Modèle de note de frais Excel à télécharger

Fini les notes de frais griffonnées sur un coin de bureau, ce modèle Excel structure la déclaration des dépenses professionnelles. Chaque ligne précise la date, le type de dépense choisi dans une liste déroulante (repas, transport, hébergement, carburant, péage), le montant TTC et la TVA récupérable, le montant HT se calculant tout seul.

Les totaux du mois s'additionnent automatiquement en bas du tableau, et les zones de signature du salarié et de validation du responsable sont prêtes pour le circuit interne.

Ce que contient le fichier

• Un en-tête salarié (nom, service, mois)
• Un tableau de 15 lignes avec types de dépenses en liste déroulante
• Le calcul automatique du HT à partir du TTC et de la TVA récupérable
• Les totaux du mois et les zones de signature et de validation

Comment utiliser ce modèle

Justificatifs et remboursement, les règles du jeu

Une note de frais sans justificatif est une note de frais fragile. Pour que l'entreprise rembourse sans risque, chaque dépense doit correspondre à des frais réellement engagés dans l'intérêt de l'activité et être appuyée par une pièce, ticket, facture ou reçu. En cas de contrôle URSSAF, un remboursement non justifié peut être requalifié en avantage soumis à cotisations, et c'est l'employeur qui porte l'essentiel de ce risque.

Deux modes de remboursement coexistent en général, les frais réels sur justificatifs, que suit ce modèle, et les allocations forfaitaires dans la limite des barèmes publiés chaque année par l'URSSAF (repas, grand déplacement, indemnités kilométriques). Les pratiques varient selon les entreprises et les conventions collectives, vérifie la politique de frais de la tienne avant d'engager des dépenses.

Une bonne habitude pour finir, photographie ou scanne chaque justificatif le jour même et numérote-le comme la ligne du tableau. La note se remplit alors en cinq minutes en fin de mois, et le dossier transmis au service comptable est complet du premier coup.