FreelancesAvancé45 min

Facturation automatisée sur Excel

Un exercice corrigé pour mettre en place une facturation automatisée dans Excel, numérotation via TEXTE et coordonnées client via RECHERCHEV, avec le fichier Excel à télécharger.

Facturer à la main, c'est ressaisir l'adresse, le numéro de TVA et le montant pour chaque client, en espérant ne pas oublier d'incrémenter le numéro. Or une facture mal numérotée ou sans mention obligatoire devient justement un risque en cas de contrôle fiscal. Dans cet exercice, on va voir ensemble comment confier ce travail répétitif à Excel.

L'objectif est de bâtir un modèle où tu saisis le client et les prestations, et où la facture se compose toute seule, numéro conforme et totaux compris. C'est exactement ce qu'il faut à un freelance ou une TPE qui veut professionnaliser sa facturation sans payer un logiciel dédié !

Dans la vraie vie

Ce que tu vas construire

Brancher une base clients aux factures avec RECHERCHEV pour remplir les coordonnées à partir d'un code.
Générer automatiquement un numéro de facture chronologique et conforme.
Calculer le montant HT, la TVA et le TTC de chaque facture à partir de la quantité, du prix unitaire et du taux.
Formater les montants et les dates pour un rendu imprimable.
Identifier les mentions légales obligatoires à intégrer dans le modèle.

À connaître avant de commencer

Savoir figer une plage avec les $ pour recopier une recherche le long d'une colonne.
Avoir une idée de la structure d'une facture : numéro, date, client, prestations, TVA, TTC.

Voici les données de départ, réparties sur 2 onglets comme dans le fichier (clique sur un onglet sous le tableau pour changer de feuille). Copie-les ou , puis entraîne-toi avant de regarder le corrigé.

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L	M
1	N°	Date	Code client	Prestation	Quantité	Prix unitaire HT	Taux TVA	Client	N° de facture	Montant HT	TVA	Montant TTC	Mention
2	18	02/03/2026	CLI-001	Développement site web	5	800	0,2
3	19	06/03/2026	CLI-004	Formation Excel	2	650	0
4	20	13/03/2026	CLI-008	Maintenance mensuelle	1	350	0,2
5	21	20/03/2026	CLI-002	Audit de sécurité	3	590	0,2
6	22	27/03/2026	CLI-010	Refonte du menu en ligne	1	480	0,2
7	23	03/04/2026	CLI-006	Formation Power Query	1	1 200	0
8	24	10/04/2026	CLI-003	Développement site web	8	800	0,2
9	25	17/04/2026	CLI-001	Hébergement annuel	1	239,90	0,2

	A	B	C	D	E
1	Code	Raison sociale	Adresse	CP	Ville
2	CLI-001	Acme Corp	12 rue de la Paix	75002	Paris
3	CLI-002	Tech Solutions	8 av. des Champs	69003	Lyon
4	CLI-003	PME Martin	45 bd Victor Hugo	33000	Bordeaux
5	CLI-004	Cabinet Durand	3 place Bellecour	69002	Lyon
6	CLI-005	Logistik Pro	22 rue Foch	31000	Toulouse
7	CLI-006	Groupe Vidal	17 av. Jean Jaurès	13001	Marseille
8	CLI-007	SCI Horizon	5 rue Pasteur	44000	Nantes
9	CLI-008	E-commerce Léa	90 bd Haussmann	75008	Paris
10	CLI-009	BTP Horizon	14 zone industrielle	59000	Lille
11	CLI-010	Restaurant Le Zinc	28 quai des Chartrons	33000	Bordeaux

Exercice guidé

Coche chaque étape au fur et à mesure. Tente-la dans ton fichier, puis déplie le corrigé.

Ta progression

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Récupérer la raison sociale du clientDans l'onglet Factures, remplis la colonne H (Client) avec la raison sociale qui correspond au code client de chaque facture, en la cherchant dans l'onglet Clients.

Formater le numéro de factureToujours dans l'onglet Factures, génère en colonne I (N° de facture) un numéro structuré avec le préfixe FAC, l'année et le mois de la date de facture, puis le numéro d'ordre écrit sur trois chiffres.

Calculer le HT, la TVA et le TTCDans l'onglet Factures, en colonnes J (Montant HT), K (TVA) et L (Montant TTC), calcule le montant HT de chaque facture, sa TVA selon le taux de la ligne, puis son montant TTC.

Mettre en forme pour impressionDans la colonne M (Mention) de l'onglet Factures, compose la phrase imprimable qui donne le montant TTC formaté et la date d'échéance, fixée à 30 jours après la date de facture.

Le combo gagnant

RECHERCHEV et TEXTE forment le tandem qui automatise la facture. RECHERCHEV remplit les coordonnées du client à partir de son seul code, pendant que TEXTE forge un numéro conforme du type FAC-2026-03-018 à partir de la date et du numéro d'ordre. Tu saisis la facture une fois, le reste se compose tout seul.

Astuces pour aller plus loin

Protège le compteur de numérotation

Le numéro d'ordre de la colonne A sert de compteur. Chaque nouvelle facture prend le numéro précédent plus un, sans trou ni doublon, et une facture annulée se corrige par un avoir plutôt que par une ligne effacée. Avant de protéger la feuille (Révision > Protéger la feuille), déverrouille seulement les lignes encore à remplir (Format de cellule > Protection), pour que les factures déjà émises ne puissent plus être écrasées par accident. Une numérotation avec trou est un signal rouge en cas de contrôle.

Gère les taux de TVA multiples dès maintenant

Le fichier prévoit déjà une colonne Taux TVA, avec 0,2 pour les prestations et 0 pour les formations exonérées. Garde ce réflexe dans ton propre modèle, car ajouter la colonne après coup oblige à reprendre toutes les formules de TVA. Pour préparer ta déclaration, =SOMME.SI(G2:G9;0,2;K2:K9) totalise la TVA collectée à 20 %, soit 2 647,98 euros sur les huit factures.

Exporte toujours en PDF avant d'envoyer

Envoie la facture en PDF, jamais en .xlsx : un client sous LibreOffice verra les formules et les mises en forme différemment. Dans Excel : Fichier > Exporter > Créer un document PDF. Garde le fichier Excel comme source, le PDF comme pièce jointe.

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Tu as peut-être encore une question

Crée un onglet clients avec les coordonnées, puis utilise RECHERCHEV dans l'onglet des factures pour remplir automatiquement la raison sociale, l'adresse et la ville depuis un code client. TEXTE génère le numéro de facture, les formules calculent TVA et TTC sans aucune saisie manuelle répétée.

Multiplie le montant HT par le taux de TVA de la ligne. Avec le montant HT en J2 et le taux en G2, =J2*G2 donne la TVA et =J2+K2 le montant TTC. Si tu as plusieurs taux, garde une colonne Taux TVA par ligne et utilise SOMME.SI pour totaliser par taux. Formate les montants avec deux décimales via Format de cellule > Nombre.

Garde une colonne dédiée au numéro d'ordre, qui augmente de un à chaque facture sans jamais sauter de numéro. TEXTE(A2;"000") l'écrit sur trois chiffres, TEXTE(B2;"AAAA-MM") tire l'année et le mois de la date de facture, puis CONCATENER assemble le tout en FAC-2026-03-018. Évite AUJOURDHUI() dans ce numéro, car il changerait à chaque ouverture du fichier.

Réserve une zone fixe dans ton modèle pour les mentions qui ne changent jamais (SIRET, adresse vendeur, conditions de paiement, pénalités de retard) et saisis-les une fois. Les champs variables (numéro, date d'émission, date d'échéance, taux de TVA, total TTC) sont remplis par tes formules RECHERCHEV et TEXTE. En micro-entreprise sans TVA, ajoute la mention article 293B du CGI dans cette zone fixe.

Dans un onglet Suivi, saisis numéro de facture, montant TTC, date d'échéance et statut. Utilise une mise en forme conditionnelle pour colorer en rouge les lignes dont la date d'échéance est dépassée et le statut différent de Payée. NB.SI.ENS compte les factures en retard.

Oui. Une colonne Taux TVA sur chaque ligne suffit, comme la colonne G de cet exercice. SOMME.SI totalise ensuite la base HT par taux, par exemple =SOMME.SI(G2:G9;0,2;J2:J9) pour les montants soumis à 20 %. Affiche un sous-total par taux dans le récapitulatif de TVA en bas de facture.