Faire un publipostage Outlook depuis une liste Excel

Préparer la liste Excel du publipostage

Une liste prête pour le publipostage tient sur le premier onglet du classeur, avec ses en-têtes en ligne 1 et une ligne par destinataire. C’est ce que demande l’aide de Microsoft, et la colonne Email y porte l’adresse de chacun. Chaque autre colonne devient un champ que Word, puis la macro, sauront glisser dans le message.

La colonne Statut ne sert qu’à la macro, qui y inscrit ce qu’elle a fait, et Word ne s’en sert que si tu l’insères dans le message. Microsoft conseille aussi de mettre en forme les montants, les pourcentages et les codes postaux dans la feuille, pour que Word lise correctement leurs valeurs. Il recommande enfin de garder le classeur sur ton ordinateur plutôt que dans un dossier en ligne. Si ta liste arrive en désordre, l’exercice qui apprend à préparer une base de publipostage reprend ce rangement pas à pas, de la casse des noms aux champs de fusion.

Relier Word à la liste et insérer les champs de fusion

Dans Word, tout se passe dans l’onglet Publipostage, qui transforme un document vide en courrier et le relie à ta liste. Tu écris d’abord le message comme un courrier ordinaire, puis tu insères un champ partout où le prénom ou le montant changent.

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   Dans un document Word vide, ouvre l’onglet Publipostage, clique sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisis Courriers.

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   Clique sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser une liste existante, ouvre le classeur de la liste et choisis la feuille Clients.

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   Tape le message, puis place le curseur après Bonjour et choisis Prénom dans Insérer un champ de fusion. Fais de même pour la facture, le montant et l’échéance.

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   Clique sur Aperçu des résultats pour lire le message de Julie, puis passe d’un client à l’autre avec les boutons Suivant et Précédent.

L’aperçu sert surtout à relire les montants et les dates de chaque client, ceux-là mêmes que Microsoft recommande de bien mettre en forme. Si l’un d’eux ne ressemble pas à ce qu’affiche Excel, corrige-le dans le classeur, puis relie de nouveau la liste à Word.

Envoyer les courriers par Outlook depuis Word

Une fois l’aperçu relu, Word envoie un message individuel à chaque adresse de la colonne Email, en passant par Outlook classique. Une seule fenêtre règle l’envoi de toute la liste, avec la colonne des adresses, l’objet commun et le format du message.

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   Clique sur Terminer & fusionner, puis sur Envoyer des courriers.

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   Dans la fenêtre Fusionner avec un courrier, choisis Email dans la liste À, puis tape l’objet dans Objet du message.

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   Laisse HTML dans Format des messages et Tous sous Envoyer des enregistrements, puis valide par OK pour lancer l’envoi à toute la liste.

Même bien réglé, ce publipostage bute sur trois limites, dont deux sont écrites dans l’aide de Microsoft et la troisième se voit dans la fenêtre. Tu ne peux mettre personne en copie ni en copie cachée, et tu ne peux joindre aucun fichier existant, comme le PDF d’une facture. L’objet tapé dans la fenêtre vaut en outre pour tous les messages, quel que soit le client.

Le seul fichier que Word sait joindre est le courrier fusionné lui-même, envoyé sans texte dans le message, d’après l’aide de Microsoft. Et si Word n’envoie rien du tout, c’est d’abord l’Outlook du poste qu’il faut regarder.

Repasser à Outlook classique pour le publipostage

Pour repasser à Outlook classique, ouvre-le lui-même, puisque les deux versions tournent côte à côte sur un poste qui les a toutes les deux, d’après Microsoft. Dans le menu Démarrer, son raccourci garde son nom anglais, Outlook (classic), même sur un Windows en français.

D’après Microsoft, Outlook classique porte en haut à droite un bouton qui fait passer au nouvel Outlook. Le retour reste possible tant que la bascule n’est pas imposée, et Microsoft s’engage à prendre en charge les installations existantes d’Outlook classique au moins jusqu’en 2029.

Créer un brouillon Outlook par ligne de la liste Excel

Lancée sur l’onglet Clients, la macro parcourt chaque ligne visible jusqu’à la dernière adresse de la colonne Email. Elle contrôle la forme de l’adresse et la présence de la pièce jointe, prépare le message, puis écrit ce qu’elle a fait dans la colonne Statut. L’aperçu montre son mode essai, à lancer en premier, qui écrit l’objet de chaque message dans ce statut sans ouvrir Outlook.

Julie, Karim, Léa et Nadia sont prêts, Léa sans pièce jointe puisque sa case est vide, et Nadia avec ses deux adresses. Sophie a une adresse tronquée, et le PDF de Thomas manque dans le dossier. Leurs lignes n’auront donc aucun message tant que tu ne les auras pas corrigées. Marc, lui, est sauté, parce que son brouillon a été créé la veille, et la barre d’état le compte à part.

En mode brouillon, chaque ligne prête reçoit « Brouillon créé le » suivi de la date et de l’heure, et son message rejoint le dossier Brouillons de ta boîte par défaut. Chaque brouillon y porte son destinataire, son objet, son texte et ses pièces jointes, au format et dans la police des nouveaux messages d’Outlook, sans la signature qu’il ajoute d’ordinaire. Une relance saute ensuite ces lignes, si bien que tu peux corriger Sophie et Thomas puis relancer la macro sans créer de doublon.

Personnaliser l’objet et le message avec les colonnes Excel

L’objet et le message du modèle vivent dans deux cellules d’un onglet Message du classeur. Chaque nom de colonne écrit entre accolades, comme {Prénom} ou {Montant}, y prend la valeur de la ligne. L’objet change donc d’un client à l’autre, ce que la fenêtre de Word ne permet pas. Dans sa cellule, le message s’écrit sur plusieurs lignes avec Alt+Entrée, et la macro garde ces sauts de ligne.

Chaque champ reçoit le texte que la cellule affiche, si bien que le montant de Julie arrive en 1 250,00 € et son échéance en 15/10/2026. Une colonne masquée, ou si étroite qu’elle n’affiche que des dièses, donne le même texte que si elle était visible.

Les majuscules d’un champ ne comptent pas, mais les accents si. Un champ qu’aucun en-tête ne porte, comme {Prenom} écrit sans accent, arrête donc tout avant le premier message, et la barre d’état donne son nom. Une cellule vide, elle, laisse un trou dans la phrase, d’où l’intérêt de remplir ces cases ou de filtrer la liste avant de lancer la macro.

Nommer le PDF de chaque e-mail dans la colonne Pièce jointe

La colonne Pièce jointe donne le fichier de chaque ligne, cherché dans le dossier du classeur quand la case ne porte que son nom. Pour un fichier rangé ailleurs, écris son chemin complet, qui est pris tel quel. Pour plusieurs fichiers dans un même message, sépare leurs noms par des points-virgules.

Un fichier introuvable, ou le nom d’un dossier écrit à la place d’un fichier, bloque la ligne, qui reçoit « Pièce jointe introuvable » suivi du nom. Si tous tes PDF vivent dans un autre dossier que le classeur, la ligne dossierPiecesJointes de la macro en donne le chemin.

Un classeur ouvert depuis OneDrive ou SharePoint peut avoir pour emplacement une adresse web, où la macro ne cherche pas les fichiers. Dans ce cas, écris le chemin complet de chaque PDF, ou celui de leur dossier sur la ligne dossierPiecesJointes.

Régler l’envoi direct, la copie et le compte d’envoi

Les réglages de la macro tiennent sur les lignes marquées À MODIFIER, en haut du code, où tu changes la valeur entre guillemets avant de la lancer. Le premier choisit le mode, et les autres ne servent que si ta liste, ton modèle ou ta boîte d’envoi diffèrent de ceux de Camille.

• modeEnvoi = "brouillon" Le mode, livré sur brouillon, qui prépare un brouillon par ligne sans rien envoyer. Écris essai pour vérifier la liste sans ouvrir Outlook, et envoi seulement pour envoyer chaque message sans l’afficher.
• celluleObjet = "Message!B1" La cellule de l’objet du modèle, et celluleMessage, juste en dessous, celle du message.
• colonneEmail = "Email" L’en-tête de la colonne des adresses, seule colonne obligatoire. colonnePieceJointe, colonneCopie et colonneStatut donnent de même les en-têtes Pièce jointe, Copie et Statut, la colonne Statut étant créée après la dernière colonne si elle manque.
• dossierPiecesJointes = "" Le dossier où chercher les pièces jointes écrites sans chemin, celui du classeur quand la ligne reste vide.
• compteEnvoi = "" Le compte d’envoi, écrit tel qu’Outlook affiche son nom, le compte par défaut quand la ligne reste vide.
• feuilleListe = "" La feuille de la liste, la feuille active quand la ligne reste vide.

Si ta liste a une colonne Copie, les adresses de sa case passent en copie du message de la même ligne, séparées par des points-virgules. Une adresse mal formée y bloque la ligne, exactement comme dans la colonne des destinataires. Quand Outlook gère plusieurs boîtes, compteEnvoi choisit celle d’où part chaque message, et les brouillons vont alors dans les Brouillons de cette boîte-là plutôt que dans ceux de la boîte par défaut. Si aucun compte ne porte ce nom, la macro s’arrête avant le premier message, sans en préparer un seul.

Le mode envoi remet chaque message à Outlook sans l’afficher, et Outlook peut alors t’interrompre à chaque message. D’après Microsoft, il affiche l’avertissement « Un programme tente d’envoyer un courrier en votre nom », avec les boutons Autoriser et Refuser. Cela arrive quand ton antivirus est inactif ou périmé, ou quand le réglage Accès par programme d’Outlook demande de toujours avertir.

Le mode brouillon, lui, écrit chaque message et l’enregistre sans jamais le relire ni l’envoyer, et Outlook laisse alors la macro travailler sans rien afficher. Ce sont en effet la lecture des adresses ou du texte d’un message et son envoi qui déclenchent cet avertissement, d’après la documentation de Microsoft.

Une fois les brouillons relus, envoie-les un par un depuis Outlook plutôt que de relancer la macro en mode envoi. Dans ce mode, une ligne marquée « Brouillon créé » part en effet comme un nouveau message, et son brouillon reste dans le dossier Brouillons, à supprimer à la main. Seules les lignes marquées « Envoyé » sont toujours sautées, si bien que la macro ne renvoie jamais un message qu’elle a déjà envoyé.

Installer la macro de publipostage Outlook

Connaître les limites du publipostage par macro

• Outlook classique est obligatoire, installé et configuré avec ta boîte. Le nouvel Outlook et Outlook sur le web ne se pilotent pas par macro, et la macro est réservée à Excel pour Windows.

• Ctrl+Z ne rend ni les statuts ni les brouillons. Un brouillon en trop se supprime à la main dans le dossier Brouillons, et un statut se vide pour refaire sa ligne.

• Une ligne masquée, par un filtre ou à la main, est sautée sans statut, alors qu’une ligne sans adresse au milieu de la liste reçoit « Adresse manquante ».

• La macro s’arrête à la dernière adresse de la colonne Email, si bien qu’une ligne de total placée dessous reste intacte.

• Une feuille protégée arrête la macro avant le premier message, puisque la colonne Statut ne pourrait pas s’y écrire.

• Le contrôle d’une adresse ne porte que sur sa forme, une arobase, un point après elle et aucune espace, jamais sur l’existence de la boîte.

• Le mode envoi reste soumis aux limites de ta boîte, que Microsoft fixe par exemple à 30 messages par minute et 10 000 destinataires par jour pour un compte Microsoft 365 professionnel.