Tableau de suivi des frais kilométriques Excel à télécharger

Avec ce tableau Excel de frais kilométriques, tu suis tes déplacements professionnels effectués avec ta voiture personnelle. Chaque trajet se note avec sa date, son départ et son arrivée, son motif et les kilomètres parcourus, et le fichier calcule le remboursement au barème kilométrique fiscal, sans que tu aies à chercher ton taux ni ta tranche.

Tu choisis la puissance fiscale dans une liste et tu indiques si la voiture est 100 % électrique. Le fichier applique alors la tranche qui correspond aux kilomètres de l'année (jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà), la constante de la tranche du milieu et la majoration de 20 %, puis répartit le montant entre les trajets au prorata de leurs kilomètres. Une case « Km déjà parcourus dans l'année » permet de tenir une feuille par mois, et le barème des revenus de 2025 occupe un onglet à part, modifiable quand le suivant paraît.

Ce que contient le fichier

• Un en-tête conducteur (nom, véhicule, période)
• Trois cases jaunes, puissance fiscale, voiture 100 % électrique et kilomètres déjà parcourus dans l'année
• Un tableau de 50 trajets, chacun avec sa part du barème calculée automatiquement
• Le barème de la feuille, le taux moyen au kilomètre et la tranche de l'année affichés en haut
• Les totaux de kilomètres et de remboursement, et une alerte quand un trajet ne peut pas compter
• Un onglet Barème avec les coefficients des voitures de 3 CV et moins à 7 CV et plus, modifiables

Comment utiliser ce modèle

Comment fonctionne le barème kilométrique

Le barème publié chaque année par l'administration fiscale croise deux critères. D'un côté la puissance fiscale du véhicule, indiquée en chevaux fiscaux sur la carte grise, de l'autre le kilométrage professionnel parcouru dans l'année, découpé en trois tranches (jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà). La première et la dernière tranche appliquent un simple taux au kilomètre, celle du milieu un taux assorti d'un montant fixe, et les voitures 100 % électriques ont droit à une majoration de 20 %. Les deux-roues ont leur propre barème, que ce fichier ne reprend pas.

Ce forfait couvre l'ensemble des frais du véhicule, carburant, entretien, assurance et dépréciation, ce qui dispense de conserver les tickets de carburant. En contrepartie, un suivi précis des trajets reste indispensable en cas de contrôle, et c'est exactement le rôle de ce tableau. Les montants étant révisés chaque année, vérifie le barème en vigueur sur impots.gouv.fr et reporte-le dans l'onglet Barème du fichier. Un employeur peut aussi appliquer son propre taux, mais ce qu'il verse au-delà du barème doit alors être justifié par les frais réels.