Excel pour les Acheteurs
Les formules et techniques Excel pour comparer les fournisseurs, suivre les commandes et optimiser tes achats (2026)
En achats, Excel est ton cockpit de négociation au quotidien. Dès le matin, tu ouvres ton fichier de suivi pour vérifier les commandes en cours, relancer les fournisseurs en retard de livraison et mettre à jour les prix après une renégociation. Comparatifs de devis, historique des commandes, suivi des contrats cadres, analyse de la base fournisseurs par catégorie : tout converge dans tes classeurs. Que tu sois acheteur en industrie avec 300 références à gérer, ou acheteur indirect en charge des services généraux et des fournitures de bureau, ton fichier Excel centralise les prix unitaires, les conditions de paiement, les remises par palier et les performances de livraison de chaque fournisseur.
Le défi de l'acheteur, c'est de gérer un volume important de données hétérogènes venant de sources différentes. Un fournisseur envoie son devis en PDF, un autre en Excel avec un format totalement différent. Les conditions de paiement varient entre 30, 45 et 60 jours. Les remises changent selon les volumes commandés. Un fournisseur propose un franco de port à 500 euros, un autre inclut la livraison mais avec un prix unitaire 8% plus élevé. Sans les bonnes formules, tu passes 45 minutes à retaper manuellement chaque devis dans un tableau de comparaison. Avec RECHERCHEV et SOMME.SI.ENS, tu standardises les comparaisons en TCO (coût total de possession) et tu prends des décisions basées sur les chiffres, pas sur l'intuition.
Ce guide te montre les 10 formules les plus utiles au quotidien en achats, avec des exemples concrets tirés de la vraie vie : comparaison de 5 devis pour des fournitures informatiques, suivi des commandes avec alertes de retard, analyse ABC de ta base fournisseurs et calcul des économies réalisées après négociation. Chaque formule est illustrée avec des données réalistes que tu reconnaîtras : des codes fournisseurs, des catégories d'achat (IT, fournitures, emballage, transport), des montants typiques et des conditions de paiement réelles. Tu peux reprendre ces exemples et les adapter à ton propre portefeuille d'achats dès aujourd'hui.
Les 10 formules indispensables pour les Acheteurs
1. RECHERCHEV - Retrouver un fournisseur ou un tarif
RECHERCHEV est ta formule de référence en achats. Tu tapes un code fournisseur et elle te renvoie instantanément le nom, les conditions de paiement, le délai de livraison ou la remise négociée. Scénario concret : tu prépares un bon de commande pour le service Maintenance et tu as besoin des conditions de paiement de BuroPro. Sans RECHERCHEV, tu ouvres ton fichier de référencement, tu fais Ctrl+F, tu cherches, tu copies. Avec RECHERCHEV, tu tapes le code et la réponse apparaît en une seconde. Quand tu gères 200 fournisseurs et que tu traites 15 commandes par jour, le gain de temps est considérable. Astuce de pro : utilise toujours FAUX en dernier argument pour éviter les correspondances approximatives qui te renverraient un mauvais fournisseur.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Code | Fournisseur | Catégorie | Délai paiement | Remise |
| 2 | F-041 | TechSupply | IT | 45 jours | 5% |
| 3 | F-042 | BuroPro | Fournitures | 30 jours | 12% |
| 4 | F-043 | PackExpress | Emballage | 60 jours | 8% |
| 5 | F-044 | IndusPièces | Maintenance | 30 jours | 15% |
| 6 | F-045 | LogiTrans | Transport | 45 jours | 3% |
| 7 | F-046 | CleanPro | Hygiène | 30 jours | 10% |
| 8 | F-047 | ÉnergiePlus | Énergie | 60 jours | 0% |
| 9 | F-048 | PapierDirect | Fournitures | 30 jours | 18% |
| 10 | F-049 | SécuriTech | Sécurité | 45 jours | 7% |
=RECHERCHEV("F-042";A2:E10;4;FAUX)2. MIN - Trouver le prix le plus bas
MIN identifie le prix le plus bas parmi les devis reçus pour un même produit. Scénario concret : tu lances une consultation pour des cartouches d'encre et tu reçois 8 offres de fournisseurs différents. MIN te dit immédiatement quel est le meilleur prix unitaire HT. Sans cette formule, tu compares visuellement les 8 prix, avec le risque de rater le moins cher ou de confondre des lignes. Combinée avec INDEX/EQUIV, MIN te donne aussi le nom du fournisseur le moins-disant. Astuce de pro : utilise MIN sur chaque ligne produit de ton comparatif, puis applique une mise en forme conditionnelle pour colorer en vert la cellule qui correspond au MIN. Ton comparatif devient visuel et immédiat.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fournisseur | Produit | Prix unitaire HT |
| 2 | TechSupply | Cartouche encre | 15,80 |
| 3 | BuroPro | Cartouche encre | 12,50 |
| 4 | OfficeMax | Cartouche encre | 14,20 |
| 5 | PapierDirect | Cartouche encre | 11,90 |
| 6 | FourniShop | Cartouche encre | 13,75 |
| 7 | InkPro | Cartouche encre | 16,20 |
| 8 | PrintExpress | Cartouche encre | 12,80 |
| 9 | BureauGros | Cartouche encre | 14,50 |
=MIN(C2:C9)3. SOMME.SI.ENS - Dépenses par fournisseur et catégorie
SOMME.SI.ENS totalise tes achats en croisant plusieurs critères : fournisseur, catégorie de produit et période. Scénario concret : le directeur industriel te demande combien tu as dépensé chez BuroPro en fournitures au premier trimestre. Sans SOMME.SI.ENS, tu filtres manuellement sur trois colonnes, tu vérifies les dates, tu fais un SOMME sur les lignes visibles. Avec SOMME.SI.ENS, une seule formule te donne la réponse en temps réel. C'est la base de ton analyse de la dépense par famille d'achat. Astuce de pro : crée un tableau récapitulatif avec les fournisseurs en lignes et les catégories en colonnes, chaque cellule contenant un SOMME.SI.ENS. Tu obtiens une matrice complète de la dépense.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Date | Fournisseur | Catégorie | Montant HT |
| 2 | 15/01 | BuroPro | Fournitures | 3 200 |
| 3 | 22/02 | TechSupply | IT | 12 000 |
| 4 | 10/03 | BuroPro | Fournitures | 5 300 |
| 5 | 18/03 | PackExpress | Emballage | 2 800 |
| 6 | 05/04 | LogiTrans | Transport | 4 500 |
| 7 | 12/04 | BuroPro | IT | 7 200 |
| 8 | 28/04 | IndusPièces | Maintenance | 9 100 |
| 9 | 15/05 | CleanPro | Hygiène | 1 650 |
| 10 | 22/05 | TechSupply | IT | 8 400 |
=SOMME.SI.ENS(D2:D10;B2:B10;"BuroPro";C2:C10;"Fournitures")4. SI - Alertes sur les prix et les contrats
SI transforme ton fichier de suivi en système d'alertes automatiques. Scénario concret : tu as négocié un tarif de 12,50 euros la cartouche avec BuroPro, mais la dernière facture affiche 14,20 euros. Avec SI, tu compares chaque prix facturé au tarif négocié : =SI(C2>D2;"Surcoût";"OK"). Tu repères immédiatement les écarts. Autre cas : un contrat cadre qui expire dans moins de 30 jours déclenche l'alerte "A renouveler". Une commande qui dépasse le seuil de 5 000 euros affiche "Validation requise". Sans ces alertes, tu découvres le surcoût en fin de trimestre quand le budget est déjà dépassé. Astuce : combine SI avec une MFC rouge pour que les anomalies sautent aux yeux.
5. SOMME.SI - Total des commandes par fournisseur
SOMME.SI totalise les montants pour un fournisseur donné sur l'ensemble de tes commandes. Scénario concret : tu prépares la revue trimestrielle et tu veux savoir combien tu as dépensé chez chaque fournisseur depuis janvier. SOMME.SI parcourt ta base de commandes et additionne tous les montants correspondant au fournisseur sélectionné. C'est la version simple de SOMME.SI.ENS quand tu n'as besoin que d'un seul critère de filtre. Sans cette formule, tu filtres manuellement la colonne fournisseur et tu fais un SOMME qui ne compte que les lignes visibles, avec le risque d'oublier des lignes masquées. Astuce : utilise SOMME.SI dans un tableau récapitulatif avec la liste de tes 20 principaux fournisseurs.
6. NB.SI - Compter les commandes par statut
NB.SI compte les commandes selon un critère donné. Scénario concret : tu veux savoir combien de commandes sont en retard de livraison cette semaine. NB.SI parcourt la colonne statut et compte les occurrences de "En retard". Tu peux aussi compter les commandes par statut (en attente, livrées, partiellement livrées, annulées), le nombre de fournisseurs par catégorie d'achat, ou le nombre de contrats actifs versus expirés. Sans NB.SI, tu filtres et tu comptes manuellement, ce qui prend du temps et ne se met pas à jour automatiquement. Astuce : place les compteurs NB.SI en haut de ton tableau de bord pour avoir une vue d'ensemble immédiate de l'état de tes commandes.
7. MOYENNE - Prix moyen et délai moyen
MOYENNE calcule le prix moyen d'achat d'un produit sur une période, le délai de livraison moyen d'un fournisseur, ou la remise moyenne obtenue. Scénario concret : tu prépares une renégociation avec TechSupply et tu veux connaître le prix moyen payé pour les cartouches d'encre sur les 12 derniers mois. MOYENNE te donne la réponse en une cellule. Compare ensuite la moyenne de TechSupply avec celle de BuroPro pour argumenter ta négociation avec des chiffres factuels. Sans cette formule, tu additionnes manuellement et tu divises, avec le risque d'oublier une commande. Astuce : combine MOYENNE avec MOYENNE.SI pour calculer la moyenne par fournisseur ou par catégorie sans trier tes données.
8. RANG - Classer les fournisseurs
RANG classe tes fournisseurs par volume d'achat, par ponctualité de livraison ou par niveau de remise. Scénario concret : tu as 50 fournisseurs et tu veux identifier les 5 plus importants en montant d'achat annuel. RANG attribue un classement automatique à chaque fournisseur. Le top 5 représente souvent 80% de ta dépense (loi de Pareto), et ce sont eux que tu dois négocier en priorité. Sans RANG, tu tries manuellement la colonne montant, et le classement disparaît dès que tu ajoutes une ligne. Astuce : combine RANG avec une MFC pour colorer en vert les fournisseurs classe A (rang 1 à 5), en orange la classe B et en rouge la classe C.
9. MAX - La commande la plus importante
MAX identifie la commande la plus élevée, le prix le plus cher ou le délai le plus long dans tes données. Scénario concret : tu vérifies le suivi mensuel et tu veux repérer la commande la plus importante du mois. Un MAX anormalement élevé peut signaler une erreur de saisie (un zéro en trop), un achat non validé ou un fournisseur qui a augmenté ses prix sans prévenir. C'est un indicateur d'alerte simple mais efficace. Sans MAX, tu parcours visuellement des dizaines de lignes et tu risques de ne pas repérer l'anomalie. Astuce : utilise MAX en complément de MOYENNE pour calculer l'écart entre le plus gros montant et la moyenne, ce qui révèle les valeurs aberrantes.
10. ARRONDI - Des prix et remises propres
ARRONDI te garantit des montants à 2 décimales exactes dans tes bons de commande et tes comparatifs. Scénario concret : tu calcules le prix unitaire après une remise de 12,5% sur un article à 43,80 euros. Le résultat brut donne 38,325 euros, un montant impossible à facturer. ARRONDI(38,325;2) donne 38,33 euros, un prix propre et utilisable. Sans cette formule, tes comparatifs affichent des centièmes de centimes qui rendent les tableaux illisibles et créent des écarts de quelques centimes entre tes calculs et les factures du fournisseur. Astuce : utilise ARRONDI.INF pour arrondir systématiquement en ta faveur quand tu négocies des prix.
Ta fiche mémo est prête
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Télécharger le PDF gratuitLes fonctionnalités Excel clés pour les Acheteurs
Tableaux Croisés Dynamiques (TCD)
Analyse ta base d'achats sous tous les angles en quelques clics : dépenses par fournisseur, par catégorie, par période, par site. Les TCD te permettent de faire un Pareto en 2 clics pour identifier les fournisseurs stratégiques qui représentent 80% de ta dépense. Quand le directeur financier te demande un état des achats IT du premier semestre, tu glisses les champs et le résultat apparaît en 10 secondes.
Mise en Forme Conditionnelle (MFC)
Colore automatiquement en rouge les prix supérieurs au tarif négocié, en orange les contrats qui expirent dans moins de 30 jours, en vert les fournisseurs avec un taux de livraison à temps supérieur à 95%. Ton fichier de suivi devient un tableau de bord visuel où les anomalies sautent aux yeux. Tu repères en une seconde les 3 fournisseurs en retard sur 50, sans lire chaque ligne.
Validation de données
Impose des listes déroulantes pour les codes fournisseur, les catégories d'achat et les unités de mesure. Quand un collaborateur saisit une commande, il choisit le fournisseur dans la liste au lieu de taper le nom à la main. Ça évite les doublons ("BuroPro" vs "Buro Pro" vs "BUROPRO") qui faussent tes analyses SOMME.SI et tes TCD. Un fichier propre dès la saisie, c'est des heures gagnées en nettoyage.
Comparatifs automatisés
Construis un template de comparaison de devis avec des formules MIN, RANG et une MFC intégrée. Tu remplis les prix unitaires de chaque fournisseur par produit, le tableau calcule automatiquement le TCO, identifie la meilleure offre par ligne et met en surbrillance le fournisseur le moins cher. Tu enregistres le template en .xltx et tu le réutilises à chaque consultation. Le directeur achats voit le résultat en 5 minutes.
Comparaisons de formules
RECHERCHEV vs RECHERCHEX
RECHERCHEX remplace RECHERCHEV mais n'est pas disponible partout.
INDEX vs RECHERCHEV
INDEX/EQUIV est plus flexible que RECHERCHEV, mais plus complexe à écrire.
SI vs SI.CONDITIONS
SI.CONDITIONS remplace les SI imbriqués par une syntaxe plus lisible.
NB.SI vs NB.SI.ENS
NB.SI.ENS gère plusieurs critères là où NB.SI n'en accepte qu'un seul.
SOMME.SI vs SOMME.SI.ENS
SOMME.SI.ENS permet de sommer avec plusieurs critères simultanément.
SOMME.SI vs NB.SI
SOMME.SI additionne des valeurs selon un critère, NB.SI se contente de les compter.
MOYENNE vs MOYENNE.SI
MOYENNE calcule la moyenne de tout, MOYENNE.SI ne prend que les valeurs qui correspondent à un critère.
GRANDE.VALEUR vs MAX
MAX renvoie le plus grand nombre, GRANDE.VALEUR renvoie le Nième plus grand.
EXACT vs SI
EXACT compare deux textes en respectant la casse, SI teste une condition et renvoie un résultat.
NB.SI vs FILTRE
NB.SI compte les lignes qui matchent, FILTRE les extrait toutes dans un tableau.
Questions fréquentes
Quelles formules Excel sont indispensables pour un acheteur ?
Les 5 essentielles : RECHERCHEV (retrouver un fournisseur et ses conditions), MIN (identifier le meilleur prix parmi les devis), SOMME.SI.ENS (totaliser les dépenses par fournisseur, catégorie et période), SI (créer des alertes sur les prix et les contrats) et RANG (classer les fournisseurs par volume d'achat). Avec ces formules, tu gères tes comparatifs de devis, ton suivi de commandes et tes analyses fournisseurs. Ajoute MOYENNE pour calculer les prix moyens et ARRONDI pour des montants propres dans tes bons de commande.
Comment comparer des devis dans Excel ?
Crée un tableau avec les produits en lignes et les fournisseurs en colonnes. Remplis les prix unitaires HT de chaque offre. Utilise MIN pour identifier le meilleur prix par produit, INDEX/EQUIV pour trouver le nom du fournisseur correspondant au MIN, et une mise en forme conditionnelle pour colorer en vert la meilleure offre par ligne. Ajoute une ligne "Total commande" avec SOMME pour comparer le coût global de chaque fournisseur. Pense aussi à intégrer les frais de port et les remises pour comparer en coût total (TCO).
Comment faire une analyse Pareto (ABC) dans Excel ?
Trie tes fournisseurs par montant d'achat décroissant avec RANG. Calcule le pourcentage cumulé du montant total. Classe en A (0-80% du montant cumulé), B (80-95%) et C (95-100%) avec SI.CONDITIONS. En général, 20% de tes fournisseurs (classe A) représentent 80% de ta dépense. Ce sont eux que tu dois négocier en priorité. Ajoute un graphique en barres avec une courbe de pourcentage cumulé pour visualiser la répartition. Ce graphique est très parlant en réunion avec la direction.
Excel ou logiciel achats (SAP Ariba, Ivalua) ?
Pour une équipe achats de 1 à 3 personnes et moins de 500 fournisseurs, Excel est suffisant et très flexible. Tu peux construire tes comparatifs, tes suivis et tes reportings sans licence supplémentaire. Au-delà, un outil dédié apporte la gestion des appels d'offres, les workflows de validation et la traçabilité automatique. Mais même avec un logiciel achats, Excel reste incontournable pour les analyses ponctuelles, les simulations de négociation et les reportings personnalisés que le logiciel ne propose pas en standard.
Comment suivre les performances fournisseurs dans Excel ?
Crée un tableau avec les indicateurs clés par fournisseur : taux de livraison à temps (NB.SI.ENS pour compter les livraisons dans les délais divisé par le total), taux de conformité qualité, délai moyen de livraison (MOYENNE sur les délais réels), et montant total d'achat (SOMME.SI). Attribue un score pondéré à chaque critère avec SOMMEPROD et classe tes fournisseurs avec RANG. Mets à jour ce tableau chaque trimestre pour suivre l'évolution et alimenter tes revues fournisseurs.
Comment calculer les économies réalisées en achats ?
Compare le prix payé avant négociation (ancien tarif) et le prix après négociation (nouveau tarif) pour chaque produit. L'économie unitaire est la différence entre les deux. Multiplie par le volume d'achat prévu avec SOMMEPROD pour obtenir l'économie annuelle totale. Crée un tableau récapitulatif par catégorie d'achat avec SOMME.SI.ENS. Ces chiffres sont essentiels pour ton reporting annuel et pour démontrer la valeur ajoutée du service achats à la direction.
Comment gérer les contrats fournisseurs dans Excel ?
Crée un fichier avec les colonnes : code fournisseur, nom, date de début, date de fin, montant annuel, catégorie, conditions de paiement. Utilise SI pour créer une colonne d'alerte : contrats expirant dans moins de 60 jours, moins de 30 jours, ou déjà expirés. DATEDIF calcule la durée restante. Trie par date de fin croissante pour prioriser les renouvellements. Ajoute une MFC rouge sur les contrats expirés. Ce fichier remplace le classeur papier et t'évite les renouvellements tacites non désirés.
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