Registre des visiteurs Excel à télécharger

Un registre des visiteurs sert d’abord à répondre à une question très simple, qui se trouve dans le bâtiment en ce moment. Un cahier posé sur le comptoir sait dire qui est venu, il ne sait pas dire qui est encore là, parce que l’information est cachée dans ce qui manque, les lignes dont la case de sortie est restée vide. Ce fichier Excel fait exactement ce calcul. Tu notes l’arrivée, tu laisses la sortie vide tant que la personne est dans les murs, et un onglet séparé reconstruit la liste des présents, prête à imprimer.

Le premier onglet tient le journal, une ligne par visite, avec la date, le nom, la société, la personne visitée, le motif choisi dans une liste déroulante, l’heure d’arrivée, le numéro de badge et l’heure de départ. Huit colonnes à remplir, tout le reste se calcule, la durée de la visite, le statut, le badge à récupérer et le repère des lignes trop anciennes. Le deuxième onglet donne la liste des présents avec le temps passé sur place, le troisième compte l’affluence par jour de la semaine et par tranche horaire puis repère les visiteurs qui reviennent, et le quatrième s’occupe de la durée de conservation des données.

Ce que contient le fichier

• Un journal de cent quatre-vingts lignes avec la date, le nom, la société, la personne visitée, le motif en liste déroulante, l’heure d’arrivée, le numéro de badge et l’heure de départ
• Une liste des présents de quarante lignes reconstruite toute seule à partir des entrées sans sortie enregistrée, même notées sans le nom, avec le temps passé sur place, un signal rouge au-delà de douze heures et une alerte quand des présents n’y tiennent plus
• Un compteur de badges non rendus alimenté par les mêmes lignes, pour ne pas finir la semaine avec trois badges dans la nature sans savoir chez qui
• Un tableau de bord de l’affluence par jour de la semaine et par tranche horaire, avec la durée moyenne d’une visite, la plus longue et les douze premiers visiteurs qui reviennent, avec une alerte au-delà
• Un onglet de conservation où tu fixes la durée de garde des lignes, avec le décompte de celles qui l’ont dépassée et l’affichette d’information à poser à côté du registre

Comment utiliser ce modèle

Ce qu’un registre des visiteurs doit savoir répondre

La vraie question posée à un registre d’accueil n’est pas « qui est venu la semaine dernière », c’est « qui est dans le bâtiment maintenant ». Elle ne se pose que deux ou trois fois par an, quand l’alarme se déclenche ou qu’un exercice d’évacuation démarre, et c’est précisément le moment où personne ne peut relire trois pages de cahier en comptant les lignes barrées. La réponse tient pourtant dans une règle mécanique, une visite dont l’heure de départ n’a jamais été notée est une personne réputée encore sur place. Le fichier applique cette règle ligne par ligne, numérote les présents et recopie leur nom, leur société, la personne qu’ils venaient voir et leur heure d’arrivée sur un onglet dédié. Cet onglet ne se remplit jamais à la main, il se reconstruit à chaque ouverture, et il s’imprime tel quel pour servir de liste d’appel au point de rassemblement. Le même raisonnement donne gratuitement les badges non rendus, puisqu’un badge attaché à une entrée sans sortie est un badge qui n’est pas revenu.

Une fois le journal tenu quelques semaines, il raconte des choses qu’aucun cahier ne raconte. L’affluence par jour de la semaine montre les journées où l’accueil est débordé et celles où il est vide, ce qui se traduit directement en heures de présence à la banque d’accueil. Les tranches horaires disent la même chose à l’échelle de la journée, et il est fréquent de découvrir que la moitié des arrivées se concentre entre neuf heures et onze heures alors que l’après-midi est presque calme. La durée moyenne d’une visite sert à dimensionner les places de parking et la salle d’attente, et à repérer les prestataires qui restent bien plus longtemps que prévu. Enfin, la liste des visiteurs qui reviennent distingue le vrai passage occasionnel du prestataire régulier, celui pour lequel un badge permanent, un accès nominatif ou un créneau réservé coûte moins cher en temps d’accueil qu’une inscription à chaque venue.

Reste le point que la plupart des registres traitent mal, la protection des données. Un registre des visiteurs contient des noms, des employeurs et des horaires de présence, donc des données personnelles, et le règlement européen s’applique même quand le registre tient sur une feuille volante. Dans son exemple d’information des personnes pour un accès aux locaux par badge, la CNIL retient une durée nette, « Les données sont conservées trois mois à compter du jour de votre visite », et sa fiche sur l’accès aux locaux recommande de supprimer les traces d’accès trois mois après leur enregistrement. Aucun texte n’impose ce délai à un registre d’accueil, c’est une référence, pas un plafond opposable, ce qui explique la case de saisie du fichier plutôt qu’une valeur figée. L’onglet Conservation compte les lignes qui ont dépassé la durée que tu as réglée et prépare l’affichette d’information à poser à côté du registre. Deux réflexes complètent le dispositif, ne demander que ce qui sert vraiment, une plaque d’immatriculation ou une date de naissance n’ayant rien à faire là si personne ne s’en sert, et éviter le cahier ouvert sur le comptoir qui laisse chaque visiteur lire les rendez-vous de ceux qui l’ont précédé. Ce fichier aide à tenir ces deux points, il ne rend évidemment personne conforme et ne remplace ni un registre des traitements ni l’avis d’un délégué à la protection des données.