Trier et filtrer dans Excel : retrouver l'info en quelques clics

On garde le même petit tableau de ventes tout au long de la leçon : la région en colonne A, le montant en B, le statut de paiement en C, et c'est sur lui qu'on va trier, filtrer, puis fiabiliser la saisie.

Trier réorganise les lignes dans l'ordre voulu. La règle d'or : Excel doit déplacer les lignes entières, pas seulement la colonne triée. Pour ça, sélectionne une seule cellule avant de lancer le tri, et Excel s'occupe du reste. Sur notre tableau, trier le montant du plus grand au plus petit fait remonter la ligne Nord à 2 100 en tête, sans jamais désaccoupler la région de son montant.

Comment trier une colonne par ordre alphabétique en 3 étapes

Où le trouver :Données›Trier de A à Z / Z à A

Le même bouton range aussi les nombres du plus petit au plus grand et les dates du plus récent au plus ancien, puisque seul le libellé change selon le type de la colonne.

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   Clique dans une seule cellule de la colonne à classer, sans jamais sélectionner la colonne entière.

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   Ouvre l'onglet Données, puis choisis Trier de A à Z pour l'ordre croissant, ou Trier de Z à A pour l'ordre inverse.

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   Vérifie une ligne au hasard, la région doit toujours porter son montant et son statut. Si Excel propose d'étendre la sélection, accepte.

Classer par ordre alphabétique sur plusieurs colonnes

Quand un seul critère ne suffit pas, passe par Données > Trier : une boîte s'ouvre pour empiler les niveaux les uns sous les autres.
Pour trier par région, puis par montant à l'intérieur de chaque région, le premier niveau prime et le second départage les égalités, comme un annuaire classé par nom de famille, puis par prénom.

Le tri fonctionne aussi de gauche à droiteQuand les données s'étalent en colonnes plutôt qu'en lignes, ouvre Données > Trier > Options, et coche « De la gauche vers la droite ».
Excel réordonne alors les colonnes d'après le contenu d'une seule ligne, en gardant chaque colonne entière.

Faire un tri personnalisé quand l'alphabet ne convient pas

Lundi, mardi, mercredi, ou Petit, Moyen, Grand : aucun de ces classements ne suit l'alphabet, qui mettrait d'ailleurs « Grand » avant « Petit ».
Passe alors par Données > Trier > Ordre > Liste personnalisée pour définir la séquence voulue, et Excel range les lignes selon cet ordre logique plutôt que de les classer bêtement de A à Z.

Trier automatiquement avec la fonction TRIER

Le bouton Trier de A à Z range le tableau une seule fois, à l'instant du clic, si bien qu'une ligne ajoutée le lendemain se pose à la fin sans respecter l'ordre. Pour un classement qui se refait tout seul, passe par la fonction TRIER, disponible sur Excel 365 et Excel 2021.

Écris =TRIER(A2:C5) dans une cellule vide et Excel renvoie une copie triée du tableau, qui se recalcule à chaque saisie. Le deuxième argument choisit la colonne qui sert de critère, le troisième bascule de croissant à décroissant. Le tableau d'origine ne bouge pas, c'est la copie qui se range, et les données sources restent intactes.

L’erreur fatale

Ne sélectionne jamais une colonne isolée avant de trier, car Excel ne réordonnerait qu'elle et laisserait les autres en place, ce qui désaligne toutes les lignes. Clique plutôt sur une seule cellule de la colonne concernée, puis lance le tri : Excel détecte alors le tableau complet et réordonne les lignes entières. S'il te demande tout de même s'il doit étendre la sélection, réponds toujours « Étendre la sélection », sinon les colonnes se désynchronisent.

Où le trouver :Données›Filtrer

Une fois les lignes rangées, l'étape d'après consiste à n'en garder à l'écran que celles qui comptent. Le filtre automatique masque les lignes qui ne répondent pas au critère sans rien supprimer, si bien qu'on isole une catégorie, une plage de montants, une période, puis on réaffiche tout d'un clic une fois l'exploration terminée. C'est l'outil d'exploration de données le plus utilisé d'Excel, et il s'active en quatre temps.

Le savais-tu ?

Ctrl + Maj + L active ou désactive le filtre automatique sur tout le tableau. Une seule frappe, et chaque en-tête reçoit sa flèche de filtre. Peu de débutants le connaissent, alors que c'est le geste de départ de presque toute exploration de données.

Comment activer et utiliser le filtre automatique en 4 étapes

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   Clique dans le tableau, puis Ctrl + Maj + L (ou Données > Filtrer). Une flèche apparaît sur chaque en-tête de colonne.

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   Ouvre le menu d'une flèche : coche ou décoche les valeurs, ou utilise « Contient », « Supérieur à », « Ce mois-ci »… La zone de recherche filtre une longue liste.

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   Cumule les critères : filtre « Nord » puis « Impayé », Excel ne garde que les lignes qui remplissent tout. Une icône d'entonnoir marque les colonnes filtrées.

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   Pour tout réafficher : menu de la flèche > « Sélectionner tout », ou Données > Effacer . Ctrl + Maj + L retire les flèches. À vérifier avant de partager un fichier.

Le chiffre clé

Depuis Excel 2007, une feuille peut contenir jusqu'à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Le tri et le filtre restent tout aussi rapides sur ce volume, ce qui explique qu'on fouille des dizaines de milliers de lignes en trois clics là où un tri manuel prendrait des heures.

Le menu de filtre s'adapte au contenu de la colonneAucune formule à écrire, puisqu'Excel devine le type de la colonne et propose le bon filtre.
Sur du texte, le menu propose « Commence par », « Contient », « Ne contient pas », alors que sur des nombres apparaissent « Supérieur à », « Entre », « 10 plus grandes valeurs », et sur des dates « Ce mois-ci », « Trimestre dernier » ou « Avant ».

La couleur devient un critère de filtre à part entièreSi les cellules sont colorées à la main ou par mise en forme conditionnelle, le menu propose « Filtrer par couleur » pour isoler d'un clic tout ce qui a été marqué en rouge ou teinté « en retard » par la conditionnelle.
Le visuel posé sur le tableau sert alors directement à le fouiller, ce qui boucle joliment avec la leçon de mise en forme.

Vrai ou faux ?

« Filtrer, ça supprime les lignes qui ne m'intéressent pas. » Faux : un filtre se contente de masquer ces lignes, qui restent bien présentes dans la feuille et réapparaissent dès qu'on efface le filtre. C'est justement pour ça qu'une somme ou un copier-coller peut embarquer sans prévenir des lignes qu'on ne voit plus à l'écran.

Le filtre automatique couvre l'immense majorité des cas, mais il finit par buter sur trois besoins plus pointus, puisqu'il ne sait ni gérer des critères vraiment complexes, ni copier son résultat ailleurs, ni extraire une liste sans doublons.
Quand cette limite est atteinte, le filtre avancé prend le relais via Données > Avancé pour définir une zone de critères et, au besoin, une destination de copie.

Ce que le filtre avancé fait de plus

• Critères « OU » sur plusieurs colonnes : écris les conditions dans une zone de cellules. Sur la même ligne = ET, sur des lignes différentes = OU. Plus souple que le menu automatique.
• Copier le résultat ailleurs : coche « Copier vers un autre emplacement » pour extraire les lignes filtrées dans une nouvelle zone, sans toucher au tableau d'origine.
• Extraire sans doublons : coche « Extraction sans doublon » pour obtenir la liste unique des valeurs d'une ou plusieurs colonnes.

Sur une version récente d'Excel (365), la fonction FILTRE remplace souvent le filtre avancé : elle renvoie un résultat dynamique qui se recalcule tout seul dès que les données changent, sans repasser par la boîte de dialogue.

Où le trouver :Données›Validation des données

Trier et filtrer servent à lire des données déjà saisies, encore faut-il qu'elles soient propres au départ : un « Nord » écrit « nord » ou « Nrod » échappe au filtre. C'est là qu'intervient la validation des données, qui contrôle ce qu'on peut écrire dans une cellule, et sa déclinaison la plus connue, la liste déroulante.

Comment créer une liste déroulante en 4 étapes

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   Sélectionne les cellules qui doivent contenir la liste.

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   Données > Validation des données > Autoriser : « Liste ».

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   Dans Source, tape Payé;Impayé;En attente ou pointe vers une plage (par exemple une colonne d'un tableau structuré).

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   Valide. Une flèche apparaît dans chaque cellule pour choisir une valeur dans la liste.

Au-delà de la liste, la validation des données accepte d'autres règles : un nombre entier dans une plage, une date avant une échéance, une longueur de texte maximale. Personnalise le message d'erreur affiché quand quelqu'un saisit une valeur interdite. Cet outil devient le garde-fou des fichiers partagés : il empêche les données sales d'entrer, et donc les tris et les filtres de se tromper plus tard.

Le combo gagnant

Quand la source de la liste déroulante est une colonne d'un tableau structuré, elle s'étend automatiquement dès qu'on ajoute des valeurs au tableau, sans jamais avoir à redéfinir la plage de validation à chaque nouvelle option. Le tableau structuré et la validation forment un duo imbattable pour des listes vivantes qui se mettent à jour toutes seules.

Trier et filtrer sont simples, mais cinq pièges transforment un tableau propre en données fausses. Voici ceux qui piègent le plus de débutants.

Le conseil du pro

Avant d'envoyer un fichier, retire tous les filtres (Données > Effacer) et vérifie la barre de statut en bas : si elle indique « X sur Y enregistrements », des lignes sont masquées. Ton destinataire pourrait croire qu'il voit tout alors qu'un filtre lui cache la moitié des données.

Voilà de quoi ranger les lignes, isoler exactement celles qui comptent et verrouiller la saisie pour que les filtres ne se trompent jamais.
Une fois le sous-ensemble voulu sous les yeux, l'étape suivante consiste souvent à le faire parler d'un coup d'œil, et c'est là qu'un visuel vaut mille lignes. C'est tout le sujet de la prochaine leçon, où le tableau trié et filtré devient un graphique qui raconte l'histoire des données.