Convention de formation Excel à télécharger

Une convention de formation n'est ni un devis ni une facture, c'est le contrat qui lie l'organisme qui vend la formation à l'entreprise qui l'achète. L'article L6353-1 du code du travail impose de la conclure, l'article D6353-1 dit ce qu'elle doit porter, et c'est elle que le financeur réclame en premier. Le modèle sépare donc ce qui ne bouge jamais de ce qui change à chaque dossier. Ton identité, ton numéro de déclaration d'activité, ta certification, ton régime de TVA et tes conditions de règlement se saisissent une seule fois sur la feuille Organisme. Le client, l'action et le prix se saisissent sur la feuille Chiffrage. La convention, elle, ne se remplit pas du tout, chacune de ses lignes va chercher sa valeur sur les deux feuilles précédentes.

Le calcul du prix couvre les trois façons de vendre une action de formation. Tu peux facturer un prix par stagiaire, un forfait de groupe, ou un taux horaire multiplié par la durée. Une liste déroulante commande le mode et le montant suit sans que tu touches à une formule. La liste refuse un autre texte, et un mode qu’elle ne reconnaît pas laisse le prix vide au lieu d’en calculer un faux. Les frais annexes que tu refactures s'ajoutent au total hors taxes, puis la TVA se calcule au taux déclaré sur la première feuille. C'est là que le fichier rend le service le moins visible et le plus utile, parce que la formation professionnelle continue est exonérée de TVA quand l'organisme détient l'attestation prévue par l'article 261 du code général des impôts, et pleinement taxable quand il ne l'a pas. Une case Oui ou Non suffit à basculer d'un régime à l'autre, et l'acompte, le solde et le dédit d'annulation se recalculent derrière. Les conventions déjà inscrites au registre, elles, gardent le taux du jour de leur inscription.

La quatrième feuille tient le registre des conventions émises. En haut, une ligne grise recompose la convention en cours dans l'ordre des colonnes, du numéro au taux de TVA, et dit sur quelle ligne la coller en valeurs, ou qu'elle y est déjà. Une fois collée, la ligne garde son taux, si bien que passer en exonéré ne réécrit pas la TVA des conventions déjà signées. Tu y tiens ensuite le statut et ce qui a été réglé, et le reste dû se déduit tout seul. Quatre compteurs en tête donnent le chiffre d'affaires engagé hors taxes, ce qui est déjà encaissé, ce qui reste à encaisser et le nombre de conventions signées, sans compter les devis en attente ni les annulations. Les lignes dont l'échéance est passée sans règlement complet virent au rouge, celles qui sont soldées passent au vert, un trop-perçu se signale en orange sans réduire le reste à encaisser des autres clients, et les annulations se barrent d'un trait. La convention engage les parties, elle ne décrit pas le contenu de la formation, et c'est le programme de formation qui s'en charge, annexé à la convention et signé avec elle.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Organisme où ton identité, ton numéro de déclaration d'activité, ta certification et tes conditions financières se saisissent une seule fois pour toutes tes conventions
• La liste des douze mentions imposées par l'article D6353-1 du code du travail, avec l'article de la convention qui porte chacune d'elles
• Une feuille Chiffrage qui décrit le client et l'action, du numéro de convention aux moyens pédagogiques et aux modalités de suivi et de sanction
• Le prix calculé au choix par stagiaire, au forfait de groupe ou aux heures, avec les frais annexes, la TVA, l'acompte, le solde et le dédit d'annulation, le mode choisi dans une liste qui refuse toute autre saisie
• Le taux d'enseignement à distance calculé depuis les heures saisies, une mention devenue obligatoire au 1er juillet 2025
• Une convention prête à imprimer en huit articles, entièrement remplie par formules, avec les deux blocs de signature
• Un registre de trente lignes où chaque convention se colle en une fois depuis la feuille Chiffrage, avec son taux de TVA, son statut, son règlement, son reste dû et quatre compteurs de chiffre d'affaires

Comment utiliser ce modèle

Ce que la loi exige d'une convention de formation, et pourquoi la TVA n'y est pas un choix

La convention de formation est le contrat prévu par l'article L6353-1 du code du travail entre l'acheteur d'une formation et l'organisme qui la dispense. Elle se conclut avec une personne morale, une entreprise, une association, une collectivité, et c'est ce qui la distingue du contrat de formation professionnelle, réservé au particulier qui paie de sa poche et qui obéit à d'autres règles, notamment un délai de rétractation. L'article D6353-1 fixe le contenu de la convention lorsque l'action est financée par un opérateur de compétences ou un autre organisme habilité à percevoir la contribution. Il demande l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, le taux des enseignements dispensés à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, puis le prix et les modalités de règlement. Rien n'oblige à porter ces mentions quand personne ne finance, mais aucun organisme ne sait au moment de la signature si son client ira demander une prise en charge, et une convention incomplète se réécrit après coup, quand le client réclame.

Le régime de TVA de la formation surprend tout le monde, parce qu'il ne dépend ni du client ni du montant facturé. Le 4° du 4 de l'article 261 du code général des impôts exonère la formation professionnelle continue assurée par une personne morale de droit public, ou par une personne de droit privé titulaire d'une attestation délivrée par l'administration. Cette attestation se demande sur le formulaire numéro 3511-SD, adressé en recommandé à la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités du siège, qui dispose de trois mois pour répondre. Passé ce délai sans réponse, l'attestation est réputée accordée. Une fois obtenue, l'exonération cesse d'être un choix, elle s'applique à toutes les opérations de formation professionnelle continue du titulaire, qui perd en échange le droit de déduire la TVA de ses propres achats. Sans attestation, la formation reste une prestation de services ordinaire, taxée au taux normal de 20 % en métropole, sans taux réduit d'aucune sorte. Comme le régime change le jour où l'attestation arrive, le registre du fichier garde le taux de chaque convention tel qu'il était le jour de son inscription, sans réécrire celles qui sont déjà signées.

Reste la confusion la plus fréquente, celle qui fait perdre du temps aux organismes qui démarrent. La convention engage les parties, le programme décrit le contenu. La première dit qui contracte avec qui, sur quelle durée, à quel prix, et ce qui se passe si l'action est annulée en cours de route. Le second déroule les objectifs pédagogiques, la progression heure par heure et la matrice qui relie chaque séquence à l'objectif qu'elle sert. Les deux documents voyagent ensemble, le programme annexé à la convention, et le financeur regarde les deux. Un dernier détail sépare les modèles récents des anciens. Le décret du 27 juin 2025 a ajouté à la liste des mentions le taux des enseignements dispensés à distance sur la durée totale de l'action. Une convention type téléchargée avant cette date ne le porte pas, et rien ne le signale tant que le dossier n'est pas refusé. Ce fichier le calcule à partir des heures que tu saisis, il ne te demande même pas d'y penser.