Préparation de commandes Excel à télécharger

Ce fichier Excel couvre la préparation de commandes de bout en bout, de la ligne saisie le matin au carton scellé le soir. Tu déclares tes articles une seule fois avec leur emplacement et leur poids, tu saisis les lignes des commandes du jour, et le fichier retrouve seul la désignation, le rayon et le poids de chaque ligne. La colonne Ordre de passage classe ensuite les lignes de chaque commande sur l’emplacement, ce qui donne le circuit à parcourir. Une ligne que le fichier ne peut pas lire, une commande tapée avec une espace, une référence absente des articles, une quantité manquante ou écrite en texte, est nommée dans la colonne À corriger.

Le bon de préparation est une feuille séparée, prête à imprimer en portrait. Tu choisis un numéro de commande dans la case jaune et les lignes qui restent à prendre remontent triées, avec leur emplacement, la quantité qui manque encore et une case à cocher au stylo. Une ligne déjà servie en entier en sort, une rupture y revient pour son reliquat. Sur la commande d’exemple, les trois lignes ont été passées dans l’ordre D, C, B et le bon les affiche dans l’ordre B, C, D, c’est-à-dire dans le sens de la marche.

Deux feuilles ferment la boucle. Le suivi du jour donne le statut de chaque commande, les quantités préparées et le taux de service, avec cinq cartes de synthèse en haut. Le contrôle avant expédition compte les lignes qui restent à servir, les lignes en écart, le poids préparé, le nombre de colis que tu saisis en face et le poids moyen par colis, et affiche un verdict qui passe au vert seulement quand tout est réuni. Le fichier tient vingt commandes, quarante lignes et vingt références, chaque feuille l’écrit sous son tableau avec le geste pour en ajouter.

Ce que contient le fichier

• Un bon de préparation imprimable en portrait qui ne montre que ce qui reste à prendre, trié sur l’emplacement, avec une case à cocher par ligne et le poids à prendre
• Une colonne Ordre de passage qui classe sur le rayon les lignes de chaque commande encore à prendre, calculée avec deux SOMMEPROD
• Un tableau de quarante lignes où la désignation, l’emplacement et le poids arrivent par RECHERCHEV depuis la feuille Articles, avec une colonne À corriger qui nomme la saisie illisible
• Un suivi des commandes du jour avec statut en liste déroulante, écart de quantité coloré et cinq cartes dont le taux de service
• Un contrôle avant expédition avec lignes restantes, lignes en écart, poids préparé, nombre de colis, poids moyen par colis, verdict automatique et le compte des lignes à corriger
• Un paramètre de poids maximum par colis qui allume en rouge une commande dont le poids moyen par colis dépasse ce que ton transporteur accepte

Comment utiliser ce modèle

Pourquoi un bon de préparation trié sur l’emplacement change tout

Une commande arrive dans l’ordre où le client a cliqué. Le magasin, lui, est rangé dans un ordre qui n’a rien à voir, celui des allées, des travées et des niveaux. Imprimer la commande telle quelle revient à envoyer le préparateur en zigzag, et ce zigzag n’est pas une petite perte de confort. Dans la plupart des entrepôts, le déplacement représente la moitié du temps de préparation, loin devant la prise du produit et le pointage. Sur la commande d’exemple du fichier, trois lignes passées dans l’ordre D, C, B obligent à traverser la moitié du bâtiment, à revenir sur ses pas, puis à repartir. Le même bon trié en B, C, D se fait en une seule passe. Trois lignes, ce n’est rien. Trente lignes, c’est une matinée.

Le second effet est plus discret et coûte plus cher que le premier. Un préparateur qui revient deux fois dans la même allée finit par ne plus savoir ce qu’il a déjà pris. Il coche de mémoire, il saute une ligne, ou il en prend une deux fois. L’erreur ne se voit pas au moment où elle est commise, elle se voit à l’ouverture du carton, chez le client, quand il est trop tard pour rattraper autrement qu’en payant un second envoi. Un bon rangé dans l’ordre de la marche supprime le retour en arrière, donc supprime l’endroit précis où l’erreur naît. C’est pour cette raison que le tri par emplacement figure dans ce fichier avant même le suivi ou le colisage, et qu’il est calculé, pas laissé à un tri manuel qu’on oublie de refaire.

La mécanique du fichier tient en une idée simple, que tu peux réutiliser ailleurs. Le code d’emplacement se lit allée, travée, niveau, sous la forme B-04-1, et il est écrit pour se trier tout seul dans l’ordre alphabétique. La colonne Ordre de passage compte, pour chaque ligne qui reste à prendre, combien de lignes de la même commande encore à prendre portent un emplacement inférieur au sien, et lui donne le rang qui suit. Le bon de préparation demande ensuite la ligne de rang un, puis deux, puis trois. La conséquence à retenir est celle-là. Le fichier suit l’ordre de tes codes, donc il faut numéroter tes allées dans le sens où tu les parcours. Si ton circuit est en serpentin, avec une allée sur deux remontée à l’envers, numérote les travées de cette allée dans le sens de la marche, pas dans le sens du plan. Le fichier n’invente pas ton itinéraire, il l’applique.