Suivi des rendez-vous médicaux Excel à télécharger

La feuille Consultations tient le journal. Une ligne par rendez-vous, avec la date, la personne concernée choisie dans une liste déroulante, le praticien, la spécialité, le motif, le contrôle suivi que ce rendez-vous renouvelle, choisi dans la liste des contrôles de la feuille Examens, la conclusion du médecin, la présence d'une ordonnance et le reste à charge une fois le remboursement passé. Une seconde colonne accueille un autre contrôle quand la même visite en renouvelle deux, une visite chez le pédiatre avec un rappel de vaccin par exemple. Vingt-cinq consultations d'exemple couvrent déjà un an de vie d'une famille de cinq, tu les remplaces par les tiennes. Une dernière colonne compte les jours qui restent avant un rendez-vous déjà pris et passe en orange quand il tombe dans les deux semaines. Un contrôle choisi pour une personne qui ne le suit pas, ou une date tapée en texte, passe en orange et une ligne d'alerte le compte sous le total.

La feuille Examens est celle qui évite l'oubli. Chaque ligne porte le nom d'un contrôle, la personne concernée, et surtout une case jaune où tu écris tous les combien de mois il doit revenir. La date du dernier contrôle ne se recopie plus, elle se lit dans le journal, la consultation la plus récente rattachée à ce contrôle pour cette personne. Une colonne hors journal garde la date d'un examen plus ancien que le journal ou fait sans consultation, un kit de dépistage reçu par la poste ou un relevé de tension, et le fichier retient la plus récente des deux. Il en déduit la date du prochain contrôle, affiche les jours qui restent et range la ligne en trois états, à jour, à prévoir ou en retard, avec la couleur qui va avec. La feuille Par personne fait ensuite la somme de tout ça, une ligne par personne suivie, et la feuille Praticiens garde les numéros de téléphone.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Consultations de 60 lignes, avec date, Pour qui, praticien, spécialité, motif, contrôle concerné, autre contrôle, conclusion, ordonnance et reste à charge
• Une liste déroulante des personnes du foyer, alimentée par les prénoms que tu écris dans les cases jaunes du récapitulatif
• 25 consultations d'exemple réparties sur un an et cinq personnes, à remplacer par les tiennes
• Une feuille Examens de 30 lignes, avec la périodicité en mois dans une case jaune, la date du dernier contrôle lue dans le journal et celle du prochain calculée toute seule
• Une colonne hors journal pour un examen plus ancien que le journal ou fait sans consultation, et une alerte quand une consultation se rattache à un contrôle que la personne ne suit pas
• Une colonne État qui classe chaque examen en À jour, À prévoir dans les soixante jours ou En retard, en vert, orange ou rouge
• Une feuille Par personne, avec le nombre de consultations, la dernière date, le reste à charge cumulé, les examens en retard et le prochain contrôle qui tombe
• Une feuille Praticiens, carnet d'adresses avec téléphone, adresse, qui consulte et notes de secrétariat

Comment utiliser ce modèle

Tenir le suivi médical d'un foyer sans rien oublier

Le suivi médical d'une famille se disperse toujours de la même façon. Le carnet de santé des enfants reste dans un tiroir, les ordonnances des adultes s'empilent dans une pochette, et la date de la dernière visite chez le dentiste ne vit que dans la mémoire de celui qui a pris le rendez-vous. Mon espace santé, le dossier médical numérique ouvert à chaque assuré, rassemble bien les comptes rendus que les professionnels y déposent, mais il n'a pas vocation à noter que tu as promis de revoir l'orthodontiste dans deux mois. C'est exactement le trou que ce fichier comble, en gardant côte à côte ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

La périodicité de chaque contrôle est une case de saisie, et ce n'est pas un raccourci. Un rythme de suivi dépend de l'âge, des antécédents, d'un traitement en cours, et c'est le médecin qui le fixe, pas un tableur. Les rythmes livrés en exemple dans le fichier sont plausibles et rien de plus. Quelques repères existent tout de même à l'échelle nationale, pour les dépistages organisés que l'Assurance Maladie invite à faire. Le dépistage du cancer colorectal est proposé de 50 à 74 ans tous les deux ans, la mammographie de dépistage du cancer du sein également de 50 à 74 ans tous les deux ans, et le dépistage du cancer du col de l'utérus repose de 30 à 65 ans sur un test HPV renouvelé tous les cinq ans tant qu'il est négatif, après deux frottis à un an d'intervalle puis un troisième à trois ans entre 25 et 29 ans. Ces trois-là sont des programmes publics, les autres lignes de ton fichier viennent de ton praticien.

Reste à savoir quand regarder le fichier, parce qu'un tableur n'envoie pas de notification. L'habitude qui fonctionne consiste à l'ouvrir le premier week-end de chaque mois, en même temps que les comptes, et à ne traiter que les lignes orange et rouges. Soixante jours d'avance, c'est le délai que la colonne État applique, et ce n'est pas un hasard, puisque obtenir un créneau chez un ophtalmologue ou un dermatologue prend souvent plus longtemps que ça. Le fichier organise, il ne prescrit rien et ne diagnostique rien. Ce qu'il apporte au rendez-vous est déjà considérable, une date exacte pour chaque examen passé et la conclusion que le praticien avait donnée.