Tableau de répartition des dépenses de coloc Excel à télécharger

Ce tableau Excel réunit toutes les dépenses de la colocation dans un journal de 40 lignes. Pour chaque dépense, tu notes la date, la description et le montant, puis tu choisis dans deux listes déroulantes qui a payé et comment la dépense se partage, Tous pour une dépense commune, Selon les parts pour un loyer qui dépend de la chambre, ou le prénom du colocataire qui la doit seul. Les deux listes reprennent les prénoms saisis dans les cases jaunes en haut de la feuille, jusqu'à 6 colocataires, à côté de la part de chacun en pourcentage.

Le bloc Balances calcule pour chaque colocataire le total payé, la part due au centime près et le solde, en vert quand on lui doit de l'argent, en rouge quand c'est à lui de rembourser. À côté, le bloc « Qui rembourse qui ? » donne tous les virements à faire, cinq au plus, avec celui qui verse, celui qui reçoit et le montant, et une fois ces virements faits, chaque solde tombe à zéro. Une dépense qui ne peut pas être comptée, un montant écrit en texte ou un payeur inconnu par exemple, passe en orange et une alerte rouge le signale.

Ce que contient le fichier

• Un bloc Colocataires de 6 cases jaunes, avec la part de chacun en pourcentage et un total des parts qui passe en orange s'il ne fait pas 100 %
• Un journal de 40 dépenses avec date, description, montant, payé par et répartition, ces deux dernières en listes déroulantes tirées des prénoms
• Trois façons de partager une dépense, à parts égales (Tous), selon les parts de chacun, ou pour un seul colocataire
• Un tableau Balances avec le total payé, la part due au centime près et le solde, en vert ou en rouge
• Un bloc « Qui rembourse qui ? » qui donne tous les virements pour solder les comptes, cinq au plus
• Une alerte en haut de la feuille quand une dépense en orange n'est pas comptée

Comment utiliser ce modèle

Partager le loyer de la coloc selon la taille des chambres

Quand les chambres n'ont pas la même surface, un loyer partagé à parts égales fait payer la petite chambre pour la grande. Le plus simple est de fixer ensemble une part par chambre, au prorata des surfaces ou selon ce qu'apporte chaque pièce (balcon, salle d'eau privée), par exemple 40, 35 et 25 %. Les charges communes, électricité, internet ou courses partagées, se divisent en général à parts égales, puisque tout le monde en profite autant.

Dans le tableau, saisis ces pourcentages dans la colonne Part (%) à côté des prénoms, puis choisis Selon les parts sur la ligne du loyer. La part due de chacun suit ces pourcentages, arrondie au centime avec un total qui reste juste. Si les parts ne font pas 100 %, leur total passe en orange, une alerte le dit et le fichier les ramène à 100 % au prorata. Les autres dépenses restent sur Tous ou sur le prénom de celui qui les doit.

Solder les comptes en fin de mois

Le bloc « Qui rembourse qui ? » part des soldes du tableau Balances. À chaque étape, le colocataire qui doit le plus verse à celui à qui l'on doit le plus le plus petit des deux montants, si bien que chaque virement remet au moins un solde à zéro. Avec six colocataires, cinq virements au plus règlent tout au centime près, même si ce n'est pas toujours le plus petit nombre de virements possible.

Pour garder l'historique, duplique la feuille avant de vider le journal, par un clic droit sur l'onglet puis Déplacer ou copier et Créer une copie. La copie reprend les prénoms, les parts et toutes les formules. Si un colocataire s'en va, fais d'abord les virements du mois, puis change son prénom dans la nouvelle feuille seulement, car effacer un prénom sort toutes ses dépenses des comptes, en orange.