Facturation automatiseeCas pratique Excel pas a pas
Le contexte
Crée un système de facturation semi-automatique dans Excel : tu saisis le client et les prestations, et la facture se génère avec numérotation, TVA et montant en lettres.
Les données de depart
Crée un onglet 'Clients' avec : code client, raison sociale, adresse, code postal, ville, numéro de TVA intra. Chaque client a un code unique (CLI-001, CLI-002...). Cette base sert de référence pour toutes les factures.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Code | Raison sociale | Adresse | CP | Ville |
| 2 | CLI-001 | Acme Corp | 12 rue de la Paix | 75002 | Paris |
| 3 | CLI-002 | Tech Solutions | 8 av. des Champs | 69003 | Lyon |
| 4 | CLI-003 | PME Martin | 45 bd Victor Hugo | 33000 | Bordeaux |
Solution pas a pas
2Récupérer les infos client automatiquement
Dans l'onglet facture, saisis juste le code client. RECHERCHEV va chercher la raison sociale, l'adresse et la ville dans la base clients. Tu remplis une cellule et 5 champs se complètent automatiquement.
=RECHERCHEV($B$3;Clients!$A:$E;2;FAUX)Resultat attendu : La raison sociale du client (ex: "Acme Corp" quand tu saisis CLI-001).
Attention
- Utilise des références absolues ($B$3) pour le code client car il ne change pas dans la facture. Change le numéro de colonne (2, 3, 4, 5) pour récupérer chaque champ.
3Formater le numéro de facture
Utilise TEXTE pour générer un numéro de facture structuré : année-mois-numéro séquentiel. Le format FAC-2026-03-001 est lisible et conforme aux obligations légales de numérotation chronologique.
=CONCATENER("FAC-";TEXTE(AUJOURDHUI();"AAAA-MM");"-";TEXTE(H1;"000"))Resultat attendu : "FAC-2026-03-001" pour la première facture de mars 2026.
Attention
- La numérotation doit être chronologique et sans trou (obligation légale). Ne supprime jamais une facture, annule-la avec un avoir.
4Calculer les totaux et la TVA
Calcule le total HT (somme des lignes de prèstation), la TVA (20% par défaut) et le TTC. Utilise CONCATENER pour assembler le libellé complet de chaque ligne de facture à partir de la description et de la quantité.
=CONCATENER(B10;" - ";C10;" x ";TEXTE(D10;"# ##0,00");" euros")Resultat attendu : "Développement site web - 5 x 800,00 euros" pour une ligne de prèstation.
5Mettre en forme pour impression
Utilise TEXTE pour formater les montants avec le séparateur de milliers et 2 décimales. Ajoute la date d'échéance (date de facture + 30 jours), les mentions légales obligatoires et les coordonnées bancaires.
=TEXTE(TotalTTC;"# ##0,00")&" euros TTC"Resultat attendu : "4 800,00 euros TTC" formaté proprement pour la facture.
Formules utilisées dans ce cas pratique
Questions fréquentes
Quelles mentions obligatoires sur une facture ?
Numéro de facture, date, identité du vendeur (SIRET, adresse), identité de l'acheteur, désignation et quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, montant TTC, date d'échéance, conditions de paiement. En micro-entreprise, ajoute 'TVA non applicable, art. 293B du CGI'.
Comment gérer plusieurs taux de TVA ?
Ajoute une colonne 'Taux TVA' par ligne de prèstation. Utilise SOMME.SI.ENS pour totaliser par taux (20%, 10%, 5,5%). Affiche un sous-total par taux dans le récapitulatif de TVA.
Comment numéroter les factures correctement ?
La numérotation doit être chronologique et sans interruption. Le format FAC-AAAA-NNN ou AAAA-MM-NNN est courant. Utilise un compteur dans une cellule dédiée et incrémente-le à chaque nouvelle facture.
Peut-on envoyer une facture Excel a un client ?
Convertis en PDF avant l'envoi (Fichier > Exporter > PDF). Le PDF garantit que le client ne modifie pas le contenu. Depuis 2024, la facturation électronique se généralise, mais le PDF reste accepté pour les petites structures.
Comment suivre les factures impayées ?
Ajoute un onglet 'Suivi' avec le numéro de facture, le montant, la date d'échéance et le statut (payée/en attente/relancée). Utilise une mise en forme conditionnelle pour colorer en rouge les factures dont l'échéance est dépassée.
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