Modèle de note de frais Excel à télécharger
Une note de frais propre avec types de dépenses en liste déroulante, TVA récupérable et totaux automatiques.
Fini les notes de frais griffonnées sur un coin de bureau, ce modèle Excel structure la déclaration des dépenses professionnelles. Chaque ligne précise la date, le type de dépense choisi dans une liste déroulante (repas, transport, hébergement, carburant, péage), le montant TTC et la TVA récupérable, le montant HT se calculant tout seul.
Les totaux du mois s'additionnent automatiquement en bas du tableau, et les zones de signature du salarié et de validation du responsable sont prêtes pour le circuit interne.
Ce que contient le fichier
Un en-tête salarié (nom, service, mois)- Un tableau de 15 lignes avec types de dépenses en liste déroulante
- Le calcul automatique du HT à partir du TTC et de la TVA récupérable
- Les totaux du mois et les zones de signature et de validation
Comment utiliser ce modèle
Récupère le modèle, puis renseigne ton nom, ton service et le mois.
Saisis chaque dépense avec son justificatif sous la main, le HT se calcule seul.
Fais signer la note et transmets-la avec les justificatifs agrafés ou scannés.
Justificatifs et remboursement, les règles du jeu
Une note de frais sans justificatif est une note de frais fragile. Pour que l'entreprise rembourse sans risque, chaque dépense doit correspondre à des frais réellement engagés dans l'intérêt de l'activité et être appuyée par une pièce, ticket, facture ou reçu. En cas de contrôle URSSAF, un remboursement non justifié peut être requalifié en avantage soumis à cotisations, et c'est l'employeur qui porte l'essentiel de ce risque.
Deux modes de remboursement coexistent en général, les frais réels sur justificatifs, que suit ce modèle, et les allocations forfaitaires dans la limite des barèmes publiés chaque année par l'URSSAF (repas, grand déplacement, indemnités kilométriques). Les pratiques varient selon les entreprises et les conventions collectives, vérifie la politique de frais de la tienne avant d'engager des dépenses.
Une bonne habitude pour finir, photographie ou scanne chaque justificatif le jour même et numérote-le comme la ligne du tableau. La note se remplit alors en cinq minutes en fin de mois, et le dossier transmis au service comptable est complet du premier coup.
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Questions fréquentes
Elle figure sur le justificatif. En France, la TVA est récupérable sur les repas d'affaires et l'hébergement des collaborateurs sous conditions, pas sur l'hôtel du dirigeant en déplacement par exemple. En cas de doute, demande au service comptable, le champ peut rester à zéro.
Oui. La liste déroulante est une validation de données Excel, modifiable via Données puis Validation des données. Ajoute tes catégories (par exemple Parking, Fournitures) en complétant la liste de valeurs.
Oui. Insère des lignes à l'intérieur du tableau (clic droit sur un numéro de ligne, puis Insérer) et recopie le format et les formules de la colonne HT depuis une ligne voisine. Le total du mois s'ajuste automatiquement si les nouvelles lignes restent dans la plage additionnée.
Oui. La mise en page est préconfigurée pour une impression en portrait A4. Les zones de signature du salarié et du responsable figurent en bas de feuille dans la zone d'impression. Vérifie l'aperçu avant impression via Fichier puis Imprimer pour t'assurer que tout tient sur une page.
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