Régularisation des charges locatives Excel à télécharger

La régularisation des charges est le moment où un bailleur découvre qu'il a encaissé trop, ou pas assez, pendant douze mois. Le calcul n'a rien de compliqué, mais il se refait chaque année depuis zéro, sur un coin de tableur, sans trace de la clé appliquée ni de ce qui a été écarté. Ce modèle Excel garde tout au même endroit, la liste des dépenses de l'immeuble, le poste de chacune, la quote-part du logement et les provisions appelées et encaissées mois par mois.

Le premier onglet porte les cases jaunes, le nom du bailleur, celui du locataire, l'adresse, l'année et la clé de répartition, puis affiche la quote-part, la part du locataire, le solde à réclamer ou à rembourser et une ligne qui dit ce qu'il reste à corriger avant l'envoi. Le deuxième reçoit les factures de l'année, une par ligne sur trente lignes, avec un poste choisi dans la liste du décret n° 87-713, et sépare tout seul le récupérable du non récupérable. Un poste que la liste ne connaît pas passe en orange, « à classer », et n'entre nulle part tant qu'il n'est pas rangé. Le troisième aligne les douze provisions appelées et encaissées, avec l'écart de chaque mois.

Le quatrième onglet est le document lui-même. Il reprend les huit rubriques du décret avec la dépense de l'immeuble en face, la part revenant au locataire, les provisions appelées, le solde et la phrase qui dit s'il faut réclamer ou rembourser, puis, s'il y en a, les provisions restées impayées, dues en plus du solde. Sa mise en page est réglée sur une page A4 en portrait, avec la zone de signature et le rappel des délais légaux, donc il s'imprime tel quel et part par courrier.

Ce que contient le fichier

• Un onglet de paramètres en jaune, bailleur, locataire, adresse, année de régularisation et clé de répartition
• Les huit postes récupérables du décret n° 87-713 en liste déroulante, avec leur intitulé officiel rappelé en légende
• Un tableau de trente lignes qui sépare tout seul les charges récupérables de celles qui restent au propriétaire, et met en orange une dépense sans poste reconnu
• Les douze provisions appelées et encaissées, avec l'écart du mois qui vire au rouge dès qu'un versement manque, et le total des impayés repris à part
• Un décompte annuel prêt à imprimer, poste par poste, avec le solde à réclamer ou à rembourser et la zone de signature

Comment utiliser ce modèle

Ce que le bailleur peut vraiment récupérer, et ce qu'il garde

Une provision sur charges n'est pas un forfait. Le bailleur encaisse chaque mois une avance, et la loi lui impose de rendre des comptes au moins une fois par an, en comparant ce qu'il a réellement dépensé aux provisions qu'il a demandées. Une provision restée impayée ne change pas ce calcul, elle reste due à part. La liste de ce qui peut être refacturé est fermée, fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, et elle tient en huit rubriques, des ascenseurs à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, en passant par l'eau, le chauffage collectif, les parties communes, les espaces extérieurs et l'hygiène. Tout ce qui n'y figure pas reste au propriétaire, quelle que soit la logique apparente de la dépense.

Les deux confusions les plus coûteuses portent sur les gros travaux et sur le gardien. Un ravalement de façade, le remplacement d'une chaudière ou les honoraires du syndic améliorent ou administrent le bien, ils ne se récupèrent jamais, alors que l'entretien annuel de cette même chaudière, lui, se récupère sans discussion. Le salaire du gardien obéit à une règle à part, puisqu'il n'est refacturable qu'à hauteur de 75 % quand il assure à la fois l'élimination des rejets et l'entretien des parties communes, et de 40 % seulement quand il n'assure que l'une des deux tâches. Se tromper de proportion sur ce poste suffit à fausser tout le décompte.

La forme compte autant que le calcul. Le locataire doit recevoir, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et le mode de répartition retenu entre les locataires, puis les justificatifs restent à sa disposition pendant les six mois qui suivent. Un arriéré comme un trop-perçu se réclame pendant trois ans, pas au-delà, et quand la régularisation traîne jusqu'après l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut exiger d'étaler le paiement sur douze mois. Un décompte envoyé sans détail par poste se conteste très facilement, c'est la raison d'être de la quatrième feuille du fichier, déjà mise en page pour être imprimée.