Chapitre 1 · Débutant · Leçon 5 / 22
Trier et filtrer
Trois mille lignes de ventes, et le patron veut juste « les commandes du Nord impayées de plus de 1 000 €, triées du plus gros au plus petit ». À la main, c'est une demi-journée, tandis qu'avec le tri et le filtre, c'est dix secondes : l'un des gains de temps les plus immédiats qu'Excel offre à un débutant.
Trier et filtrer répondent à deux besoins distincts. Trier réorganise l'ordre des lignes, alphabétique, du plus grand au plus petit, par date, là où filtrer masque temporairement les lignes qui ne comptent pas, sans rien supprimer. On les combine en permanence : on filtre pour isoler, puis on trie ce qui reste.
On garde le même petit tableau de ventes tout au long de la leçon : la région en colonne A, le montant en B, le statut de paiement en C, et c'est sur lui qu'on va trier, filtrer, puis fiabiliser la saisie.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Région | Montant | Statut |
| 2 | Nord | 1 250 | Impayé |
| 3 | Sud | 480 | Payé |
| 4 | Nord | 2 100 | Impayé |
| 5 | Est | 930 | Payé |
Trier ses données
Trier réorganise les lignes dans l'ordre voulu. La règle d'or : Excel doit déplacer les lignes entières, pas seulement la colonne triée. Pour ça, sélectionne une seule cellule avant de lancer le tri, et Excel s'occupe du reste. Sur notre tableau, trier le montant du plus grand au plus petit fait remonter la ligne Nord à 2 100 en tête, sans jamais désaccoupler la région de son montant.
Pour classer par ordre alphabétique (de A à Z ou de Z à A), par valeur (croissant ou décroissant) ou par date (du plus récent au plus ancien) : clique dans une cellule de la colonne, puis choisis le bouton de tri voulu dans l'onglet Données. Excel devine la plage tout seul et déplace les lignes entières, si bien que chaque enregistrement reste intact, le montant collé à sa région et son statut.
Le tri multi-niveaux, pour empiler les critèresQuand un seul critère ne suffit pas, passe par Données > Trier : une boîte s'ouvre pour empiler les niveaux les uns sous les autres.
Pour trier par région, puis par montant à l'intérieur de chaque région, le premier niveau prime et le second départage les égalités, comme un annuaire classé par nom de famille, puis par prénom.
: une boîte s'ouvre pour empiler les niveaux les uns sous les autres.
Le tri personnalisé, quand l'ordre n'est ni alphabétique ni numériqueLundi, mardi, mercredi, ou Petit, Moyen, Grand : aucun de ces classements ne suit l'alphabet, qui mettrait d'ailleurs « Grand » avant « Petit ».
Passe alors par Données > Trier > Ordre > Liste personnalisée pour définir la séquence voulue, et Excel range les lignes selon cet ordre logique plutôt que de les classer bêtement de A à Z.
pour définir la séquence voulue, et Excel range les lignes selon cet ordre logique plutôt que de les classer bêtement de A à Z.
Le filtre automatique
Une fois les lignes rangées, l'étape d'après consiste à n'en garder à l'écran que celles qui comptent. Le filtre automatique masque les lignes qui ne répondent pas au critère sans rien supprimer, si bien qu'on isole une catégorie, une plage de montants, une période, puis on réaffiche tout d'un clic une fois l'exploration terminée. C'est l'outil d'exploration de données le plus utilisé d'Excel, et il s'active en quatre temps.
Comment activer et utiliser le filtre automatique en 4 étapes
- 1
Clique dans le tableau, puis Ctrl + Maj + L (ou Données > Filtrer). Une flèche apparaît sur chaque en-tête de colonne.
- 2
Ouvre le menu d'une flèche : coche ou décoche les valeurs, ou utilise « Contient », « Supérieur à », « Ce mois-ci »… La zone de recherche filtre une longue liste.
- 3
Cumule les critères : filtre « Nord » puis « Impayé », Excel ne garde que les lignes qui remplissent tout. Une icône d'entonnoir marque les colonnes filtrées.
- 4
Pour tout réafficher : menu de la flèche > « Sélectionner tout », ou Données > Effacer . Ctrl + Maj + L retire les flèches. À vérifier avant de partager un fichier.
. Ctrl + Maj + L retire les flèches. À vérifier avant de partager un fichier.
Le menu de filtre s'adapte au contenu de la colonneAucune formule à écrire, puisqu'Excel devine le type de la colonne et propose le bon filtre.
Sur du texte, le menu propose « Commence par », « Contient », « Ne contient pas », alors que sur des nombres apparaissent « Supérieur à », « Entre », « 10 plus grandes valeurs », et sur des dates « Ce mois-ci », « Trimestre dernier » ou « Avant ».
La couleur devient un critère de filtre à part entièreSi les cellules sont colorées à la main ou par mise en forme conditionnelle, le menu propose « Filtrer par couleur » pour isoler d'un clic tout ce qui a été marqué en rouge ou teinté « en retard » par la conditionnelle.
Le visuel posé sur le tableau sert alors directement à le fouiller, ce qui boucle joliment avec la leçon de mise en forme.
Le filtre avancé
Le filtre automatique couvre l'immense majorité des cas, mais il finit par buter sur trois besoins plus pointus, puisqu'il ne sait ni gérer des critères vraiment complexes, ni copier son résultat ailleurs, ni extraire une liste sans doublons.
Quand cette limite est atteinte, le filtre avancé prend le relais via Données > Avancé pour définir une zone de critères et, au besoin, une destination de copie.
pour définir une zone de critères et, au besoin, une destination de copie.
Ce que le filtre avancé fait de plus
- Critères « OU » sur plusieurs colonnes : écris les conditions dans une zone de cellules. Sur la même ligne = ET, sur des lignes différentes = OU. Plus souple que le menu automatique.
- Copier le résultat ailleurs : coche « Copier vers un autre emplacement » pour extraire les lignes filtrées dans une nouvelle zone, sans toucher au tableau d'origine.
- Extraire sans doublons : coche « Extraction sans doublon » pour obtenir la liste unique des valeurs d'une ou plusieurs colonnes.
Sur une version récente d'Excel (365), la fonction FILTRE remplace souvent le filtre avancé : elle renvoie un résultat dynamique qui se recalcule tout seul dès que les données changent, sans repasser par la boîte de dialogue.
La validation des données et les listes déroulantes
Trier et filtrer servent à lire des données déjà saisies, encore faut-il qu'elles soient propres au départ : un « Nord » écrit « nord » ou « Nrod » échappe au filtre. C'est là qu'intervient la validation des données, qui contrôle ce qu'on peut écrire dans une cellule, et sa déclinaison la plus connue, la liste déroulante.
Comment créer une liste déroulante en 4 étapes
- 1
Sélectionne les cellules qui doivent contenir la liste.
- 2
Données > Validation des données > Autoriser : « Liste ».
- 3
Dans Source, tape
Payé;Impayé;En attenteou pointe vers une plage (par exemple une colonne d'un tableau structuré). - 4
Valide. Une flèche apparaît dans chaque cellule pour choisir une valeur dans la liste.
Au-delà de la liste, la validation des données accepte d'autres règles : un nombre entier dans une plage, une date avant une échéance, une longueur de texte maximale. Personnalise le message d'erreur affiché quand quelqu'un saisit une valeur interdite. Cet outil devient le garde-fou des fichiers partagés : il empêche les données sales d'entrer, et donc les tris et les filtres de se tromper plus tard.
Les erreurs fréquentes à éviter
Trier et filtrer sont simples, mais quatre pièges transforment un tableau propre en données fausses. Voici ceux qui piègent le plus de débutants.
Trier une seule colonne sélectionnée
En sélectionnant une colonne isolée avant de trier, Excel ne réordonne que cette colonne et laisse les autres en place : les lignes deviennent incohérentes, le nom ne correspond plus au montant. Clique sur une seule cellule, pas sur une colonne entière, et laisse Excel détecter la plage.
Oublier qu'un filtre masque des données
Un filtre actif cache des lignes sans les supprimer. On croit travailler sur tout le tableau alors qu'on n'en voit qu'une partie, et un copier-coller ou une somme oublie les lignes masquées. Repère l'icône d'entonnoir sur les en-têtes et la barre de statut qui indique « X sur Y enregistrements ».
Mélanger des types dans une colonne
Une colonne où cohabitent des nombres et du texte (« 12 » et « douze ») trie mal et filtre mal. Excel sépare le texte des nombres, l'ordre devient illogique. Garde un seul type de données par colonne pour que le tri et le filtre se comportent comme attendu.
Laisser des lignes vides dans la plage
Une ligne entièrement vide coupe la plage : Excel ne trie ou ne filtre que jusqu'à elle, ignorant tout ce qui suit. Garde un bloc de données compact, sans ligne vide au milieu, pour que le tri et le filtre couvrent l'intégralité du tableau.
Voilà de quoi ranger les lignes, isoler exactement celles qui comptent et verrouiller la saisie pour que les filtres ne se trompent jamais.
Une fois le sous-ensemble voulu sous les yeux, l'étape suivante consiste souvent à le faire parler d'un coup d'œil, et c'est là qu'un visuel vaut mille lignes. C'est tout le sujet de la prochaine leçon, où le tableau trié et filtré devient un graphique qui raconte l'histoire des données.
