Lettre de voiture Excel à télécharger

Cette lettre de voiture Excel est le document qui accompagne la marchandise et qui fait foi du contrat de transport. Tu remplis les cases jaunes une seule fois, l’expéditeur, le destinataire, le transporteur avec son numéro SIREN, les lieux et les dates de chargement et de déchargement, puis le tableau de la marchandise. Le fichier calcule le poids brut de chaque ligne, le nombre total de colis et le poids de l’envoi, et il compare ces totaux à ce que tu déclares au transporteur pour t’avertir avant le départ si les deux ne concordent pas.

L’onglet Exemplaires reprend tout par formule et fabrique les trois copies du document, une pour l’expéditeur, une pour le transporteur et une pour le destinataire, chacune sur sa page. Le registre des expéditions garde ensuite la mémoire de chaque envoi sans que tu retapes rien. En haut de l’onglet, une ligne grise recompose la lettre en cours dans l’ordre de ses colonnes, la ville de livraison tirée de l’adresse, et il suffit de la copier puis de la coller en valeurs sur la ligne que le registre t’indique. Il affiche ensuite le statut de la livraison, le retard en jours et la date jusqu’à laquelle tu dois conserver le document. Le registre compte quarante lignes et te prévient quand il est plein. L’onglet des réserves, trente lignes, rattache chaque incident à son numéro de lettre de voiture, va chercher la date de livraison dans le registre et calcule la date limite pour émettre ta réserve, sans les dimanches ni les jours fériés de l’onglet Jours fériés. Le registre sait de lui-même qu’une réserve a été émise. C’est très exactement ce qu’un carnet papier ne sait pas faire.

Ce que contient le fichier

• Un document complet avec les huit mentions imposées par l’arrêté du 9 novembre 1999, remplies depuis une seule saisie
• Les trois exemplaires expéditeur, transporteur et destinataire, écrits par formule et imprimés chacun sur sa page
• Un tableau de marchandise qui calcule le poids brut ligne par ligne, le nombre de colis et le poids total de l’envoi
• Un contrôle de cohérence qui compare ce que tu déclares au transporteur avec ce que dit réellement le tableau
• La ligne de la lettre en cours, recomposée en haut du registre dans l’ordre de ses colonnes et prête à coller en valeurs sur la ligne qu’il t’indique
• Un registre de quarante expéditions avec le statut de chaque livraison, le retard en jours, la réserve émise lue dans l’onglet des réserves et la date de fin de conservation
• Un suivi de trente réserves et litiges qui calcule la date limite pour protester et dit si la réserve est dans les temps, ou ce qui manque pour le savoir
• Un onglet des mentions obligatoires dont la colonne d’état passe au vert dès que la case correspondante est remplie
• Un onglet des jours fériés français calculés pour trente années, où tu ajoutes ceux du pays de livraison

Comment utiliser ce modèle

Ce que la lettre de voiture prouve, et ce que le bon de livraison ne prouve pas

La lettre de voiture n’est pas un usage commercial qu’on adopte si on veut. Tout contrat de transport routier de marchandises doit donner lieu à son établissement avant le départ, et un exemplaire au moins doit se trouver à bord du véhicule. L’arrêté du 9 novembre 1999 fixe huit mentions minimales, la date d’établissement, le transporteur avec son adresse et son numéro SIREN, la date de prise en charge, la nature et la quantité de la marchandise, le nom de l’expéditeur, l’adresse complète du lieu de chargement, le nom du destinataire et l’adresse complète du lieu de déchargement. En transport international, la convention CMR impose onze indications et trois exemplaires originaux signés, dont l’un accompagne la marchandise. Et l’entreprise conserve le document pendant deux ans pour pouvoir le présenter aux agents de contrôle.

C’est là que le bon de livraison et la lettre de voiture cessent d’être interchangeables. Le bon de livraison est le document du vendeur vers son client, il dit ce qui a été livré et sert de preuve de réception de la commande. La lettre de voiture est le contrat avec le transporteur, elle dit ce qui lui a été remis, dans quel état, où et quand, et c’est elle qui engage sa responsabilité. Les deux voyagent souvent ensemble dans la même pochette et ne se remplacent jamais. Si tu cherches le document du vendeur, le modèle bon de livraison de la bibliothèque est fait pour ça, et si tu veux savoir ce que l’expédition te coûte vraiment, le modèle frais de port calcule ta marge une fois le transport payé.

Le vrai piège arrive après la livraison, et c’est un piège de calendrier. En transport intérieur, la réception de la marchandise éteint toute action contre le transporteur pour avarie ou perte partielle si le destinataire n’a pas notifié sa protestation motivée dans les trois jours, jours fériés non compris, par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée, et la Cour de cassation range le dimanche parmi ces jours fériés. Trois jours, c’est le temps qu’il faut pour ouvrir un carton et se dire qu’on verra lundi. En transport international, la convention CMR laisse sept jours pour une avarie non apparente et vingt et un jours pour un retard, mais elle exige la réserve au moment même de la livraison quand le dommage est visible. L’onglet Réserves du fichier calcule cette date limite à partir du régime et de la nature du dommage, sans compter les dimanches ni les jours fériés, et sa case Dans les délais passe en rouge quand la réserve est partie trop tard. Dans le registre, la date limite de réserve vire au rouge dès qu’elle est dépassée sans qu’aucune réserve n’ait été émise.