jamais avec une cascade de SI. Les poids y sont les bornes hautes des tranches, le « jusqu’à » des grilles publiées par les transporteurs, et NB.SI compte celles qui sont inférieures au poids du colis pour trouver sa ligne. Un colis de 2 kg pile paie donc le tarif « jusqu’à 2 kg », comme chez le transporteur. EQUIV en valeur exacte trouve la colonne de la zone dans la ligne d’en-tête, et INDEX croise les deux. Conséquence directe, tu remplaces un tarif ou tu renommes une zone sans toucher à une seule formule. Les montants pré-remplis sont des ordres de grandeur annoncés comme tels, pas la grille d’un transporteur réel, et ils sont faits pour être écrasés par celle que tu as négociée.

Le fichier tient aussi compte du poids volumétrique, la règle qui fait qu’un colis léger mais encombrant est facturé au volume et bascule dans une tranche supérieure. Tu renseignes le volume du colis et le diviseur de ton contrat, le fichier retient le plus lourd des deux poids. La feuille de synthèse récapitule ensuite le facturé, le coût réel et la marge par zone puis par tranche de poids, et propose pour chaque zone le forfait qu’il faudrait facturer pour couvrir le coût moyen constaté, marge visée comprise.

Ce que contient le fichier

• Un journal de quarante-cinq expéditions avec la zone et l’emballage en listes déroulantes, le poids facturé, le coût réel et la marge de chaque colis, et une ligne incomplète signalée en orange
• Une grille tarifaire de dix tranches de poids « jusqu’à » et quatre zones, entièrement saisissable, lue par INDEX, NB.SI et EQUIV
• Le supplément carburant du transporteur dans une case à part, appliqué automatiquement à chaque tarif
• Une feuille de réglages avec le taux horaire, le temps de préparation, la provision retours, le diviseur volumétrique et le coût de chaque emballage
• Une synthèse par zone et par tranche de poids, avec le taux de couverture, le nombre d’envois à perte et le forfait à facturer pour rentrer dans tes frais

Comment utiliser ce modèle

Ce qu’une expédition coûte vraiment, au-delà du tarif du transporteur

Le tarif lu dans la grille n’est jamais le montant final. S’y ajoutent le supplément carburant, exprimé en pourcentage et révisé régulièrement selon un indice, et selon les cas une surcharge de zone éloignée, un supplément hors gabarit, des frais de seconde présentation ou de mise en instance. Puis viennent les coûts que le transporteur ne facture pas mais que la boutique paye quand même, c’est-à-dire le carton, le calage, l’adhésif, l’étiquette, les minutes passées à préparer et à déposer le colis, et la part des envois perdus, abîmés ou retournés. Additionnés, ces postes représentent souvent plusieurs euros par colis, exactement l’ordre de grandeur de la marge que la boutique croyait faire sur la livraison.

Le poids facturé n’est pas non plus le poids du colis. Tous les transporteurs appliquent un poids volumétrique, obtenu en divisant le volume du colis par un diviseur inscrit au contrat, et retiennent le plus élevé des deux. Un coussin, un abat-jour ou un jouet en plastique pèsent quelques centaines de grammes et sont pourtant facturés comme plusieurs kilos. À cela s’ajoute l’effet de seuil des tranches, puisque cent grammes de trop font basculer un colis dans la tranche supérieure et changent son tarif d’un coup. C’est la raison pour laquelle un emballage un peu plus compact ou un calage plus léger se rentabilisent tout seuls, alors qu’ils passent d’ordinaire pour un détail.

Reste à décider quoi faire du chiffre. Trois politiques existent, le forfait unique qui simplifie la vente mais fait payer les petits colis pour les gros, la répercussion de la grille qui est juste mais fait fuir au moment de valider le panier, et la livraison offerte à partir d’un seuil de commande. Cette dernière n’est jamais gratuite, elle se finance sur la marge produit, et elle ne tient que si le panier moyen déclenché dépasse largement le coût d’expédition. Le bon réflexe consiste à regarder la marge zone par zone avant de trancher, parce qu’un forfait qui fonctionne en France métropolitaine devient très vite intenable vers la Corse, l’outre-mer ou l’étranger.