Modèle de note de frais Excel à télécharger

Fini les notes de frais griffonnées sur un coin de bureau, ce modèle Excel structure la déclaration des dépenses professionnelles. Chaque ligne précise la date, le type de dépense choisi dans une liste déroulante (repas, transport, hébergement, carburant, péage ou autre), le montant TTC et la TVA récupérable, et le coût net, TTC moins la TVA récupérable, se calcule tout seul au centime près.

Le tableau compte 15 lignes, et les totaux du mois s'additionnent en bas, égaux à la somme des lignes telles qu'elles s'impriment. Une dépense datée hors du mois choisi dans la case jaune, ou une TVA plus forte que le montant TTC, passe en orange. Sous le tableau, deux lignes rappellent quelle TVA se récupère, et les zones de signature du salarié et de validation du responsable sont prêtes pour le circuit interne.

Ce que contient le fichier

• Un en-tête salarié (nom, service), et le mois de la note dans une case jaune
• Un tableau de 15 lignes avec types de dépenses en liste déroulante
• Le coût net de chaque dépense, TTC moins TVA récupérable, arrondi au centime
• Les totaux du mois, une date hors du mois ou une TVA trop forte en orange
• Le rappel de la TVA récupérable et les zones de signature et de validation

Comment utiliser ce modèle

Justificatifs et remboursement, les règles du jeu

Une note de frais sans justificatif est une note de frais fragile. Pour que l'entreprise rembourse sans risque, chaque dépense doit correspondre à des frais réellement engagés dans l'intérêt de l'activité et être appuyée par une pièce, ticket, facture ou reçu. En cas de contrôle URSSAF, un remboursement non justifié peut être requalifié en avantage soumis à cotisations, et c'est l'employeur qui porte l'essentiel de ce risque.

Deux modes de remboursement coexistent en général, les frais réels sur justificatifs, que suit ce modèle, et les allocations forfaitaires dans la limite des barèmes publiés chaque année par l'URSSAF (repas, grand déplacement, indemnités kilométriques). Les pratiques varient selon les entreprises et les conventions collectives, vérifie la politique de frais de la tienne avant d'engager des dépenses.

Une bonne habitude pour finir, photographie ou scanne chaque justificatif le jour même et numérote-le comme la ligne du tableau. La note se remplit alors en cinq minutes en fin de mois, et le dossier transmis au service comptable est complet du premier coup.